Pertanyaan-pertanyaan yang Efektivitas Bantuan, Kompetensi Pameran, dan Membangun Hubungan
Komunikasi yang efektif membutuhkan semua komponen komunikasi yang dapat bekerja dengan sempurna untuk "makna bersama," definisi komunikasi favorit saya. Ini sangat penting ketika pertanyaan ditanyakan dan dijawab.
Komponen dalam Komunikasi
Ada lima komponen komunikasi dan keenam yang merupakan keseluruhan lingkungan tempat kerja tempat komunikasi berlangsung. Komponen komunikasi adalah:
- Orang yang mengirim pesan. Pengirim harus menyajikan pesan dengan jelas dan dengan detail yang cukup sehingga penerima berbagi makna dengan pengirim.
- Konteks untuk pesan. Konteksnya adalah bagaimana pesan disampaikan oleh pengirim pesan. Konteks melibatkan komunikasi nonverbal seperti gerak tubuh, bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan elemen seperti nada suara. Sebagian besar konteks untuk pesan hanya tersedia ketika penerima dapat melihat dan mendengar pengirim pesan. Emotikon email dan IM, misalnya, adalah substitusi yang buruk karena pengirim merumuskannya tanpa masukan dari penerima.
Bagian lain dari konteksnya adalah emosi yang terlibat dalam lingkaran komunikasi. Apakah pengirim marah? Apakah penerima acuh tak acuh terhadap isi komunikasi atau menghina pengirim? Emosi manusia normal memengaruhi apakah pesan berhasil dibagikan.
- Orang yang menerima pesan. Penerima harus mendengarkan dengan hati-hati dan penuh perhatian, mengajukan pertanyaan untuk kejelasan, dan parafrasa untuk memastikan bahwa penerima berbagi makna dengan pengirim. Jika penerima mempercayai pengirim, peluang untuk peningkatan komunikasi yang efektif.
- Metode pengiriman yang Anda pilih. Metode pengiriman harus dipilih berdasarkan pada media yang paling efektif untuk menyampaikan makna pesan. Karena metode komunikasi sangat beragam sejak awal komputer dan perangkat seluler, keputusan tentang metode pengiriman menjadi lebih kompleks. Metode pengiriman harus sesuai dengan kebutuhan komunikasi pengirim dan penerima.
Metode komunikasi termasuk komunikasi verbal, pesan instan (IM), email, surat, tanda, poster, video, tangkapan layar, telepon, catatan, formulir, dokumen tertulis, dan banyak lagi. Metode-metode ini akan terus berkembang, dan harapan karyawan untuk komunikasi instan tentang segala hal yang berkaitan dengan pekerjaan mereka akan terus tumbuh.
Komunikasi dalam-orang telah meningkat pentingnya terutama untuk informasi organisasi yang mungkin meminta perubahan, memberikan pengakuan karyawan, atau memungkinkan untuk pertanyaan di tempat. Komunikasi in-person juga disukai karena karyawan memiliki akses ke komponen, konteks.
- Isi pesannya. Isi pesan harus jelas dan disajikan dan dijelaskan dengan cukup rinci untuk mendapatkan pemahaman dari penerima. Jika isi pesan bergema dan menghubungkan, pada tingkat tertentu, dengan keyakinan penerima yang sudah dipegang, itu paling efektif.
Bagaimana Mengajukan Pertanyaan yang Baik Meningkatkan Komunikasi
James O. Pyle dan Maryann Karinch menambahkan hal-hal berikut untuk membantu komunikasi yang efektif.
Dari sumber daya manusia hingga layanan pelanggan, pertanyaan buruk mencemari hampir setiap tempat kerja. Pertanyaan yang buruk sering kali memberikan jawaban yang tidak lengkap atau menyesatkan dan dapat merusak hubungan. Di sisi lain, pertanyaan yang baik adalah alat efisiensi, kompetensi, dan pembangunan hubungan yang berharga.
Ada enam jenis pertanyaan yang bagus: langsung, kontrol, ulangi, persisten, ringkasan, dan tidak relevan. Untuk menggambarkannya secara singkat:
- Langsung: Anda mengajukan pertanyaan sederhana dengan interogasi dasar.
- Kontrol: Anda sudah tahu jawabannya ketika Anda menanyakannya. Ini adalah cara untuk mengetahui apakah orang itu berbohong, tidak tahu, dan / atau tidak memperhatikan.
- Ulangi: Anda mengajukan dua pertanyaan berbeda setelah informasi yang sama.
- Persistent: Anda mengajukan pertanyaan yang sama dengan cara yang berbeda untuk menjelajahi semua aspek dari informasi yang diinginkan.
- Rangkuman: Anda mengajukan pertanyaan yang dimaksudkan untuk memungkinkan sumber mendapatkan kesempatan untuk meninjau kembali jawabannya.
- Tidak relevan: Ini tidak berhubungan dengan subjek yang ingin Anda ketahui, tetapi itu adalah salah satu orang yang mungkin tidak akan berbohong; itu melayani tujuan untuk melihat apa yang sebenarnya "terlihat" dan membuat orang itu terbuka kepada Anda. Itu juga bisa mengikat ke dalam konteks pertukaran pertanyaan.
Rincian tentang 6 Jenis Pertanyaan yang Baik
Langsung
Pertanyaan langsung adalah yang terbaik: Satu interogatif, satu kata kerja, dan satu kata benda atau kata ganti.
- Kamu siapa?
- Apa yang terjadi di pesta itu?
- Kapan kamu tiba di kantor?
- Di mana kunci mobil?
- Mengapa Anda meninggalkan rapat lebih awal?
- Berapa banyak yang Anda bayar untuk iPad itu?
Kontrol
Kapan Anda berkata, "Saya sengaja tidak akan mengajukan pertanyaan langsung?" Ketika Anda memeriksa kebenaran atau keakuratan jawaban, maka Anda menggunakan pertanyaan kontrol dan mencari konsistensi.
Kontrol pertanyaan adalah pertanyaan yang disengaja yang Anda tahu jawabannya sehingga mereka bukan tentang penemuan informasi. Mereka adalah tentang penemuan perilaku, pola bicara, dan tingkat kebenaran atau akurasi. Mungkin itu sesuatu yang Anda bicarakan sebelumnya dengan orang itu.
Jika Anda tahu bahwa seseorang di tim sumber daya manusia Anda mengasingkan karyawan karena karyawan mengirim email untuk mengeluh tentang orang tersebut, Anda mungkin mengajukan pertanyaan kontrol seperti, “Bagaimana hasilnya dalam peninjauan kinerja dengan Pamela hari ini?” Anda sudah memiliki informasi; Anda hanya ingin mengetahui bagaimana SDM Anda menjawab pertanyaan itu.
Ulangi
Anda ingin mendapatkan informasi yang sama dengan dua cara berbeda. Misalnya, jika Anda bertanya, "Berapa banyak orang yang menjadi staf penjualan?" Orang yang berbicara dengan Anda mungkin akan menjawab: "Ada 22 di lapangan." Kemudian, ketika Anda berbicara dengannya tentang sesuatu yang berbeda - area di mana perusahaan memiliki pijakan, misalnya - Anda mungkin bertanya, "Berapa banyak wilayah penjualan yang Anda miliki?"
Dia mungkin menjawab, "22," yang merupakan cara untuk mengkonfirmasi jumlah personel di tim penjualan. Ini bukan tes mutlak, tetapi memberikan nilai dan kepercayaan terhadap apa yang dia katakan sebelumnya. Mereka adalah dua pertanyaan berbeda yang memeriksa ulang informasi yang diberikan.
Dalam menggunakan pertanyaan berulang, Anda juga dapat menemukan perbedaan. Jika sumber Anda dalam contoh ini menjawab bahwa ada 28 wilayah penjualan, Anda ingin beberapa klarifikasi. Mungkin ada alasan yang sangat bagus - tenaga penjualan biasanya memiliki 28 pelengkap, tetapi ada begitu banyak perputaran akhir-akhir ini, bahwa jumlahnya enam pendek - tetapi responsnya menimbulkan keraguan pada fakta bahwa ada ketidakcocokan antara angka personil dan jumlah wilayah penjualan. Ketidakcocokan itu harus mengarah pada pertanyaan lebih lanjut untuk menyelesaikan masalah.
Gigih
Dalam setiap pertukaran di mana lebih dari satu jawaban dapat diberikan untuk sebuah pertanyaan, gunakan pertanyaan yang terus-menerus untuk mendapatkan jawaban yang lengkap. Seperti pertanyaan berulang, pertanyaan terus-menerus juga berguna jika Anda mencurigai bahwa orang itu tidak jujur.
“Kemana kamu pergi berlibur ke California?” Mungkin memancing jawaban, “Disneyland.” Meskipun mungkin Disneyland adalah satu-satunya tempat, logis untuk mengikuti pertanyaan itu dengan, “Di mana lagi?”
Melontarkan pertanyaan yang berulang dan langsung bertanya tentang Disneyland berarti Anda kehilangan kesempatan untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang perjalanan California teman Anda kecuali jika informasi itu bocor keluar di lain waktu.
Ringkasan
Pertanyaan rangkuman bukan tentang menentukan kejujuran sebanyak memberi makan kembali ke sumber apa yang dia katakan sehingga dia memiliki kesempatan untuk berpikir, "Apakah saya benar-benar mengatakan apa yang saya maksudkan?"
Anda menjual berbagai jenis mobil, mulai dari hatchback dua pintu hingga model mewah berukuran penuh. Pasangan muda datang ke ruang pamer dan meminta untuk menguji salah satu model mewah.
"Apa yang akan Anda gunakan mobil untuk sebagian besar waktu?" Anda bertanya.
“Berkendara pulang dan pergi bekerja. Kami bekerja di gedung yang sama, ”katanya.
"Apa lagi yang akan kamu gunakan mobil itu?"
“Perjalanan di akhir pekan untuk melihat orang tua saya. Hal-hal seperti itu. "Dia berhenti dan menambahkan," Mereka tinggal seratus mil jauhnya. "
"Mengapa menurut Anda mobil mewah adalah pilihan terbaik?"
Mereka saling bertukar pandang. Dia mengatakan, "Kami menyukainya lebih baik daripada yang lain."
"Apa warna favorit Anda," Anda bertanya, menatap lurus ke arahnya.
"Merah."
"Jadi biarkan saya melihat apakah saya mendapatkan hak ini. Saya mendengar Anda mengatakan Anda menginginkan mobil merah berukuran penuh di kelas mewah. Seberapa baik deskripsi ini sesuai dengan yang Anda inginkan?" (Anda telah membingkai pertanyaan ringkasan Anda dengan informasi terkait pada kasus ini.)
Mereka saling bertukar pandangan. Dia berkata, "Kami pikir warna yang lebih tenang mungkin lebih baik."
"Bagaimana dengan model mewah membuat Anda berpikir itu yang terbaik untuk Anda?" (Sekali lagi, ini adalah cara meringkas dan memverifikasi apa yang Anda dengar. Anda ingin mengetahui apakah mereka begitu terpikat dengan tampilan mahal mobil yang tidak ingin mereka pertimbangkan, atau jika jawaban pertama menyamarkan fakta yang menonjol.)
"Ayah saya mengatakan ini adalah mobil teraman di jalan."
Jawaban atas pertanyaan ringkasan memberi tahu Anda bahwa mereka mungkin, pada kenyataannya, menyukainya, tetapi bukan karena tampilannya. Anda membaca yang tersirat. Mereka baru saja memulai hidup bersama. Ayahnya mungkin mengirim mereka ke dealer untuk membeli "mobil teraman di jalan," yang akan dia bantu beli. Anda memutuskan untuk melanjutkan penjualan, mengetahui bahwa pembayaran di muka dan permohonan pinjaman mungkin akan memberi Anda sisa cerita.
Beberapa orang mungkin tidak nyaman mengajukan pertanyaan ringkasan seperti yang tertanam dalam pertemuan penjualan ini karena mereka tidak ingin terlihat berpikiran sederhana atau lalai. Jika Anda menanyakan pertanyaan dengan cara yang persis sama seperti yang Anda tanyakan pertama kali, maka mereka mungkin memiliki kesimpulan yang valid.
Anda juga tidak ingin menanyakan pertanyaan yang sama dua kali berturut-turut bahkan jika Anda mengubah kalimatnya. Dengan menempatkan jarak antara saat pertama kali Anda mengajukan pertanyaan dan yang kedua, dan mengulang pertanyaan sedikit, Anda hanya tampil sebagai seseorang yang benar-benar tertarik pada apa yang orang lain katakan.
Tidak relevan
Anda mungkin mendeteksi bahwa orang yang menjawab pertanyaan Anda tampaknya stres; pertanyaan yang tidak relevan bisa mengurangi ketegangan. Atau, mungkin Anda perlu waktu untuk berpikir atau mengacu pada catatan Anda, jadi Anda menggunakan pertanyaan hanya untuk membelikan Anda sedikit ruang dan waktu.
Dalam mengajukan pertanyaan yang runcing seperti, "Proyek apa yang Anda lakukan di masa lalu yang gagal?" Dan "Bagaimana Anda mencoba untuk memperbaiki masalah?" Anda dapat dengan mudah membuat calon pekerjaan merasa seolah-olah dia berada di tengah-tengah interogasi medan perang .
Sang kandidat mungkin berkata, "Saya mencoba mengatasi masalah dengan mengerahkan departemen di sekitar tujuan bersama - cara saya mendapatkan tim liga kecil putra saya untuk fokus memukul bola."
Anda dapat memberi kandidat istirahat dengan bertanya, “Sudah berapa lama Anda melatih liga kecil?” Sebelum Anda kembali ke diskusi tentang kekeliruannya dan bagaimana ia berusaha memperbaikinya.
Akhirnya, berikut adalah dua cara untuk merusak pertanyaan yang dimulai dengan semua komponen yang diperlukan dan akhirnya gagal.
- Menambahkan terlalu banyak kualifikasi atau kata dan frasa lain yang mengalihkan perhatian dari pertanyaan. Misalnya, "Apa yang Anda miliki untuk sarapan di restoran di mana bangku konter vinil retak dan ditutupi dengan lakban?"
- Tidak menunggu jawaban juga umum. Anda bertanya, "Apa makanan favorit Anda?" Orang itu berpikir sejenak daripada segera menanggapi. Anda berpadu, “Daging sapi panggang?” Diam adalah alat bertanya yang efektif.
Jangan kehilangan penemuan, informasi, petunjuk sebagai akibat dari membuka mulut Anda ketika Anda perlu membuka telinga Anda. Ingat aturan "dua telinga, satu mulut" untuk mendapatkan yang terbaik dari pertanyaan.
Lingkungan dan Komunikasi
Komponen komunikasi di atas mempromosikan makna bersama ketika mereka beroperasi bersama untuk menyampaikan pesan secara efektif. Lingkungan kerja di mana komponen-komponen tersebut berlangsung juga mempengaruhi komunikasi dan apakah komunikasi diterima.
Ketika Anda mengajukan pertanyaan yang valid, Anda membangun hubungan dan menginspirasi kepercayaan diri. Pertanyaan membentuk bagian lain dari fondasi untuk komunikasi di tempat kerja yang berbagi makna
Di lingkungan kerja yang menekankan komunikasi terbuka, keterlibatan karyawan , dan tujuan bersama, komunikasi lebih sering dan lebih efektif. Tapi, harapan untuk komunikasi yang signifikan membuat bar lebih tinggi di tempat kerja terbaik ini. Jadi, bahkan dalam lingkungan kerja karyawan yang berfokus pada karyawan, karyawan mengeluh bahwa mereka tidak tahu apa yang sedang terjadi.
Karena semua komponen dan lingkungan keseluruhan tempat kerja individu, komunikasi tetap menantang. Pertanyaan kuno tentang siapa yang perlu tahu apa dan kapan mereka perlu tahu itu tidak pernah sepenuhnya dijawab hanya tentang kepuasan siapa pun.
Keluhan karyawan tentang terlalu banyak informasi, tidak cukup informasi, dan bahkan, informasi yang berlebihan, akan terus bergema di tempat kerja. Anda tidak akan pernah menyembuhkan masalah komunikasi tetapi, dengan komitmen dan perhatian, Anda dapat meningkatkan efektivitas komunikasi interpersonal Anda dan komunikasi di tempat kerja Anda.
Lebih Terkait dengan Komunikasi Tempat Kerja yang Efektif