Pelajari Cara Menulis Surat Simpati untuk Membantu Karyawan yang Bersedih
Tidak peduli apa pun yang Anda lakukan untuk secara simpatik membantu karyawan atau rekan kerja Anda menangani situasi sedih mereka, hampir selalu tepat untuk menulis surat simpati . Catatan dukacita selalu dihargai oleh karyawan yang menghargai menerima pesan simpati Anda selama masa kesedihan mereka.
Template ini menyediakan panduan sehingga Anda dapat menulis surat simpati Anda sendiri di tempat kerja Anda. Ini menekankan faktor-faktor yang akan membuat catatan belasungkawa Anda menyampaikan pesan simpati yang tepat.
Tulis Surat Simpati untuk Mengucapkan Belasungkawa Sepenuh Hati
Mulai pesan simpati Anda di alat tulis normal Anda dengan nama dan alamat dan tanggal Anda. Atau, jika Anda telah memilih untuk menulis surat pada kartu atau sepotong alat tulis, mulailah dengan tanggal.
Email juga menjadi semakin diterima sebagai media komunikasi, tetapi surat tulisan tangan resmi atau catatan yang diketik adalah pilihan yang lebih baik untuk surat belasungkawa. Pesan simpati email meninggalkan kesan yang langgeng bahwa korespondensi Anda adalah bisnis seperti biasa — sama sekali bukan pesan simpati yang ingin Anda sampaikan.
Selanjutnya, tulis, Yth. (Nama Pegawai),
Mulailah surat Anda dengan deskripsi acara dan simpati Anda. Tergantung pada hubungan Anda dengan karyawan (misalnya, surat simpati staf HR kepada karyawan), Anda mungkin perlu menulis catatan perusahaan, tetapi Anda mungkin juga ingin menulis catatan pribadi kedua.
Fokus artikel ini adalah surat simpati resmi perusahaan. Umumnya lebih formal daripada catatan yang Anda kirim ke teman atau rekan kerja pribadi.
Contoh: Kami ingin menyampaikan simpati kami atas kehilangan ibu Anda baru-baru ini. Kehilangan anggota keluarga dekat selalu menyedihkan dan kami ingin Anda tahu bahwa kami sangat menyesal atas kehilangan Anda.
Tawarkan untuk membantu karyawan selama masa berduka tanpa mewajibkan sumber daya perusahaan atau menetapkan preseden yang tidak akan dapat Anda tawarkan kepada semua karyawan.
Contoh: Beri tahu kami jika ada hal yang dapat kami lakukan untuk membantu Anda ketika Anda menghadapi kehilangan ibu Anda.
Menawarkan informasi tambahan tentang sumber daya perusahaan yang tersedia untuk karyawan selama masa kesedihan mereka.
Contoh: Anggota staf Sumber Daya Manusia telah membantu Anda mengakses informasi manfaat Anda dan kami telah membagikan kebijakan berkabung kami dengan Anda. Jika Anda memiliki kebutuhan yang melampaui parameter kebijakan, harap beri tahu kami sehingga kami dapat menangani situasi Anda secara individual.
Praktik perusahaan di masa lalu adalah memberikan waktu cuti tambahan yang belum dibayar untuk menangani masalah terkait kematian, perjalanan keluar-negara, dan masalah hukum yang memakan waktu.
Akhiri catatan Anda dengan tawaran dukungan yang ditegaskan kembali. Karyawan mungkin tidak membutuhkan atau menginginkan sesuatu dari Anda tetapi penting bahwa Anda membuat penawaran. Anda jarang akan menemukan bantuan Anda dikejar, tetapi, Anda akan menunjukkan bahwa Anda peduli.
Contoh: Kami berkomitmen untuk membantu Anda melalui masa sulit dalam perjalanan hidup ini. Hilangnya ibumu sedih dan kami mendukung usahamu untuk maju.
Tolong beri tahu kami bagaimana kami dapat membantu.
Berakhir: Gunakan tanda tangan normal Anda. Salam adalah tanda umum untuk mengakhiri pesan simpati. Atau, Anda perlu menemukan cara Anda sendiri yang nyaman untuk mengakhiri dan menutup surat belasungkawa.
Penutupan tambahan termasuk:
- Dengan hangat
- Hormat saya
- Dengan Salam Hangat
- Memikirkanmu
- Terbaik
- Semoga sukses
- Dengan simpati
Ini adalah komponen-komponen surat simpati dengan tautan ke langkah-langkah yang mungkin diambil perusahaan sebelumnya dalam proses mendukung seorang karyawan dalam momen dukacita dan dukacita yang menyedihkan.
Lihat lebih lanjut tentang bagaimana seorang majikan dapat membantu karyawan dan rekan kerja menangani duka dan duka .
Harap diingat, saat Anda menulis pesan simpati Anda, bahwa tidak mungkin Anda mengetahui semua rincian hubungan karyawan Anda dengan kerabatnya. Selain itu, Anda akan jarang memiliki semua rincian tentang penyakit karyawan atau tragedi anggota keluarga.
Jadi, batasi asumsi yang Anda ungkapkan dalam surat simpati Anda. Menjaga agar pesan netral adalah pendekatan terbaik Anda ketika Anda menulis surat simpati Anda. (Sebagai contoh, seorang karyawan dan ibunya mungkin memiliki hubungan yang jauh dan tidak bahagia selama dua puluh tahun. Anda tidak tahu. Jadi jangan menulis pesan simpati yang mengasumsikan hubungan yang dekat dan penuh kasih. Ucapan belasungkawa Anda akan jatuh di telinga yang tuli. )
Contoh Surat Simpati
Elizabeth yang terhormat,
Kami sangat menyesal mendengar tentang kematian ibumu. Kehilangan anggota keluarga selalu sulit. Harap beri tahu kami jika ada hal yang dapat kami lakukan untuk membantu Anda selama masa percobaan ini.
Anda memenuhi syarat untuk tiga hari waktu lunas sebagaimana tercantum dalam kebijakan pemecatan karyawan kami. Kami, di masa lalu, memberikan tambahan waktu tidak dibayar untuk karyawan ketika perjalanan dan bisnis pribadi yang terkait dengan kematian membutuhkan lebih banyak waktu jauh dari pekerjaan.
Harap beri tahu manajer atau Sumber Daya Manusia Anda jika Anda perlu meminta waktu tambahan. Kami juga dapat bekerja dengan jadwal yang fleksibel jika bisnis keluarga Anda harus diselesaikan selama jam kerja.
Kami berkomitmen untuk membantu Anda melalui masa sulit dalam perjalanan hidup ini. Kami bersimpati pada hilangnya ibu Anda dan kami ingin mendukung upaya Anda untuk bergerak maju dengan bisnis hidup Anda. Tolong beri tahu kami bagaimana kami dapat membantu.
Salam,
Susan
Direktur Sumber Daya Manusia
Manajer karyawan juga dapat mempertimbangkan mengirimkan surat atau catatan simpati. Ini lebih tepat ditulis pada kartu catatan dan dikirim secara informal karena surat resmi perusahaan telah dikirim oleh staf Sumber Daya Manusia.
Rekan kerja dan teman-teman juga didorong untuk memperluas simpati dalam menanggapi momen-momen brutal hidup.