1. Pikiran Sopan santun Anda
Bahkan di dunia di mana kita bergegas untuk menyelesaikan berbagai hal secepat mungkin agar dapat melanjutkan ke tugas berikutnya, luangkan waktu untuk menggunakan tata krama yang baik dalam email Anda.
Jangan lupa mengatakan "tolong" dan "terima kasih."
Ketika berbicara dengan orang yang tidak Anda kenal baik atau tidak sama sekali, atau dengan siapa Anda hanya memiliki hubungan formal, alamatilah mereka dengan nama dan nama belakang mereka, kecuali mereka telah meminta Anda untuk melakukan sebaliknya. Misalnya, katakan "Dear Mr. White" atau "Dear Ms. Grey." Jika Anda membalas email dan pengirim pesan asli telah menandatanganinya dengan nama depannya saja, maka Anda dapat dengan aman berasumsi tidak masalah untuk mengatasinya dengan cara yang sama.
2. Perhatikan Nada Anda
Nada adalah bagaimana Anda, sebagai penulis, dapat mengekspresikan sikap Anda dalam pesan email. Itu mempengaruhi bagaimana ia diterima. Anda biasanya ingin memastikan untuk menemukan penerima sebagai hormat, ramah, dan mudah didekati. Anda tidak ingin terdengar kaku atau menuntut. Baca kembali pesan Anda beberapa kali sebelum menekan kirim.
Saat menulis kepada seseorang yang pernah berkomunikasi dengan Anda sebelumnya, mulailah dengan mengatakan sesuatu yang ramah seperti, "Saya harap Anda baik-baik saja." Meskipun emoji dapat membantu Anda menyampaikan nada dengan lebih mudah, tidak menggunakannya dalam email profesional kecuali Anda menulis kepada seseorang yang memiliki hubungan informal dengan Anda.
Jangan pernah menggunakannya ketika menulis kepada calon majikan.
Selalu dianggap etiket email yang buruk untuk menulis email atau sebagian dari satu dalam semua huruf besar. Itu akan membuat Anda terlihat seperti Anda sedang berteriak.
3. Jadilah Ringkas
Orang sibuk tidak memiliki waktu atau keinginan untuk menghabiskan lebih dari satu menit untuk membaca email individu.
Jika Anda ingin memperbolehkan penerima untuk membaca pesan Anda dengan cepat, dan masih memahaminya, Anda harus membuatnya singkat.
Namun jangan tinggalkan detail yang terkait. Pastikan pesan Anda dengan jelas menyampaikan alasan Anda untuk menulisnya di tempat pertama. Tidak ada yang menghemat waktu jika Anda akhirnya bolak-balik sementara Anda mencoba menjelaskan detail yang Anda hilangkan.
4. Hindari Menggunakan Singkatan Teks
Meskipun Anda ingin menghemat waktu, Anda tidak harus menggunakan singkatan SMS di email profesional Anda. Jika Anda banyak mengirim pesan, seperti yang dilakukan banyak orang, Anda mungkin terbiasa menggunakan semacam tulisan singkat untuk berbicara dengan teman-teman Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan "u," "ur," dan "plz" alih-alih "Anda," "Anda," dan "tolong." Singkatan ini tidak memiliki tempat dalam korespondensi bisnis, kecuali penerima adalah seseorang dengan siapa Anda memiliki hubungan biasa.
5. Gunakan Alamat Email Profesional
Untuk pesan yang terkait dengan pekerjaan Anda saat ini, selalu gunakan alamat email yang diberikan oleh atasan Anda kepada Anda. Namun, Anda tidak boleh menggunakannya untuk mengirim pesan yang tidak terkait dengan pekerjaan Anda, misalnya, jika Anda mencari yang baru. Gunakan akun email pribadi sebagai gantinya.
Jika Anda tidak memiliki akun pribadi, misalnya, penyedia layanan internet Anda yang disediakan saat Anda mendaftar layanan, dapatkan akun email gratis.
Gunakan Gmail atau layanan lain untuk menyiapkan alamat yang terdengar profesional. Jangan gunakan apa pun yang konyol atau sugestif. Nama depan dan belakang pertama Anda atau nama lengkap Anda adalah pilihan yang tepat.
6. Jangan Lupakan Ejaan dan Hitungan Tata Bahasa
Sangat penting bahwa Anda mengoreksi email Anda dengan hati-hati. Jangan pernah mengabaikan langkah penting ini, tidak peduli seberapa sibuknya Anda. Hal-hal yang ingin Anda perhatikan adalah ejaan dan tata bahasa yang benar. Selain mengeja kata-kata umum dengan benar, Anda juga ingin mengeja nama orang dengan benar, termasuk nama penerima dan nama perusahaannya.
Berhati-hatilah karena terlalu mengandalkan spell-checkers. Mereka mungkin tidak melihat salah eja kata ketika digunakan secara tidak benar. Misalnya, pemeriksa ejaan tidak akan menandai kata "ke" dalam kalimat, "Saya harus mengajukan pertanyaan untuk Anda," meskipun, dalam konteks ini, seharusnya "dua." Periksa ejaan ganda yang Anda tidak yakin dengan menggunakan kamus daring gratis seperti Merriam-Webster.