7 Pertanyaan untuk Bertanya Sendiri Sebelum Anda Memukul Kirim
Email dapat menjadi titik awal kontak Anda dengan seseorang dan karena itu, ini adalah kesempatan pertama Anda untuk membuat kesan. Hati-hati dalam menyusun pesan Anda. Sebelum Anda menekan kirim, jawab 7 pertanyaan ini.
1. Apakah Pesan Saya Bebas Kesalahan?
Memeriksa email Anda untuk kesalahan adalah hal terpenting yang dapat Anda lakukan sebelum mengirimnya. Salah ejaan dan tata bahasa yang buruk akan membuat Anda terlihat ceroboh. Itu bertentangan dengan kesan yang Anda coba buat, terutama jika Anda melamar pekerjaan.
Proofread sampai Anda yakin Anda telah menangkap semua kesalahan ejaan dan tata bahasa, serta kesalahan ketik. Grammarly.com memiliki alat gratis, termasuk ekstensi untuk browser Chrome, yang dapat membantu Anda dengan ini.
2. Apa Kata Alamat Surel Saya Tentang Saya?
Alamat email kantor Anda — yang omong-omong, Anda tidak boleh menggunakannya untuk mencari pekerjaan — mungkin sangat mudah. Kemungkinan besar itu adalah beberapa varian dari nama Anda.
Anda mungkin telah memilih alamat yang kurang bisnis untuk digunakan untuk email pribadi. Alamat yang sugestif, kekanak-kanakan, atau imut tidak apa-apa jika Anda hanya menggunakannya untuk mengirim pesan ke teman dan keluarga Anda, tetapi jika Anda perlu menulis email profesional, daftarlah akun baru yang menyampaikan profesionalisme .
Siapkan alamat email yang menggunakan nama Anda yang sebenarnya. Coba nama depan dan belakang Anda; nama depan Anda, nama tengah awal dan belakang; atau beberapa kombinasi dari itu. Jangan pernah mengirim email profesional Anda dari chickybabe@mymail.com.
3. Apakah Nama dan alamat Email di "To" Field Correct?
Ketika Anda mulai mengetik nama penerima di kolom "Kepada", sebagian besar klien email akan mengisi sisa nama dengan salah satu dari kontak Anda. Anda bisa dengan mudah berakhir dengan nama yang salah di bidang itu jadi pastikan untuk memperhatikan hal ini.
Bayangkan masalah apa yang mungkin timbul jika Anda secara tidak sengaja mengirim email ke penerima yang salah. Katakanlah Anda sedang mencari pekerjaan saat Anda masih bekerja . Seorang manajer perekrutan di perusahaan yang prospektif dapat memiliki nama yang diawali dengan huruf yang sama dengan nama bos Anda saat ini. Betapa memalukannya jika Anda mengirim pesan kepada atasan Anda untuk manajer perekrutan itu? Anda tidak hanya ingin memastikan pesan Anda mencapai tujuan yang dimaksudkan, tetapi Anda juga ingin memastikan bahwa pesan itu tidak mencapai tujuan yang tidak diinginkan.
4. Sudahkah Saya Menggunakan Judul yang Tepat untuk Mengatasi Penerima?
Jika Anda sudah menggunakan nama depan dengan orang yang Anda kirimi email, Anda tidak perlu mengatasinya seperti itu dalam pesan Anda.
Namun, jika ini adalah pertama kalinya Anda berkomunikasi dengan seseorang, atau Anda tidak yakin bagaimana mereka lebih suka ditangani, lebih baik menggunakan judul resmi seperti Mr., Ms., Mrs., atau Dr. dan penerima pesan terakhir nama.
Selalu keliru di sisi hati-hati. Tidak ada salahnya menjadi formal. Untuk petunjuk tentang bagaimana seseorang dengan siapa Anda sudah memiliki hubungan yang mapan lebih suka untuk ditangani, lihat kembali pesan sebelumnya untuk melihat bagaimana mereka ditandatangani. Itu akan membantu Anda memutuskan apa yang harus dilakukan.
5. Apakah Nada Saya Menyampaikan Pesan Saya dengan Baik?
Seperti kata pepatah, "Bukan apa yang Anda katakan tetapi bagaimana Anda mengatakannya." Ketika Anda berbicara dengan seseorang secara tatap muka, Anda dapat mengandalkan intonasi, bahasa tubuh, dan ekspresi wajah untuk membantu memberikan makna tambahan pada kata-kata Anda.
Ketika Anda mencoba menyampaikan pesan yang sama secara tertulis , ada lebih banyak ruang untuk kesalahpahaman karena pembaca tidak dapat melihat wajah Anda, membaca bahasa tubuh Anda, atau mendengar suara Anda.
Pastikan pesan Anda sopan dan terdengar ramah, dan bahwa maksud yang Anda maksudkan jelas.
6. Apakah Pesan Saya Sederhana, Tapi Tidak Cryptic?
Menjaga pesan Anda singkat dan manis akan membuat mereka lebih mudah dimengerti. Pada saat yang sama, Anda tidak boleh mengabaikan sesuatu yang penting. Anda tidak ingin memaksa penerima email Anda untuk menebak apa yang Anda coba katakan. Pesan Anda harus setepat mungkin tetapi mencakup semua informasi yang diperlukan.
7. Sudahkah Saya Memasukkan Attachment yang Tidak Diminta?
Banyak orang menolak untuk membuka lampiran email yang tidak mereka harapkan. Mereka benar untuk menghindari melakukan itu. Virus komputer sering ditransmisikan dalam lampiran itu. Jika Anda ingin mengirim file kepada seseorang, misalnya, resume Anda, mintalah izin kepada penerima Anda terlebih dahulu. Kirim hanya jika dia bilang tidak apa-apa.