Anda Dapat Merencanakan, Memimpin, dan Mengelola Pertemuan untuk Menghasilkan Hasil
Jika Anda mengabaikan salah satu dari peluang manajemen pertemuan ini, rapat dan tim Anda tidak akan menghasilkan buah yang Anda inginkan dari saat Anda berinvestasi. Ambil dua belas tips rapat manajemen ini untuk memandu peserta Anda untuk mencapai hasil yang diharapkan, positif, dan konstruktif.
Apa yang Harus Dilakukan Sebelum Pertemuan untuk Memastikan Rapat yang Efektif
Tindakan sebelum pertemuan menetapkan dasar untuk mencapai hasil pertemuan. Anda dapat melakukan semua tindak lanjut yang diperlukan tetapi tanpa rencana pertemuan yang efektif untuk memulai, hasil Anda akan mengecewakan Anda. Tips ini akan membantu Anda merencanakan dan melaksanakan rapat.
Rencanakan Pertemuan
Pertemuan efektif yang menghasilkan hasil dimulai dengan perencanaan rapat. Pertama, identifikasi apakah karyawan lain diperlukan untuk membantu Anda merencanakan pertemuan. Kemudian, putuskan apa yang ingin Anda capai dengan mengadakan rapat. Tetapkan tujuan yang dapat dilakukan untuk pertemuan Anda.
Sasaran yang Anda tetapkan akan membentuk kerangka kerja untuk rencana pertemuan yang efektif. Seperti yang dikatakan Stephen Covey dalam Tujuh Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif , "Mulailah dengan tujuan akhir." Tujuan pertemuan Anda akan menentukan fokus rapat , agenda pertemuan , dan peserta rapat yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan.
Pastikan Anda Butuh Pertemuan
Setelah Anda mengembangkan rencana pertemuan Anda, pastikan bahwa pertemuan adalah sarana yang tepat untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Untuk menjadwalkan dan mengadakan rapat adalah mahal ketika Anda menghitung waktu dari orang yang hadir, jadi buatlah upaya untuk menentukan bahwa pertemuan adalah kesempatan terbaik untuk memecahkan masalah, meningkatkan proses , atau membuat rencana yang berkelanjutan.
Anda mungkin menemukan bahwa Anda dapat mencapai tujuan pertemuan dengan diskusi email atau dengan mendistribusikan dan meminta informasi melalui buletin perusahaan. Pastikan pertemuan itu dibutuhkan dan bukan hanya lebih nyaman bagi Anda — Anda akan mendapatkan hasil yang lebih baik dari peserta pertemuan Anda ketika Anda benar-benar telah mengambil persediaan kebutuhan mereka.
Pastikan Partisipasi yang Tepat di Pertemuan
Jika pertemuan adalah sarana yang tepat untuk mencapai tujuan Anda , tanyakan kepada peserta yang harus menghadiri pertemuan untuk berhasil. Peserta yang dibutuhkan harus hadir untuk menghadiri pertemuan.
Tunda pertemuan daripada mengadakan rapat tanpa anggota staf penting. Jika seorang delegasi hadir di tempat pembuat keputusan yang penting, pastikan anggota staf yang ditunjuk memiliki wewenang untuk membuat keputusan — atau menunda rapat.
Mendistribusikan dan Meninjau Pra-Kerja Sebelum Rapat
Berapa banyak pertemuan yang Anda hadiri yang dimulai dengan fasilitator pertemuan yang membagikan rangkain selebaran atau memproyeksikan slide Microsoft PowerPoint untuk diskusi? Frustrasi? Anda bertaruh. Pertemuan tersebut menjadi grup yang dibaca, hampir tidak produktif untuk pencapaian tujuan.
Ketika tujuan yang dinyatakan untuk mengadakan rapat adalah pengambilan keputusan dan menjawab pertanyaan, pembacaan kelompok adalah pemborosan waktu masyarakat yang memalukan.
Anda dapat membuat pertemuan paling produktif dan memastikan hasil dengan menyediakan pra-kerja yang diperlukan sebelum pertemuan yang sebenarnya. Menyediakan pra-kerja, bagan, grafik, dan bahan bacaan 48 jam sebelum rapat memengaruhi keberhasilan pertemuan. Semakin banyak waktu persiapan yang Anda berikan, orang-orang yang dipersiapkan lebih baik akan untuk pertemuan Anda.
Dokumentasi yang akan membantu Anda mencapai tujuan pertemuan dapat mencakup laporan; data, bagan, dan tautan ke informasi kompetitif, penjualan bulan-ke-tanggal, dan rencana produksi; Slide Microsoft PowerPoint yang menggambarkan poin-poin diskusi utama; dan menit pertemuan , catatan dan tindak lanjut dari pertemuan dan proyek sebelumnya atau terkait.
Pra-kerja, bahkan hanya tautan untuk mengikuti untuk membaca informasi, didistribusikan tepat waktu, dengan harapan serius bahwa peserta akan membaca pra-kerja sebelum pertemuan, membantu memastikan bahwa pertemuan Anda berhasil.
Selama Pertemuan untuk Memastikan Rapat yang Efektif
Penggunaan waktu pertemuan yang efektif membangun antusiasme untuk topik tersebut. Ini menghasilkan komitmen dan perasaan berprestasi dari para peserta. Orang merasa bagian dari sesuatu yang lebih besar dari tantangan sehari-hari mereka. Oleh karena itu, pertemuan yang difasilitasi dengan baik dan aktif yang menetapkan tahap untuk tindak lanjut akan menghasilkan hasil pertemuan.
Fasilitasi Pertemuan Efektif
Pemimpin pertemuan menetapkan nada yang positif dan produktif untuk interaksi di antara peserta rapat. Fasilitasi pertemuan yang efektif dimulai dengan peninjauan kembali tujuan, atau hasil yang diantisipasi, dan agenda. Fasilitator membantu anggota kelompok tetap fokus dan produktif.
Desain rapat dan agenda mengatur kerangka kerja untuk rapat. Fasilitator yang efektif, yang membuat peserta tetap di jalur, memastikan pencapaian yang diharapkan, hasil yang diinginkan dari pertemuan.
Gunakan Pra-Kerja dalam Rapat
Gunakan atau referensi pra-kerja dan informasi lain yang disediakan sebelum pertemuan selama pertemuan. Anda memperkuat kebutuhan bagi para peserta untuk menghabiskan waktu yang dibutuhkan di muka untuk meninjau materi yang integral untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Peserta Anda akan mempersiapkan sebelum menghadiri pertemuan Anda dan hasil Anda akan memberikan kesaksian untuk persiapan dan kepemimpinan yang solid . Tidak ada yang ingin tampil tidak siap, tidak tertarik, atau tidak berkontribusi di mata rekan setimnya.
Libatkan Setiap Peserta dalam Tindakan
Setiap kelompok kerja memiliki berbagai kepribadian yang muncul untuk rapat. Anda memiliki rekan kerja yang tenang dan orang-orang yang mencoba mendominasi setiap platform. Baik memfasilitasi atau menghadiri pertemuan, Anda perlu melibatkan setiap peserta dalam pencapaian tujuan pertemuan.
Ini memastikan bahwa setiap peserta diinvestasikan dalam topik pertemuan dan dalam tindak lanjut. Anda akan mencapai hasil lebih banyak dengan seluruh tim menarik daripada dengan satu orang staf dominan mencoba mendorong orang lain ke atas bukit.
Buat Rencana Tindak Lanjut Pertemuan yang Efektif
Selama pertemuan, buat rencana tindak lanjut dengan item tindakan. Rencana yang efektif termasuk yang berikut ini.
- Item tindakan spesifik,
- nama orang yang berkomitmen untuk "memiliki" pencapaian item tindakan,
- tanggal jatuh tempo item tindakan, dan
- kesepakatan tentang apa yang merupakan penyelesaian dari item tindakan.
Diskusikan skenario kehidupan nyata dan hambatan menuju sukses yang mungkin dialami oleh anggota tim ketika mereka mencoba untuk mencapai item yang akan menghasilkan hasil yang dibutuhkan. Tetapkan waktu untuk pertemuan Anda berikutnya, jika diperlukan, sementara peserta hadir.
Setelah Pertemuan untuk Memastikan Rapat yang Efektif
Tindakan dan perencanaan sebelum dan selama pertemuan memainkan peran besar dalam membantu Anda mencapai hasil yang diharapkan, positif, dan konstruktif. Tindakan Anda mengikuti rapat sama pentingnya. Tindak lanjut pada pertemuan yang dijadwalkan berikutnya tidak akan pernah cukup investasi untuk memastikan hasil.
Publikasikan Risalah Pertemuan
Mulailah dengan menerbitkan menit dan rencana aksi Anda dalam 24 jam. Orang-orang akan paling efektif berkontribusi pada hasil jika mereka langsung memulai pada item tindakan. Mereka masih memiliki ingatan segar dari pertemuan, diskusi dan alasan untuk arah yang dipilih.
Mereka tetap antusias dan siap untuk memulai. Keterlambatan dalam distribusi menit akan merugikan hasil Anda karena kebanyakan orang menunggu menit untuk tiba sebelum mereka mulai menangani komitmen mereka.
Tindak Lanjut Pertemuan yang Efektif
Menghormati dan mengamati tenggat waktu dan tindak lanjut akan membantu Anda mencapai hasil dari pertemuan Anda. Tenggat waktu ditetapkan selama pertemuan. Setelah pertemuan, setiap orang yang memiliki item tindakan juga harus membuat rencana untuk pencapaian komitmen mereka secara pribadi.
Apakah mereka menulis langkah-langkah dalam perencana mereka, mendelegasikan tugas ke staf lain, atau hanya menyelesaikan tugas, individu bertanggung jawab untuk menindaklanjuti.
Begitu juga perencana pertemuan. Anda dapat meningkatkan hasil pertemuan dengan menindaklanjuti dengan setiap orang yang memiliki item tindakan di pertengahan pertemuan. Tujuan Anda adalah untuk memeriksa kemajuan dan memastikan bahwa tugas sedang berlangsung. Ingat bahwa apa yang Anda tanyakan tentang tercapai.
Akuntabilitas untuk Tindak Lanjut selama Pertemuan Berikutnya
Pernahkah Anda duduk dalam pertemuan lanjutan yang terdiri dari masing-masing peserta yang memberi tahu kelompok mengapa mereka tidak dapat mencapai komitmen mereka? Hasilnya menyedihkan. Menetapkan norma atau kebiasaan akuntabilitas untuk hasil dimulai pada awal siklus rapat Anda.
Tindak lanjut oleh fasilitator di tengah-tengah antara pertemuan membantu, tetapi kelompok harus membuat kegagalan untuk membuat komitmen tidak dapat diterima . Laporkan kemajuan dan hasil pada pertemuan berikutnya dan berharap bahwa semua akan tercapai. Atau, periksa kemajuan pada pertemuan berikutnya dan jika ada hambatan nyata untuk maju, tentukan cara untuk melanjutkan.
Debrief the Meeting Process for Continuous Improvement
Praktik pembekalan setiap pertemuan adalah alat yang ampuh untuk perbaikan terus-menerus. Para peserta bergiliran membahas apa yang efektif atau tidak efektif tentang proses pertemuan saat ini. Mereka juga membahas kemajuan yang mereka rasakan yang kelompok buat tentang topik yang pertemuannya diadakan.
Mengambil perbaikan terus-menerus ke tingkat lain, tim yang sukses menanyai seluruh proyek mereka serta proses untuk menentukan seberapa efektif mereka berhasil menciptakan hasil. Pertemuan di masa depan mencerminkan evaluasi. Pertemuan berevolusi sebagai alat yang lebih efektif untuk membuat hasil organisasi.
Kesimpulan
Hasilnya dapat dicapai dan diprediksi dari pertemuan yang direncanakan dan dilaksanakan dengan baik. Ikuti dua belas rekomendasi ini untuk memastikan bahwa peserta pertemuan mencapai hasil yang diharapkan, positif, dan konstruktif sejak saat mereka berinvestasi dalam pertemuan. Organisasi Anda akan menghargai pencapaian Anda dan rekan kerja Anda akan mencintai Anda ketika Anda menggunakan tips rapat yang efektif ini.