Bagaimana Mengambil Risalah Rapat

Menyimpan Catatan Tertulis tentang Rapat atau Konferensi Tempat Kerja

Risalah rapat adalah catatan terperinci yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi dari suatu pertemuan atau konferensi. Orang yang bertanggung jawab atas pertemuan biasanya meminta salah satu peserta untuk melakukan tugas ini. Suatu hari, seseorang itu adalah Anda! Meskipun ini bukan pekerjaan yang sangat sulit, ini adalah pekerjaan yang penting. Karena notulen rapat adalah catatan resmi tentang apa yang terjadi, diperlukan akurasi. Anda harus mencatat secara mendetail bahwa orang harus dapat merujuk nanti jika perlu.

Berikut ini beberapa petunjuk untuk membantu Anda menangani tugas ini dengan finesse. Cari tahu apa yang harus dilakukan sebelum, selama, dan setelah pertemuan.

Sebelum rapat

• Pilih alat rekaman Anda: Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memutuskan bagaimana Anda akan mengambil catatan Anda. Maukah Anda pergi ke sekolah lama dan menggunakan pena dan kertas atau apakah Anda akan menggunakan teknologi dan menggunakan komputer laptop, tablet, atau smartphone. Tanyakan kepada atasan Anda untuk mengetahui apakah dia lebih suka Anda menggunakan metode tertentu. Itu tidak mungkin tapi mungkin.
• Pastikan alat pilihan Anda berfungsi dengan baik dan memiliki cadangan untuk berjaga-jaga jika perangkat asli Anda gagal. Jika Anda membawa laptop, misalnya, gunakan pena dan kertas juga. Anda tidak ingin menghentikan rapat saat Anda mencari sesuatu untuk ditulis jika komputer Anda mogok.
• Baca agenda pertemuan sebelum rapat dimulai. Ini akan memungkinkan Anda untuk merumuskan garis besar untuk menit Anda. Sisakan beberapa ruang di bawah setiap item di atasnya dan tuliskan catatan Anda di sana. Melakukan hal ini akan membuat pekerjaan Anda sedikit lebih mudah, selama orang yang menjalankan rapat itu tetap berpegang pada agenda.

Selama Pertemuan

• Bagikan lembar kehadiran dan pastikan semua orang masuk. Anda perlu menyertakan daftar semua peserta dalam menit rapat resmi.
• Pastikan Anda tahu siapa semua orang. Dengan cara itu Anda akan dapat mengidentifikasi siapa yang berbicara dan merekam informasi itu dengan benar.
• Perhatikan waktu pertemuan dimulai.

• Jangan mencoba menuliskan setiap komentar. Tidak apa-apa untuk hanya memasukkan ide-ide utama. Berhati-hatilah agar tidak meninggalkan barang yang tidak Anda setujui. Bias Anda seharusnya tidak memengaruhi Anda. Ingat ini adalah akun resmi dan bukan pendapat Anda tentang apa yang terjadi!
• Tulis semua gerakan, siapa yang membuatnya, dan hasil suara, jika ada; Anda tidak perlu menuliskan siapa yang mendukung gerakan. Tentu saja, aturan organisasi Anda mungkin berbeda jadi verifikasi terlebih dahulu.
• Jika suara pada setiap gerakan atau diskusi ditangguhkan hingga pertemuan berikutnya, catat itu.
• Catat waktu berakhirnya rapat.

Setelah Rapat

• Ketikkan menit sesegera mungkin setelah rapat, sementara semuanya masih segar di pikiran Anda. Jika Anda menemukan kesalahan dalam catatan Anda atau jika Anda memiliki pertanyaan, Anda dapat menyelesaikannya dengan cepat dengan berbicara dengan peserta lain.
• Pada salinan akhir dari menit, Sertakan nama organisasi, judul komite, jenis pertemuan (harian, mingguan, bulanan, tahunan, atau khusus), dan tujuannya.
• Beri waktu dimulai dan berakhir.
• Berikan daftar hadir dan catatan tentang siapa yang menjalankan rapat. Anda juga dapat menunjukkan di sini bahwa Anda mengambil waktu. Cantumkan nama Anda pada daftar peserta dan, dalam tanda kurung setelah nama Anda, katakan bahwa Anda mengambil risalah. Sebagai alternatif, di akhir dokumen Anda dapat menandatangani dengan menulis "Diterima secara berturut-turut oleh," diikuti dengan nama Anda.

• Proofread menit sebelum Anda mengirimkannya. Mintalah orang lain yang hadir untuk melihat mereka juga. Dia akan dapat memberi tahu Anda jika Anda tidak sengaja meninggalkan sesuatu.
• Kirimkan mereka kepada orang yang menjalankan rapat kecuali diperintahkan untuk melakukan sebaliknya.