Pengusaha menganggap bahwa orang yang mereka pekerjakan tahu bagaimana melakukan tugas-tugas tertentu. Misalnya, bos Anda akan mengharapkan Anda mengetahui cara menulis email profesional dan menjawab telepon dengan benar. Tugas itu cukup sederhana, tetapi yang lain sedikit lebih rumit — misalnya meminta maaf atas kesalahan. Itu bukan sesuatu yang semua orang tahu bagaimana melakukannya. Berikut adalah delapan tugas, beberapa sederhana dan beberapa tidak, yang harus dikuasai oleh semua orang:
- Mengirim Email Profesional: Jika Anda berusia di bawah 30 tahun, kemungkinan besar Anda telah menggunakan email karena Anda sudah tahu cara menulis. Apa yang mungkin tidak Anda ketahui adalah bahwa ada perbedaan besar antara mengirim email ke teman-teman Anda dan menggunakan media ini untuk korespondensi yang berhubungan dengan pekerjaan. Saat menulis ke teman-teman Anda, Anda dapat menulis dalam semua huruf kecil, menggunakan slang dan singkatan, dan mungkin bahkan membiarkan salah ejaan dan tata bahasa yang buruk berlalu. Bandingkan hal itu dengan email profesional, di mana hal-hal yang sama ini berada di antara "tidak boleh" yang harus Anda perhatikan ketika berhubungan dengan rekan kerja, atasan atau klien Anda. Baca lebih lanjut: Tips Menulis Email Profesional .
- Menulis Memo atau Surat Bisnis: Sulit membayangkan harus mengirim salinan kertas memo atau surat bukan email, tetapi itu bisa terjadi. Dalam hal ini, Anda harus tahu cara melakukannya dengan benar. Baca lebih lanjut: Format Surat Bisnis yang Tepat.
- Menjawab Telepon dan Melakukan Panggilan Telepon: Anda telah membuat dan menerima panggilan telepon sepanjang hidup Anda. Tentu saja, Anda tahu bagaimana melakukan tugas yang sangat sederhana ini: Anda mengangkat telepon dan menyapa (atau jika menelepon, mintalah orang yang ingin Anda ajak bicara). Itu bagus untuk panggilan telepon pribadi tetapi tidak untuk panggilan bisnis. Ketika Anda menjawab panggilan, selalu identifikasi diri Anda dan sebutkan nama departemen atau perusahaan Anda. Berikan nama Anda kepada orang yang menjawab telepon ketika Anda adalah penelepon dan kemudian beri tahu dia siapa yang Anda coba hubungi. Baca lebih lanjut: Anda Hadir Saya di Hello: Mengenal Etiket Telepon yang Tepat .
- Membuat Introduksi: Ketika Anda bertemu dengan seseorang yang baru, adalah sopan untuk memperkenalkan diri Anda kepadanya. Ini juga merupakan sikap yang baik untuk memperkenalkan orang satu sama lain. Dalam situasi yang terkait dengan pekerjaan, sebaiknya selalu menggunakan nama depan dan nama belakang. Misalnya, katakan "Halo. Saya Mary Smith" ketika Anda bertemu seseorang untuk pertama kalinya. Anda juga dapat melakukan ini ketika Anda bertemu seseorang yang pernah Anda temui sebelumnya tetapi yang namanya Anda tidak ingat. Dalam hal ini, Anda dapat menambahkan "Saya tahu kita pernah bertemu sebelumnya, tetapi saya khawatir saya lupa nama Anda." Kemungkinan mereka juga tidak ingat milik Anda! Ketika memperkenalkan orang lain katakan, misalnya, "John Jones, saya ingin Anda bertemu Peter Smith."
- Mengambil Risalah di Pertemuan: Banyak pekerjaan melibatkan menghadiri pertemuan, setidaknya sesekali. Seringkali diperlukan catatan tertulis, yang disebut menit, disimpan dari pertemuan-pertemuan ini. Pada titik tertentu, orang yang menjalankan rapat dapat meminta Anda untuk mengambil beberapa menit ini. Ketika melakukannya, Anda harus mencatat nama-nama peserta yang hadir dan dengan hati-hati membuat catatan merangkum semua yang mereka diskusikan. Anda juga harus mengetik menit setelah rapat. Baca lebih lanjut: Mengambil Risalah Rapat .
- Menulis Daftar 'Harus Dilakukan': Sering atau kadang-kadang, Anda mungkin harus menyulap banyak tugas. Cara terbaik untuk melacak semuanya adalah dengan membuat daftar 'untuk dilakukan'. Tuliskan semua tugas yang menjadi tanggung jawab Anda, diprioritaskan pada tanggal jatuh tempo. Baik Anda menggunakan aplikasi telepon, perangkat lunak komputer, atau selembar kertas, pastikan Anda dapat mencentang atau mencoret item saat Anda menyelesaikannya. Juga, perhatikan tanggalnya. Jangan hapus item karena Anda ingin dapat melacak yang telah Anda selesaikan.
- Meminta maaf untuk kesalahan: Untuk meminta maaf atas kesalahan, Anda harus mengakui Anda berhasil. Itu hal yang sulit dilakukan, tetapi itu perlu. Sangat penting bahwa Anda bertindak cepat — segera setelah Anda menyadari kesalahan Anda, berbicaralah kepada atasan Anda atau siapa pun yang akan ditimbulkannya. Cobalah untuk memiliki rencana untuk memperbaiki kesalahan. Baca lebih lanjut: Apa yang Harus Dilakukan Jika Anda Membuat Kesalahan di Tempat Kerja .
- Memanggil dalam Rasa Sakit: Tidak ada yang suka sakit tetapi, bahkan lebih dari itu, kebanyakan orang benci memanggil orang sakit untuk bekerja. Pasar kerja yang genting telah membuat kita percaya bahwa kehadiran kita di kantor (atau di mana pun tempat kerja Anda berada) adalah yang paling penting. Meskipun benar bahwa Anda tidak perlu mengambil hari-hari sakit yang tidak perlu, Anda harus mencoba untuk tidak menginfeksi rekan kerja Anda. Tetap di rumah jika Anda memiliki sesuatu yang dapat mereka tangkap! Pastikan untuk mengikuti prosedur pemberitahuan majikan Anda. Baca selengkapnya: Memanggil dalam Sick to Work .