Cara Berkomunikasi Jadi Karyawan Mendengarkan dan Mengambil Tindakan
Organisasi mengadakan tinjauan kinerja untuk memberikan umpan balik, mendorong pengembangan karyawan dan menilai kemajuan dan kontribusi karyawan. Apakah seorang karyawan memenuhi dan melampaui ekspektasi pekerjaan adalah komponen penting dari umpan balik tinjauan kinerja.
Tinjauan kinerja formal menantang keterampilan komunikasi manajer karena karyawan memahami bahwa peninjauan kinerja akan mempengaruhi kompensasinya. Ini dapat menyebabkan konflik, kecemasan dan perasaan terluka. Terlepas dari bagaimana organisasi Anda mempraktekkan umpan balik kinerja, ketika Anda perlu mengadakan percakapan yang sulit , frasa dan pendekatan ini akan membantu. Berikut beberapa taktik untuk memberikan umpan balik.
Kinerja Anda Luar Biasa
Komunikasi ini mudah, tetapi Anda dapat meningkatkan dampak dan efeknya. Sebutkan alasan dan berikan contoh alasan untuk menilai kinerja karyawan sebagai luar biasa. Karyawan akan belajar dari contoh Anda dan Anda dapat mendorongnya untuk melakukan lebih banyak tindakan yang diidentifikasi sebagai sesuatu yang patut dicatat.
Anda Saat Ini Berkinerja dan Kinerja Anda Dapat Diperbaiki
Komunikasikan bahwa karyawan tersebut bekerja dan memenuhi harapan persyaratan pekerjaan, tetapi dia memiliki kesempatan untuk meningkatkan kinerja dan bertujuan untuk menjadi kontributor yang luar biasa.
Buat garis besar area yang perlu diperhatikan.
Tunjukkan bahwa meskipun kinerjanya membuat dia memenuhi syarat untuk kenaikan gaji karena dia berhasil melaksanakan persyaratan pekerjaan yang paling penting, Anda ingin melihat peningkatan di bidang-bidang tertentu.
Tandaskan bahwa jika karyawan ingin mendapatkan kenaikan gaji setinggi mungkin setiap tahun, ia perlu meningkatkan kinerja saat ini untuk mencapai tujuan tersebut.
Diskusikan area di mana dia memiliki peluang terbesar untuk perbaikan.
Kinerja Anda Tidak Sesuai dengan Harapan
Perhatikan bahwa sementara kita membahas kinerja selama pertemuan mingguan, itu tidak membaik dan sudah waktunya untuk membicarakan rencana tindakan. Semua karyawan diharapkan minimal untuk melakukan ekspektasi pekerjaan mereka.
Tunjukkan bidang kinerja utama yang perlu ditingkatkan sebelum Anda dapat menentukan bahwa kinerjanya memenuhi harapan kerja minimum.
Tunjukkan bahwa karyawan tidak melakukan ekspektasi kerja minimum yang Anda diskusikan untuk tahun ini. Anda mungkin menambahkan, "Mungkin saya tidak mengomunikasikan informasi ini dengan jelas sehingga Anda memahami implikasi dari kinerja buruk Anda yang berkelanjutan. Saya telah memutuskan bahwa langkah kami berikutnya adalah rencana peningkatan kinerja di mana kami menetapkan tujuan, membuat perjanjian, menetapkan tenggat waktu dan tanggal jatuh tempo dan sering bertemu untuk menilai kemajuan. "
Karyawan Tidak Memahami Apa yang Anda Ketahui tentang Dia
Jangan terus mengulang informasi yang sama ketika seorang karyawan tampaknya tidak memahami apa yang Anda coba komunikasikan. Temukan cara lain untuk mengatakan hal yang sama dan berharap salah satu dari mereka akan mengomunikasikan kekhawatiran Anda dengan jelas. (Perlu diingat bahwa terkadang kurangnya kejelasan menyuarakan ketidaksetujuan.)
Katakan kepada karyawan bahwa Anda terbuka untuk setiap pertanyaan yang dapat membantu memperjelas poin-poin yang tidak ia pahami. Terakhir, minta dia meringkas pemahamannya tentang bidang-bidang utama Anda yang menjadi perhatian. (Anda kemudian dapat menentukan apa yang tidak dipahami dan seberapa jauh Anda dalam berkomunikasi.)
Karyawan Tidak Setuju Dengan Apa yang Anda Ketahui
Ketika Anda mencoba untuk secara jelas mengkomunikasikan masalah yang Anda catat dengan kinerja karyawan dan karyawan tidak sependapat, pertanyaan adalah salah satu pendekatan yang disarankan.
- Dapatkah Anda memberikan contoh yang akan menunjukkan kepada saya apa yang salah dengan penilaian saya terhadap kinerja Anda?
- Menurut Anda apa yang saya salah pahami tentang kinerja yang saya amati secara teratur pada kuartal ini?
Umpan balik yang saya terima dari rekan kerja Anda, anggota tim, dan manajer lain konsisten dengan pengamatan saya.
Akibatnya, saya tahu bahwa Anda tidak setuju dengan penilaian saya, tetapi saya belum mendengar apa pun hari ini yang membuat saya ingin mengubahnya. Untuk saat ini, penilaian saya akan berdiri. Saya akan dengan senang hati mendiskusikan kinerja Anda lebih lanjut dalam sebulan pada pertemuan mingguan kami setelah saya melihat bukti peningkatan di bidang ini ...
Meringkas untuk Memastikan Pemahaman
Katakan kepada karyawan: "John, bisakah Anda meringkas diskusi kami di sini hari ini agar saya tahu bahwa Anda dan saya ada di halaman yang sama ?" Mengungkapkan keyakinan pada kemampuan karyawan untuk belajar, tumbuh, berubah, atau meningkatkan: "Saya yakin bahwa Anda akan dapat membuat perubahan yang telah kita diskusikan hari ini. Saya percaya bahwa Anda akan dapat melakukan perbaikan ini karena Anda memiliki bakat dan keterampilan yang dibutuhkan untuk kinerja di atas rata-rata. Saya siap membantu Anda ketika Anda menghadapi hambatan untuk kesuksesan Anda atau jika Anda merasa Anda akan melewatkan tenggat waktu atau tenggat waktu. Beri tahu saya kapan hal ini terjadi segera setelah Anda menyadarinya . "
Tetapkan Rencana Tindak Lanjut
Negara: "Mari kita membuat rencana bersama untuk mengejar perbaikan ini. Saya ingin memiliki poin umpan balik yang cukup sering sehingga kita tahu ketika masalah sedang terjadi. Luangkan waktu antara sekarang dan Kamis untuk datang dengan rencana untuk membuat perubahan ini. Hari Kamis, Anda dan saya dapat menyetujui tujuan dan jadwal untuk rencana tersebut. Saya akan memikirkannya juga dan bersiaplah dengan ide-ide saya. "
Mencapai Kesepakatan tentang Rencana Aksi
Tanyakan kepada karyawan: " Apakah Anda setuju bahwa ini adalah rencana yang dapat dicapai? Kami telah menyusun rencana ini bersama-sama dan saya yakin bahwa Anda akan dapat mencapai peningkatan yang diperlukan dalam garis waktu yang kami kembangkan. Apakah Anda setuju? Apa kekhawatiran yang Anda miliki yang bisa kita bicarakan hari ini? "
Mengumumkan Keputusan Membayar Bahwa Itu Akan Tidak Populer
Katakan kepada karyawan: "Berdasarkan kinerja Anda tahun ini, saya telah menetapkan bahwa Anda tidak memenuhi syarat untuk kenaikan gaji. Karena Anda belum mencapai ekspektasi pekerjaan Anda, Anda tidak akan menerima kenaikan gaji siklus ini. Saya akan dengan senang hati membahas hal ini. lebih lanjut dalam 4-6 bulan setelah saya melihat peningkatan berkelanjutan dalam kinerja Anda. "
Nyatakan jumlah kenaikan gaji dan jumlah gaji yang akan meningkatkan gaji karyawan dengan kenaikan gaji baru. Persentase tidak selalu memotivasi. Sementara karyawan kemungkinan akan melakukan matematika, tujuan Anda adalah membuatnya sadar akan perubahan dalam pembayaran. Contoh: " Kenaikan gaji Anda adalah $ 500, sehingga total gaji Anda menjadi $ 55.000."
Ketika Anda berkomunikasi dengan jelas dan menghindari reaksi defensif, Anda dapat mengekspresikan harapan Anda dengan cara yang didengar oleh karyawan. Bicaralah agar karyawan mendengarkan, memahami, dan meningkatkan - bagaimanapun juga, bukankah itu tujuannya?