Gunakan Fasilitasi untuk Membuat Pertemuan Lebih Produktif
Peran utama seorang fasilitator adalah menambah nilai pada sesi perencanaan kelompok atau pertemuan dengan menjaga kelompok tetap bekerja dan bergerak bersama ke arah yang sama.
Fasilitator juga memastikan bahwa setiap anggota kelompok berpartisipasi dalam pertemuan tersebut.
Fasilitasi Kelompok
Fasilitasi kelompok atau tim disediakan oleh karyawan internal, atau konsultan eksternal, yang terampil dalam:
- Menyajikan konten dan informasi,
- Merancang dan merumuskan proses yang membantu kelompok mencapai tujuannya,
- Menyediakan struktur yang sesuai untuk rapat , pelatihan, sesi pembentukan tim, atau acara kerja lainnya, sehingga misi grup tercapai dalam sesi tersebut,
- Mempromosikan tanggung jawab bersama untuk hasil pertemuan, dan
- Mengumpulkan peserta dari jawaban atas pertanyaan dan solusi untuk masalah.
Fasilitasi Individu
Ketika individu mengambil bagian dalam proses itu biasanya karena dua atau lebih karyawan mengalami konflik , perselisihan, perlu menetapkan tujuan bersama , atau ada kebutuhan untuk menanyai proyek, proses, atau pengalaman. Seorang fasilitator yang terampil dapat menyediakan struktur, konten, dan proses yang dibutuhkan oleh masing-masing karyawan untuk mencapai solusi yang saling memuaskan untuk masalah mereka.
Karakteristik Individu yang Memberikan Fasilitasi
Fasilitasi adalah keterampilan yang dipelajari yang paling alami bagi individu yang menunjukkan karakteristik seperti:
- Keterampilan kepemimpinan kelompok yang kuat,
- Pengetahuan mendalam tentang proses dan struktur kelompok,
- Pengetahuan tentang dinamika kelompok dan interpersonal dan pemahaman tentang komunikasi verbal dan nonverbal ,
- Kemampuan untuk menyajikan secara kreatif pelatihan dan membangun tim konten dengan cara yang mendorong partisipasi dari peserta sesi,
- Empati bagi orang dan situasi mereka,
- Kemampuan mendengar dan komunikasi yang kuat, dan
- Kemampuan untuk menstrukturkan intervensi dan kejadian kelompok untuk menghasilkan hasil yang diinginkan untuk grup.
Di bawah kepemimpinan seorang fasilitator yang terampil, pertemuan, sesi pembentukan tim, dan kelas pelatihan dapat mencapai hasil yang tidak mungkin tanpa seorang pemimpin. Itu karena peserta tim dalam kelompok sering kekurangan keterampilan, izin, dan dukungan yang diperlukan untuk secara efektif memfasilitasi proses kerja mereka sendiri.
Menghindari Percakapan Bersaing dalam Rapat
Sering kali sulit untuk memiliki hubungan kerja yang efektif dengan orang-orang di tempat kerja. Di sinilah fasilitasi sangat berguna. Fasilitasi kelompok yang efektif dalam pertemuan mengelola interaksi orang-orang sulit yang mengadakan percakapan yang bersaing.
Percakapan di luar topik antara dua atau lebih anggota rapat menghabiskan waktu, menghambat kemajuan kelompok, dan membatasi kontribusi individu kepada tim secara keseluruhan. Selain itu, percakapan yang bersaing dalam beberapa kelompok kecil, bahkan ketika di-topik, menghilangkan anggota tim dari wawasan yang para anggota tim diskusikan.
Ini akhirnya menghasilkan ide-ide terbatas yang dihasilkan dalam pertemuan.
Baik Anda pemimpin rapat, manajer, atau anggota grup, Anda dapat menggunakan gagasan berikut untuk menyatukan kelompok ketika anggota grup mengadakan lebih dari satu diskusi dalam satu waktu.
Mengelola Percakapan Bersaing
- Gunakan komunikasi nonverbal: Lihat dengan mantap pada peserta sesaat. Angkat alis Anda sambil melihat, atau lambaikan ke peserta. Hentikan orang yang memiliki lantai selama satu menit sementara peserta lain bergabung kembali dengan grup. Jangan takut melakukan hal ini – ini adalah bagian dari tugas pemimpin atau ketua tim untuk mengontrol rapat.
- Ajukan pertanyaan: Hubungi salah satu anggota grup yang berpartisipasi dalam percakapan yang bersaing. Dengan ringkasan singkat dari diskusi yang terjadi dalam pertemuan secara keseluruhan, mintalah pendapatnya. Minta dia untuk berbagi ide dengan orang -orang lain dalam rapat .
Katakan, "Saya yakin kita semua akan tertarik pada pemikiran Anda tentang masalah ini, Kerry." Ini mungkin sedikit tidak nyaman untuk Anda, tetapi melayani dua tujuan: Ini membawa percakapan sampingan ke dalam percakapan utama dan itu memungkinkan semua orang tahu bahwa perilaku itu tidak diperbolehkan.
- Intervensi lisan: Tanyalah langsung kepada anggota kelompok yang berpartisipasi dalam percakapan yang bersaing untuk bergabung kembali dengan diskusi kelompok, tanpa menggunakan sarkasme atau amarah. Katakan, "Saya khawatir kita kehilangan ide bagus ketika semua orang berbicara sekaligus. Saya tahu saya tidak bisa melacak semua pemikiran ini." Umumnya, lebih baik menggunakan taktik ini sebagai upaya kedua atau ketiga untuk menarik orang. Ini langsung dan sangat efektif tetapi dapat mempermalukan anggota tim.
- Buat sinyal grup: Sinyal grup mengingatkan peserta untuk mengadakan satu diskusi dalam satu waktu. Sinyal yang berfungsi efektif adalah membuat tanda waktu non-verbal yang diikuti dengan menahan satu jari telunjuk untuk menunjukkan satu pertemuan. Jika ada hubungan yang baik di antara anggota tim, lelucon juga bisa menjadi alat yang efektif. Cobalah sesuatu seperti, "Hei, John dan Jane, berhenti mencoba untuk merencanakan pengambilalihan dunia Anda dan kembali ke pertemuan."
Kata Akhir Tentang Percakapan Bersaing dalam Rapat
Orang menghabiskan sebagian besar minggu kerja mereka menghadiri pertemuan bisnis. Adalah tanggung jawab Anda sebagai manajer atau pemimpin rapat untuk memastikan karyawan memanfaatkan waktu mereka dengan baik. Manajemen rapat yang efektif menjaga waktu mereka dan dengan mengendalikan percakapan sampingan Anda dapat memastikan pertemuan tetap pada topik dan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas.