Keterampilan Menulis - Berkomunikasi dengan Kata-kata

Berkomunikasi dengan Kata-kata

Dari semua kelas yang saya ambil di perguruan tinggi dan sekolah pascasarjana, dua yang telah banyak membantu saya dalam karir saya adalah Komposisi Bahasa Inggris dan Bahasa Inggris Bisnis. Di kelas-kelas ini saya belajar keterampilan menulis yang efektif yang telah saya gunakan dalam setiap pekerjaan yang pernah saya miliki. Tidak ada pekerjaan lain tetapi pekerjaan saya di situs ini termasuk menulis sebagai bagian dari deskripsi pekerjaan saya. Terlepas dari ini, saya diminta untuk menulis di setiap pekerjaan, dan itu diterima begitu saja bahwa saya akan mampu melakukan ini.

Ini adalah kasus dengan sebagian besar pekerjaan — apakah Anda harus menulis memo internal, sesuai dengan klien, atau membantu merancang materi penjualan. Menulis prosa dan puisi yang indah adalah bakat. Menulis secara efektif, bagaimanapun, adalah keterampilan yang dapat dipelajari.

Atur Tulisan Anda

Apakah Anda menulis memo untuk rekan kerja atau laporan untuk atasan Anda, Anda harus memutuskan informasi apa yang ingin Anda sampaikan. Di sini adalah bagaimana melakukan ini:

1. Buat daftar setiap hal yang perlu Anda diskusikan dalam memo atau laporan Anda.
2. Letakkan mereka dalam urutan — dari yang paling tidak penting.
3. Tuliskan ringkasan singkat dari keseluruhan memo Anda - ini akan menjadi paragraf pertama Anda.
4. Perluas setiap item yang tercantum pada langkah 1.
5. Jika tindakan apa pun perlu diambil oleh penerima, nyatakan bahwa dalam paragraf penutup Anda.

Beberapa Tips

Hindari kata-kata. Ucapkan dengan keras apa yang Anda coba tulis. Dengarkan bagaimana kata-katanya terdengar. Misalnya, kalimat, "Saya menemukan bahwa saya harus melihat angka penjualan kami yang lalu untuk mendapatkan rencana untuk membantu kami mengevaluasi kembali teknik penjualan kami" dapat lebih mudah dinyatakan sebagai "Saya harus mengambil lihat angka penjualan kami yang lalu untuk mengevaluasi kembali teknik penjualan kami. "

Tulis untuk audiens Anda.

Gunakan bahasa yang sederhana. Anda tidak ingin pembaca membutuhkan kamus untuk menguraikan apa yang ingin Anda katakan. Anda tidak perlu mencoba mengesankan pembaca Anda dengan kosakata Anda yang besar. Kemungkinan Anda akan membuat pembaca Anda frustrasi. Kebanyakan orang melakukan beberapa tugas pada saat yang bersamaan, dan tertarik untuk hanya menerima informasi yang diperlukan.

Anda bertanggung jawab untuk mewujudkan hal ini. Alih-alih mengatakan, "Sifatnya yang suka berteman menggantungkan dirinya sebagai kandidat superlatif untuk pekerjaan itu," katakanlah "keramahannya membuatnya menjadi kandidat teratas untuk pekerjaan itu."

Jauhi jargon yang mungkin tidak dimengerti pembaca Anda. Jika pekerjaan Anda sangat teknis, tetapi orang yang Anda ajak tidak berpengalaman dalam bidang itu, tetaplah berpegang pada kata-kata yang akan dipahami orang itu. Misalnya, jika Anda seorang perancang situs Web, kalimat ini dalam memo untuk klien Anda, seorang psikolog, tidak akan masuk akal: "Apa yang ingin saya gunakan sebagai BGCOLOR untuk situs Anda: # ADD8E6 atau #FFFFFF?" Siapa pun yang mahir dalam desain halaman web tahu bahwa pertanyaan ini dapat diterjemahkan menjadi "Apa yang Anda ingin warna latar belakang situs Anda menjadi: Light Blue or White?" Namun, jangan berharap klien Anda untuk lebih akrab dengan jargon teknis ini daripada Anda akan dengan diskusi tentang istilah psikologis seperti trikotilomania.

Sebuah klise sehari membuat pembaca menjauh - atau setidaknya itu tidak membuatnya mengingat apa yang Anda katakan. Anda ingin tulisan Anda menjadi mudah diingat. Karena sering mendengar klise, kita menjadi tidak peka terhadapnya. Kata-kata, kemudian, tidak secara unik terkait dengan tulisan Anda.

Daripada mengatakan "Jangan menunda sampai besok apa yang dapat Anda lakukan hari ini" dalam memo kepada bawahan yang Anda coba motivasi. Katakan saja, "Berhenti menunda-nunda. Selesaikan pekerjaan sekarang."

Bila memungkinkan, gunakan suara yang aktif. Suara aktif membuat kalimat Anda lebih kuat dan biasanya lebih pendek. Mari coba contoh-contoh ini. Suara pasif: "Penjualan meningkat karena jaringan yang saya lakukan." Suara aktif: "Jejaring saya meningkatkan penjualan."

Jangan berlebihan. Tidak perlu mengatakan "2 sore di sore hari" atau "wanita hamil hamil." Mengatakan "2 pm" atau "2 di sore hari" atau "wanita hamil" atau "wanita hamil" semuanya menyampaikan apa yang ingin Anda katakan dan kurang bertele-tele.

Tentu memperhatikan tata bahasa. Gunakan Strunk and White's Elements of Style , tersedia di Web. Kamus yang baik harus berada di dekatnya, bersama dengan tesaurus.

Tesaurus akan memungkinkan Anda untuk menjaga tulisan Anda tetap segar dengan membantu Anda menemukan berbagai kata untuk digunakan. Banyak dari sumber daya ini tersedia secara online.

Proofreading adalah salah satu hal terpenting yang dapat Anda lakukan. Karena Anda mungkin melakukan sebagian besar tulisan Anda di komputer, Anda memiliki akses ke pemeriksa ejaan dan tata bahasa otomatis. Namun berhati-hatilah — beberapa kata, yang digunakan dalam konteks yang salah mungkin dilewatkan oleh pemeriksa ejaan terkomputerisasi. Misalnya kalimat "Untuk karyawan menghadiri juga pertemuan dua belajar tentang perangkat lunak gnu," akan melewati pemeriksaan ejaan tanpa salah eja yang terdeteksi. Minta orang lain mengoreksi dokumen Anda, jika memungkinkan. Jika waktu memungkinkan, letakkan komposisi Anda, dan baca kembali nanti, atau bahkan lebih baik, pada hari berikutnya.