Bagaimana (dan Mengapa) Mencatat Risalah Rapat
Menit biasanya meliputi:
- nama-nama peserta,
- item agenda tertutup ,
- keputusan yang dibuat oleh para peserta,
- tindakan tindak lanjut yang dilakukan oleh para peserta,
- tanggal jatuh tempo untuk penyelesaian komitmen, dan
- acara atau diskusi lain yang layak didokumentasikan untuk peninjauan atau sejarah di masa mendatang.
Contoh menit pertemuan fokus pada keputusan yang dibuat selama pertemuan dan komitmen yang dibuat oleh para peserta. Komitmen tersebut disertai dengan tanggal jatuh tempo dan rincian lain yang diperlukan untuk pemahaman bersama oleh peserta pertemuan.
Risalah Rapat sebagai Dokumen Historis
Sebagai dokumen sejarah, dokumen-dokumen ini juga berguna untuk mendokumentasikan ide-ide atau diskusi kunci yang mengarah pada pembuatan keputusan. Misalnya, menjawab pertanyaan kemudian ketika seorang anggota tim mengatakan, "apa yang pernah kami pikirkan ketika kami memilih tujuan ini."
Menit-menit pertemuan efektif menetapkan lima alternatif yang dibahas oleh tim dan alasan utama mengapa seseorang dipilih melalui jalur lain yang tersedia.
Risalah rapat efektif untuk pertemuan bisnis tipikal tidak perlu mencatat setiap diskusi.
Mereka juga tidak perlu, dan tidak seharusnya, menyatakan siapa yang mengatakan apa. Juga, sebaiknya mereka mendokumentasikan apa yang dikatakan setiap peserta secara detail. Dalam contoh yang diberikan, pencatat yang efektif meringkas diskusi daripada menuliskan setiap kata.
(Ketahuilah bahwa peraturan ini berbeda untuk jenis pertemuan lain dalam situasi seperti tindakan hukum, sidang pengadilan, dan sebagainya.
Menit-menit ini memang membutuhkan catatan yang tepat dari percakapan dan pernyataan.) Tetapi, rapat tempat kerja Anda tidak.
Kapan dan Bagaimana Membagikan Risalah Rapat
Idealnya, notulen rapat disebarluaskan kepada peserta rapat secara elektronik pada akhir pertemuan. Melakukan ini, para peserta memiliki pemberitahuan segera tentang komitmen dan tenggat waktu mereka. Jika hal ini tidak memungkinkan (misalnya, pencatat ingin membersihkan kesalahan) pencatat harus menyebarluaskan notulen rapat dalam 24 jam setelah rapat.
Risalah tersebut berfungsi sebagai pengingat anggota tim komitmen yang dibuat selama pertemuan. Mereka membantu peserta mentransfer komitmen pertemuan mereka ke kalender mereka dan untuk melakukan daftar. Mereka berfungsi sebagai pengingat setiap item yang harus mencapai peserta sebelum pertemuan berikutnya.
(Hal ini dapat menghilangkan salah satu masalah paling signifikan dengan pertemuan, secara umum - membagikan informasi pada pertemuan sehingga para peserta menghabiskan pertemuan membaca daripada berinteraksi.) Lagi pula, bukankah interaksi adalah titik pertemuan? Untuk yang lainnya, Anda memiliki alat seperti email dan Yammer.
Anda akan ingin meninjau menit pertemuan sebelumnya di awal rapat berikutnya sehingga orang dapat memeriksa kebenaran dan langkah selanjutnya.
Risalah rapat merupakan kontributor efektif untuk pertemuan yang sukses ketika notulen ditulis dengan tepat dan didistribusikan secara tepat waktu. Ini terutama terjadi ketika sebuah tim telah membentuk norma-norma kuat yang mendukung keberhasilan bisnisnya .
Bagaimana Organisasi Menangani Laporan Pertemuan?
Sangat penting untuk keberhasilan pertemuan , pencatat atau perekam mendokumentasikan pertemuan untuk peserta, sejarah, dan karyawan yang perlu mengetahui apa yang terjadi pada pertemuan tersebut. Tanpa menit rapat penuh, prospek pertemuan untuk sukses berkurang.
Karyawan yang mengambil notulen rapat biasanya adalah anggota tim dan mengambil catatan saat berpartisipasi dalam rapat. Dalam pertemuan yang memiliki proses hukum atau terkait dengan pemerintah, konsekuensi, atau persyaratan seperti dengar pendapat, rapat dewan perusahaan yang diperlukan, atau deposisi, individu yang tidak berpartisipasi mengambil risalah resmi dan sering mencatat proses.
Karyawan yang mencatat menit harus memiliki telinga untuk detail untuk dicatat secara akurat. Karyawan juga harus multitask secara efektif untuk berpartisipasi dalam rapat sambil mencatat menit.
Dalam beberapa pertemuan, karyawan yang sama mengambil menit di setiap pertemuan. Di lain, peran pengambil menit berpindah dari karyawan ke karyawan. Seperti halnya kepemimpinan rapat , peran pencatat membangun kepemimpinan , komunikasi , dan keterampilan kepemimpinan pertemuan yang efektif.
Apa Saja Persyaratan dari Notulen Rapat Catatan Taker?
Persyaratan untuk perekam atau pencatat meliputi:
- Catat secara akurat keputusan, komitmen, dan poin diskusi utama yang dibuat pada pertemuan.
- Catat item tindakan yang anggota pertemuan berkomitmen untuk lakukan bersama dengan tanggal jatuh tempo yang anggota berkomitmen untuk membuat. Item tindakan memiliki nama yang dilampirkan, tetapi diskusi umum tidak menyatakan siapa yang mengatakan apa di pertemuan tempat kerja informal.
- Tinjaulah keputusan besar dan tugas atau komitmen sukarela dan tindakan di akhir pertemuan sehingga peserta dapat meninjau dan menyetujui kejadian dan komitmen sebelum meninggalkan pertemuan.
- Pemimpin rapat dapat meminta pencatat untuk meringkas diskusi secara berkala selama pertemuan.
- Dalam serangkaian pertemuan yang berkelanjutan, pencatat membutuhkan waktu satu menit untuk meninjau menit-menit pertemuan di awal pertemuan berikutnya. Karyawan yang hadir dapat menambah atau memperbaiki apa pun yang tidak mereka setujui dalam notulen rapat.
- Mendistribusikan salinan risalah pertemuan dalam waktu 24 jam dari pertemuan telah menjadi rekomendasi standar pertemuan para fasilitator selama bertahun-tahun. Sekarang, bagaimanapun, perekam kemungkinan besar mengambil menit pada perangkat elektronik seperti laptop atau iPad. Jadi, pencatat harus mendistribusikan catatan rapat setelah tinjauan singkat ejaan, tata bahasa, dan kejelasan-sering pada atau dalam beberapa menit dari pertemuan.
Perekam adalah peran yang harus dipenuhi oleh suatu rapat untuk memastikan bahwa hasil rapat dikomunikasikan dan ditindaklanjuti oleh para peserta. Tanpa catatan, peserta harus bergantung pada ingatan peserta lain. Dijamin, ini bukan rencana yang bagus.
Dokumentasi pencatat pertemuan diperlukan untuk keberhasilan pertemuan, seperti halnya dokumentasi diperlukan untuk meningkatkan kinerja karyawan.