Cara Mengkomunikasikan Manfaat kepada Tenaga Kerja Anda
Apakah karyawan Anda tahu manfaat apa yang diberikan oleh perusahaan Anda? Apakah Anda mengomunikasikan hal ini kepada karyawan yang ada atau apakah itu sesuatu yang hanya mereka lihat selama perekrutan dan onboarding? Apakah Anda memiliki rencana komunikasi manfaat untuk membuat mereka diperbarui sehingga mereka tidak terbujuk oleh pesaing?
Seberapa Baikkah Perusahaan Anda Mengkomunikasikan Manfaat Karyawan?
Menurut ADP HR / Manfaat Pulse Survey pada Alat Manfaat Karyawan , 80 persen pengambil keputusan sumber daya manusia berpikir penting bagi karyawan untuk memahami opsi manfaat penuh mereka.
Sayangnya, mereka memperkirakan bahwa hanya sekitar 60 persen dari karyawan mereka yang melakukannya. Ini menunjukkan kegagalan antara harapan para pemimpin SDM dan kenyataan bahwa banyak karyawan tidak memahami nilai dari manfaat yang disponsori majikan mereka.
Mengubah Berbagai Manfaat Karyawan
Pengusaha menghabiskan banyak waktu dan uang memastikan bahwa karyawan mereka memiliki manfaat sebaik mungkin. Ini semua adalah bagian dari memastikan karyawan merasa bahagia dan sehat agar bisa produktif di tempat kerja. Berdasarkan penelitian terbaru, organisasi di AS menghabiskan sekitar $ 0,43 untuk setiap dolar gaji hanya untuk tunjangan karyawan , termasuk kesehatan, gigi, visi, dan asuransi resep, asuransi jiwa, dana pensiun, opsi saham, waktu lunas, dan karyawan program bantuan.
Angka-angka ini bahkan tidak mempertimbangkan banyak manfaat dan manfaat lain yang diinvestasikan oleh perusahaan untuk membuat tempat kerja menjadi lebih baik.
Misalnya, sulit untuk menempatkan angka pada nilai penjadwalan fleksibel, program diskon perusahaan, dan pakaian kerja santai bagi karyawan.
Society for Human Resources Management merilis laporan penelitian Employee Benefits 2016, yang mengumpulkan 20 tahun data tunjangan karyawan.
Laporan ini menyoroti bahwa, dibandingkan dengan tahun 1990-an, pemberi kerja memberikan paket tunjangan yang lebih kaya kepada karyawan daripada sebelumnya - sebagai hasil dari mencoba meningkatkan tingkat retensi dan meningkatkan upaya rekrutmen di pasar yang kompetitif. SHRM menemukan bahwa:
- Hanya dalam tahun 2015, persentase perusahaan yang menawarkan pengaturan tabungan kesehatan meningkat dari 43 persen menjadi 50 persen.
- 72 persen perusahaan memberikan akses ke informasi dan layanan kesehatan sesuai permintaan, dibandingkan dengan 54 persen pada 1990-an.
- Lebih banyak perusahaan menawarkan bonus keuangan, seperti bonus rujukan dan bonus sign-on dari lima tahun sebelumnya.
- 88 persen organisasi berinvestasi dalam keanggotaan profesional untuk karyawan dibandingkan dengan hanya 65 persen 20 tahun yang lalu.
- Hampir 60 persen perusahaan sekarang menawarkan beberapa tingkat telecommuting pada tahun 2016; pada tahun 1996 angka ini sekitar 20 persen.
Masalahnya adalah, perusahaan tidak melakukan cukup banyak untuk mengkomunikasikan nilai program yang dapat mereka ukur sehingga karyawan mengerti. Mereka sering membatasi upaya komunikasi mereka untuk waktu tertentu, seperti selama perekrutan, onboarding , atau periode pendaftaran terbuka.
Metode Berkomunikasi Manfaat Karyawan
Kabar baiknya adalah bahwa di dunia yang digerakkan oleh teknologi saat ini, ada banyak cara untuk mengomunikasikan manfaat karyawan dengan tenaga kerja Anda.
Penting untuk dicatat bahwa setiap majikan akan ingin mengevaluasi bagaimana karyawan lebih suka dikomunikasikan dan kemudian mengembangkan rencana untuk memanfaatkan sumber daya ini ketika membuat komunikasi. Baca terus untuk mengetahui beberapa cara yang berbeda yang pemberi kerja berbagi informasi rencana manfaat dengan karyawan.
Dokumentasi Dicetak dan Pemasaran
Dari satu halaman yang dicetak untuk kampanye pemasaran skala penuh, banyak perusahaan beralih ke dokumentasi tertulis dan dicetak untuk berbagi informasi manfaat kelompok karyawan. Ini bisa sangat efektif karena informasi dapat dengan cepat disebarluaskan kepada semua karyawan setiap saat sepanjang tahun. Komunikasi pemasaran juga dapat ditingkatkan pada saat-saat sibuk, seperti pendaftaran terbuka dan pemrosesan onboarding karyawan. Selain itu, dokumentasi tertulis dan cetak dari informasi manfaat dapat diedit sebagai perubahan rencana manfaat.
Penting untuk dicatat bahwa semua dokumentasi tertulis harus mencakup akses untuk merencanakan penjelasan rinci tentang manfaat sebagaimana disediakan oleh administrator rencana. Buat satu set dokumen manfaat tercetak untuk karyawan yang mencakup jadwal dan jumlah cakupan; dan seperangkat dokumen terpisah yang dirancang untuk memberikan informasi manfaat dasar kepada kandidat sebelum mereka direkrut untuk pekerjaan. Jika tempat kerja Anda multi-budaya, Anda mungkin juga ingin membuat satu set dokumen yang diterjemahkan ke dalam bahasa lain untuk memudahkan dalam mengkomunikasikan manfaat kepada semua karyawan.
Pertemuan Informasi Benefit
Baik ditangani secara informal atau melalui sesi formal yang difasilitasi oleh administrator rencana manfaat Anda, pertemuan manfaat dapat menjadi cara yang efektif untuk mendapatkan informasi rencana dan menjawab pertanyaan dengan cepat. Buatlah kebijakan bahwa semua karyawan baru mendapat kesempatan untuk berbicara dengan administrator rencana manfaat sebelum memilih manfaat apa pun untuk tahun mendatang.
Administrator manfaat di tempat Anda juga dapat tersedia untuk menjadwalkan pertemuan dengan karyawan jika mereka memiliki pertanyaan khusus tentang cara menggunakan manfaatnya. Ini bisa sangat penting jika ada masalah klaim. Selama pendaftaran terbuka, pastikan bahwa tim administratif rencana Anda juga tersedia untuk melakukan pembicaraan untuk menyoroti pembaruan penting untuk rencana manfaat dan mendorong lebih banyak karyawan untuk berpartisipasi dalam penawaran grup.
Metode Komunikasi Digital
Kami sekarang hidup di dunia di mana komunikasi digital telah menjadi norma. Komunikasi digital mencakup email, pesan teks, pesan instan, aplikasi seluler, dan banyak lagi. Pertimbangkan bagaimana Anda bisa mendapatkan informasi manfaat kepada karyawan Anda secara teratur untuk mengingatkan mereka tentang semua manfaat yang mereka miliki untuk mereka.
Misalnya, selama bagian pertama tahun ini, banyak karyawan Anda akan berpikir tentang mendapatkan kecocokan atau mencapai tujuan kesehatan yang penting. Gunakan waktu ini sebagai kesempatan untuk berbagi informasi tentang program kesehatan perusahaan atau bagaimana perusahaan berkomitmen untuk membantu karyawan berhenti merokok.
Selama bulan-bulan musim panas, Anda mungkin ingin menampilkan informasi tentang menjaga cakupan manfaat yang aman dan keluarga. Pendaftaran terbuka dapat menjadi waktu yang tepat untuk membagikan informasi tentang manfaat baru yang dapat diakses oleh karyawan dan menyertakan informasi tentang cara mereka dapat mempelajari lebih lanjut. Aturan praktis yang baik ketika menggunakan komunikasi digital adalah menjaga pesan singkat dan to the point.
Portal dan Situs Web Manfaat Perusahaan
Studi ADP menyarankan bahwa sembilan dari sepuluh perusahaan besar, dan tujuh dari sepuluh perusahaan menengah memiliki portal manfaat berbasis web untuk hosting informasi manfaat karyawan dan sumber daya. Ini adalah cara yang aman bagi pemberi kerja untuk membagikan informasi dan petunjuk manfaat penting untuk mendaftar dalam rencana manfaat. Situs web manfaat harus dienkripsi setinggi mungkin dan dirancang dengan proses single-sign-on untuk melindungi informasi kesehatan pribadi dan data lainnya, terkunci di belakang kredensial pengguna.
Memanfaatkan portal situs web untuk komunikasi manfaat dapat meliputi:
- Menyiapkan sistem sederhana untuk mengakses portal online dan melalui perangkat seluler
- Menambah konten berharga yang berkaitan dengan manfaat dan tujuan kesehatan karyawan
- Memberikan nomor kontak pusat di mana karyawan dapat memperoleh bantuan langsung
- Berbagi pembaruan dan rencanakan dokumen yang dapat diunduh sesuai permintaan
- Menghubungkan situs web manfaat ke intranet perusahaan
- Memastikan situs web adalah 508 compliant sehingga semua karyawan memiliki akses
- Sertakan konten yang mudah diterjemahkan ke bahasa lain
- Menambahkan glosarium terminologi manfaat dasar dan perpustakaan topik-topik bermanfaat
Komunikasi Jaringan Sosial
Jejaring sosial juga bisa menjadi cara yang sangat efektif untuk mengkomunikasikan manfaat karyawan. Banyak karyawan menganggap ini sebagai cara berkomunikasi yang ramah dengan HR. Setiap perusahaan harus memiliki akses ke halaman bisnis mereka sendiri atau setidaknya membuat satu untuk tujuan mengkomunikasikan pembaruan penting termasuk informasi tentang rencana manfaat.
Pilih dari salah satu jaringan media sosial utama seperti Facebook atau Twitter untuk tujuan ini. Situs-situs media sosial ini memungkinkan untuk jumlah terbesar dari berbagi dan pilihan konten. Tetapkan administrator manfaat dan anggota tim pemasaran untuk bekerja sama untuk membuat pesan manfaat yang mendorong partisipasi dalam rencana grup. Berbagi kiat kesehatan dan kebugaran, kiat tanggung jawab keuangan, dan pembaruan untuk periode pendaftaran. Sertakan kisah sukses dan gambar karyawan yang memenuhi tujuan kesehatan mereka.
Laporan Kompensasi Total
Untuk membuat dampak yang lebih besar ketika mengkomunikasikan manfaat, disarankan bahwa perusahaan Anda mengirimkan setidaknya pernyataan tahunan total kompensasi kepada semua karyawan. Ini adalah dokumen yang diatur oleh gaji, tunjangan, dan fasilitas lain yang ditawarkan perusahaan kepada karyawan. Ini adalah dokumen tertulis yang menunjukkan hitam dan putih berapa banyak perusahaan yang berinvestasi di setiap karyawan.
Sebagaimana dibuktikan oleh penelitian, banyak karyawan tidak menyadari berapa banyak manfaat tempat kerja mereka sehingga pernyataan kompensasi total dapat menciptakan dialog yang bermakna antara Anda dan karyawan. Jika Anda tidak yakin cara membuat total hadiah atau pernyataan kompensasi, bekerja dengan penyedia pihak ketiga untuk mengatur semua data Anda menjadi satu dokumen sentral. Berikan salinan surat peringatan dari total pernyataan kompensasi serta salinan digital yang dapat Anda kirim ke email kepada karyawan. Pelajari lebih lanjut tentang pernyataan kompensasi total di sini.
Pemikiran Akhir tentang Manfaat Komunikasi Praktik Terbaik
Kiat di atas hanyalah beberapa contoh cara yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan komunikasi Anda seputar tunjangan karyawan. Ingat, jangan berasumsi bahwa karyawan tahu secara otomatis berapa banyak perusahaan telah berinvestasi dalam kesejahteraan mereka.
Demikian juga, jangan berasumsi bahwa mereka memahami terminologi manfaat dasar. Ketika berkomunikasi dengan karyawan Anda, jagalah hal-hal sederhana dan dalam hal yang dapat mereka pahami. Jika ada konsep rumit yang memerlukan penjelasan lebih lanjut, gunakan portal web Anda untuk membuat glosarium terminologi yang dapat mereka tinjau bila diperlukan.
Penting untuk merencanakan sedini mungkin sebelum periode puncak pendaftaran untuk meningkatkan peluang bahwa karyawan akan memahami manfaatnya. Gunakan berbagai media karena setiap generasi dan budaya menyerap informasi secara berbeda.
Carilah dukungan dari administrator rencana manfaat Anda saat mengumpulkan materi tambahan termasuk, materi pemasaran dan dokumen rangkuman rencana. Jadilah kreatif dan pertahankan manfaat karyawan tetap ramah. Dengan mengikuti saran di atas, Anda akan lebih berhasil dalam mentransfer nilai manfaat kepada karyawan Anda sehingga mereka akan memanfaatkan keuntungan dari pekerjaan ini.