Langkah demi langkah menuju Sistem Manajemen Kinerja
Lagi pula, berapa banyak orang di organisasi Anda yang ingin mendengar bahwa mereka kurang sempurna tahun lalu? Berapa banyak manajer yang ingin menghadapi argumen dan semangat yang berkurang yang dapat dihasilkan dari proses penilaian kinerja ?
Berapa banyak pengawas yang merasa bahwa waktu mereka dihabiskan secara profesional untuk mendokumentasikan dan memberikan bukti untuk mendukung umpan balik mereka - sepanjang tahun? Plus, output yang paling penting untuk penilaian kinerja, dari pekerjaan setiap orang, tidak dapat ditentukan atau diukur dalam sistem kerja Anda saat ini. Buat sistem penilaian satu langkah lebih keras untuk mengelola dan mengikat kenaikan gaji karyawan ke peringkat numerik mereka.
Jika tujuan sebenarnya dari penilaian kinerja adalah pengembangan karyawan dan peningkatan organisasi, pertimbangkan untuk pindah ke sistem manajemen kinerja . Tempatkan fokus pada apa yang benar-benar ingin Anda ciptakan dalam organisasi Anda - manajemen kinerja dan pengembangan.
Sebagai bagian dari sistem itu, Anda akan ingin menggunakan daftar periksa ini untuk memandu partisipasi Anda dalam manajemen kinerja dan proses pengembangan. Anda juga dapat menggunakan daftar periksa ini untuk membantu Anda dalam proses penilaian kinerja yang lebih tradisional.
Jika Anda mengikuti daftar periksa ini, saya yakin Anda akan menawarkan manajemen kinerja dan sistem pengembangan yang akan meningkatkan proses penilaian Anda saat ini secara signifikan. Staf akan merasa lebih baik tentang partisipasi dan sistem manajemen kinerja bahkan dapat berdampak positif terhadap kinerja.
Persiapan dan Perencanaan untuk Manajemen Kinerja
Banyak pekerjaan yang diinvestasikan, pada bagian depan, untuk meningkatkan proses penilaian karyawan tradisional. Bahkan, manajer dapat merasa seolah-olah proses baru terlalu memakan waktu.
Setelah fondasi tujuan perkembangan di tempat, bagaimanapun, waktu untuk mengelola sistem menurun. Masing-masing langkah ini diambil dengan partisipasi dan kerja sama dari karyawan, untuk hasil terbaik.
Manajemen dan Pengembangan Kinerja dalam Sistem Kerja Umum
- Tentukan tujuan pekerjaan , tugas pekerjaan, dan tanggung jawab .
- Definisikan sasaran kinerja dengan hasil yang terukur.
- Tentukan prioritas dari setiap tanggung jawab dan sasaran pekerjaan.
- Definisikan standar kinerja untuk komponen utama pekerjaan.
- Adakan diskusi sementara dan berikan umpan balik tentang kinerja karyawan, lebih disukai harian, diringkas dan didiskusikan, setidaknya, setiap tiga bulan. (Berikan umpan balik positif dan konstruktif.)
- Mempertahankan catatan kinerja melalui laporan insiden kritis. (Catatan Jot tentang kontribusi atau masalah sepanjang kuartal, dalam file karyawan .)
- Berikan kesempatan untuk umpan balik yang lebih luas. Gunakan sistem umpan balik kinerja 360 derajat yang menggabungkan umpan balik dari rekan karyawan, pelanggan, dan orang-orang yang mungkin melapor kepadanya.
- Kembangkan dan kelola rencana pembinaan dan peningkatan jika karyawan tidak memenuhi harapan.
Persiapan Segera untuk Rapat Perencanaan Pengembangan Kinerja
- Jadwalkan rapat Perencanaan Pengembangan Kinerja (PDP) dan tentukan pra-kerja dengan anggota staf untuk mengembangkan rencana pengembangan kinerja (PDP) .
- Anggota staf meninjau kinerja pribadi, mendokumentasikan komentar penilaian diri dan mengumpulkan dokumentasi yang diperlukan, termasuk hasil umpan balik 360 derajat , bila tersedia.
- Pengawas mempersiapkan rapat PDP dengan mengumpulkan data termasuk catatan kerja, laporan, dan masukan dari orang lain yang akrab dengan pekerjaan orang staf.
- Keduanya memeriksa bagaimana kinerja karyawan terhadap semua kriteria, dan memikirkan area untuk pengembangan potensial.
- Kembangkan sebuah rencana untuk pertemuan PDP yang mencakup jawaban atas semua pertanyaan pada alat pengembangan kinerja dengan contoh, dokumentasi dan sebagainya.
Rapat Pengembangan Kinerja (PDP)
- Buat pengaturan dan hubungan pribadi yang nyaman dengan staf.
- Diskusikan dan sepakati tujuan dari pertemuan, untuk membuat rencana pengembangan kinerja .
- Anggota staf mendiskusikan pencapaian dan kemajuan yang telah dia capai selama kuartal tersebut.
- Anggota staf mengidentifikasi cara-cara di mana ia ingin mengembangkan lebih lanjut kinerja profesionalnya, termasuk pelatihan, penugasan, tantangan baru, dan sebagainya.
- Pengawas mendiskusikan kinerja untuk kuartal dan menyarankan cara-cara di mana anggota staf dapat mengembangkan kinerjanya lebih lanjut.
- Tambahkan pemikiran penyelia ke area pengembangan dan peningkatan yang dipilih karyawan.
- Diskusikan area kesepakatan dan perselisihan, dan capai konsensus.
- Periksa tanggung jawab pekerjaan untuk kuartal mendatang dan secara umum.
- Sepakati standar kinerja untuk tanggung jawab pekerjaan utama.
- Tentukan gol untuk kuartal ini.
- Diskusikan bagaimana tujuan mendukung pencapaian rencana bisnis organisasi, tujuan departemen, dan sebagainya.
- Sepakati pengukuran untuk setiap tujuan.
- Dengan asumsi kinerja memuaskan, buat rencana pengembangan dengan staf, yang membantunya tumbuh secara profesional dengan cara yang penting baginya.
- Jika kinerja kurang memuaskan, kembangkan rencana peningkatan kinerja tertulis, dan jadwalkan rapat umpan balik yang lebih sering . Ingatkan karyawan tentang konsekuensi yang terkait dengan kinerja buruk yang terus berlanjut .
- Supervisor dan karyawan mendiskusikan umpan balik karyawan dan saran-saran konstruktif untuk supervisor dan departemen.
- Diskusikan hal lain yang ingin didiskusikan oleh pengawas atau karyawan, semoga, menjaga lingkungan positif dan konstruktif yang telah ditetapkan selama ini, selama pertemuan.
- Saling menandatangani alat pengembangan kinerja untuk menunjukkan diskusi telah terjadi.
- Akhiri pertemuan dengan cara yang positif dan suportif. Pengawas mengungkapkan keyakinan bahwa karyawan dapat menyelesaikan rencana dan bahwa supervisor tersedia untuk dukungan dan bantuan.
- Tetapkan kerangka waktu untuk tindak lanjut formal, umumnya setiap tiga bulan.
Mengikuti Rapat Proses Pengembangan Kinerja
- Jika rencana peningkatan kinerja diperlukan , tindak lanjuti pada waktu yang ditentukan.
- Tindak lanjuti dengan umpan balik kinerja dan diskusi secara teratur sepanjang kuartal ini. (Seorang karyawan tidak boleh terkejut tentang isi umpan balik pada pertemuan pengembangan kinerja.)
- Pengawas perlu menjaga komitmen relatif terhadap rencana pengembangan yang disepakati, termasuk waktu yang dibutuhkan jauh dari pekerjaan, pembayaran untuk kursus, menyetujui penugasan kerja dan sebagainya.
- Pengawas harus bertindak berdasarkan umpan balik dari anggota departemen dan memberi tahu anggota staf tentang apa yang telah berubah, berdasarkan umpan balik mereka.
- Teruskan dokumentasi yang sesuai ke kantor Sumber Daya Manusia dan simpan salinan rencana untuk akses mudah dan rujukan.