Persiapan Anda Menentukan Apakah Anda Akan Mencapai Hasil Yang Anda Inginkan
Dalam kombinasi dengan notulensi rapat , dokumentasi yang diterima peserta setelah rapat, agenda adalah rencana untuk pertemuan dan tindak lanjut yang dilaporkan untuk pertemuan sebelumnya.
Ketika Anda mengembangkan agenda untuk pertemuan yang tidak dijadwalkan secara rutin, langkah-langkah berikut akan membantu Anda. Nanti di artikel ini, Anda akan melihat template agenda untuk pertemuan yang dijadwalkan secara rutin. Dua jenis pertemuan berbagi item agenda yang sama tetapi tidak persis sama.
Mengembangkan Agenda Rapat
Pertama, identifikasi apakah karyawan lain diperlukan untuk membantu Anda merencanakan pertemuan. Kemudian, putuskan apa yang ingin Anda capai dengan mengadakan rapat. Tetapkan tujuan yang dapat dilakukan untuk pertemuan Anda . Sasaran yang Anda tetapkan akan membentuk kerangka kerja untuk rencana pertemuan yang efektif . Pastikan bahwa Anda belum merencanakan lebih dari yang dapat dicapai dalam jangka waktu pertemuan Anda.
Seperti yang dikatakan Stephen Covey dalam "Tujuh Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif," "Mulailah dengan tujuan akhir." Tujuan pertemuan Anda akan menentukan fokus rapat, agenda rapat, dan peserta rapat.
Membangun agenda adalah membuat rencana untuk pertemuan.
Anda mulai dengan tujuan atau tujuan utama yang ingin Anda capai dengan mengadakan rapat. Setelah Anda memutuskan tujuan Anda, Anda perlu menentukan apakah Anda memerlukan bantuan karyawan tambahan untuk merencanakan agenda Anda. Jika ya, undang mereka untuk bergabung dengan Anda dalam membuat agenda rapat Anda biasanya melalui email atau teks sehingga tidak menciptakan kebutuhan untuk pertemuan tambahan.
Keputusan untuk Membuat Anda Mengembangkan Agenda Rapat Anda
Setelah menentukan keseluruhan tujuan Anda, Anda, atau tim Anda, perlu mengambil keputusan berikut. Selain tujuan atau sasaran pertemuan, masing-masing item ini muncul di agenda rapat.
- Peserta yang dibutuhkan untuk pertemuan yang sebenarnya,
- Item yang membutuhkan diskusi atau tindakan yang akan mengarah pada pencapaian tujuan atau tujuan,
- Jumlah waktu yang Anda antisipasi kelompok perlu untuk pembahasan setiap item,
- Tanggal dan waktu untuk rapat,
- Lokasi yang sesuai, yang akan menampung semua peserta dengan nyaman, untuk rapat,
- Pra-kerja untuk rapat. Ini akan mencakup bacaan, dokumentasi , data, notulen rapat dari pertemuan sebelumnya, atau persiapan lain yang akan membuat pertemuan Anda yang sebenarnya berhasil. Persiapan ini harus dilampirkan pada pemberitahuan dan agenda rapat ketika Anda mendistribusikannya kepada peserta yang diundang.
Selain item keputusan di atas, item agenda pertemuan standar harus mencakup:
- Tinjaulah tujuan, agenda, dan hasil dan produk yang diharapkan dari pertemuan tersebut.
- Tinjau menit dari pertemuan sebelumnya.
- Tinjau kemajuan peserta tentang komitmen dan tindakan yang dilakukan pada pertemuan sebelumnya.
- Pencatat atau pemimpin perlu meninjau komitmen yang dibuat oleh peserta selama pertemuan saat ini sebagai agenda terakhir.
Tentukan Siapa yang Harus Berpartisipasi untuk Menyelesaikan Agenda Rapat Anda
Setelah Anda memutuskan bahwa pertemuan diperlukan untuk mencapai tujuan Anda, Anda perlu mengembangkan daftar peserta.
Tidak setiap karyawan dapat atau harus berpartisipasi dalam setiap pertemuan, tetapi mengundang peserta yang tepat akan meningkatkan kemungkinan keberhasilan Anda.
Bagaimana Mengidentifikasi Para Peserta yang Dibutuhkan untuk Menyelesaikan Agenda Rapat Anda
Tentukan peserta Anda baik untuk satu kali atau serangkaian pertemuan singkat atau untuk pertemuan yang dijadwalkan secara rutin atau berkelanjutan dengan mengajukan pertanyaan kepada diri sendiri seperti berikut ini.
- Siapa yang harus memiliki solusi yang dikembangkan grup?
- Siapa yang memiliki proses yang sedang dibahas kelompok?
- Siapa yang perlu mengetahui informasi yang Anda distribusikan?
- Siapa yang dapat menyediakan data dan fakta untuk memandu pengambilan keputusan?
- Siapa yang memiliki pengalaman atau keahlian untuk dibagikan dengan grup?
- Siapa yang harus mendukung implementasi solusi atau tugas apa pun?
- Siapa yang harus memberikan izin atau sumber daya untuk mencapai hasil pertemuan?
- Siapa yang mungkin menentang penerapan solusi atau arahan apa pun?
Apakah Anda Membutuhkan Agenda Rapat untuk Pertemuan Reguler Terjadwal?
Tidak setiap pertemuan membutuhkan agenda yang dikembangkan khusus. Sebagian besar karyawan secara rutin menjadwalkan pertemuan untuk departemen atau kelompok kerja mereka. Anda juga memiliki tim dan proyek di mana Anda berpartisipasi.
Sebuah proyek yang sedang berlangsung mungkin tidak memerlukan agenda yang baru dikembangkan untuk setiap pertemuan, tetapi tim Anda akan dilayani dengan baik dengan mengadopsi pendekatan standar untuk pertemuan Anda.
Rapat karyawan yang dijadwalkan secara rutin dibagi menjadi tiga segmen yang masing-masing memiliki item agenda standar: Item Informasi, Item Tindakan, dan Perencanaan Kedepan.
Komponen Agenda Rapat untuk Rapat yang Dijadwalkan Secara Teratur
Item Informasional
Tuliskan setiap item agenda yang informatif untuk setiap pertemuan. Misalnya, manajer memperbarui kelompok pada hasil rapat manajemen senior.
Barang Aksi
Tempatkan di agenda setiap item yang Anda harapkan kelompok akan ingin meninjau pada setiap pertemuan yang dijadwalkan secara rutin. Misalnya, kinerja terhadap anggaran untuk periode waktu dan identifikasi penghematan biaya dan perbaikan berkelanjutan yang direncanakan untuk dicapai oleh kelompok.
Perencanaan Ke Depan
Tempatkan pada agenda setiap item yang kelompok ingin rencanakan atau siapkan sebelumnya. Misalnya, tujuan jangka pendek untuk bulan berikutnya atau kebutuhan bantuan rekan kerja pada tugas yang akan datang.
Jika Anda mengikuti panduan ini ketika Anda mengembangkan agenda pertemuan Anda, Anda meningkatkan kemungkinan bahwa pertemuan Anda akan menghasilkan hasil.
Agenda Rapat Sampel untuk Rapat yang Dijadwalkan Secara Teratur
Gunakan agenda contoh ini untuk pertemuan yang dijadwalkan secara rutin untuk memastikan bahwa pertemuan Anda menghasilkan hasil yang Anda cari.
- Pemanasan dan salam. Pertimbangkan pemecah es singkat tergantung pada seberapa sering kelompok bertemu.
- Tinjaulah tujuan, agenda, dan hasil dan produk yang diharapkan dari pertemuan tersebut.
- Tinjau menit dari pertemuan sebelumnya.
- Berikan informasi departemen dan perusahaan yang dibutuhkan oleh tim.
- Tinjau kemajuan pada item tindakan, rencana aksi, dan komitmen. Tinjau kemajuan grup tentang sasaran.
- Diskusikan dan buat keputusan tentang item agenda untuk pertemuan ini.
- Identifikasi langkah selanjutnya.
- Identifikasi tujuan, hasil, dan agenda untuk pertemuan berikutnya.
- Di akhir pertemuan, pencatat harus meninjau komitmen yang dibuat oleh orang-orang selama pertemuan.
- Identifikasi bantuan apa pun yang dibutuhkan dari orang-orang yang tidak berada dalam grup dan tetapkan peserta untuk melakukan kontak.
- Tentukan siapa di luar peserta rapat yang perlu mengetahui apa dan putuskan bagaimana Anda akan mencapai komunikasi.
- Kirim keluar menit dalam waktu 24 jam dari pertemuan atau segera jika pencatat mengambil catatan elektronik (norma).
Lebih Terkait dengan Holding Effective Meeting