Entah itu tinjauan kinerja , rapat penyesuaian gaji, atau pelaksanaan rencana peningkatan kinerja (PIP) , kiat ini akan membantu Anda lebih percaya diri memimpin rapat.
Kiat-kiat ini berlaku dalam percakapan harian Anda dengan karyawan. Mereka juga penting dalam pertemuan formal dan berkala Anda dengan karyawan untuk mendiskusikan sasaran dan kinerja pekerjaan. Sepuluh tips ini akan membantu Anda membuat ulasan kinerja positif dan memotivasi. Mereka akan meningkat — bukan mengempis — kemampuan Anda untuk berinteraksi dengan karyawan pelaporan Anda.
Tips Peninjauan Kinerja
Karyawan tidak boleh mendengar tentang kinerja atau kinerja positif yang membutuhkan perbaikan untuk pertama kalinya pada rapat diskusi kinerja formal Anda kecuali itu adalah informasi atau wawasan baru. Manajer yang efektif membahas kinerja positif dan area untuk peningkatan secara teratur, bahkan setiap hari atau setiap minggu. Bertujuan untuk membuat isi diskusi ulasan kinerja menekankan kembali poin-poin penting.
Demi memberikan umpan balik yang teratur, tinjauan kinerja bukanlah acara tahunan . Pertemuan triwulan direkomendasikan dengan karyawan.
Dalam satu perusahaan menengah, perencanaan pekerjaan dan evaluasi terjadi dua kali setahun. Perencanaan pengembangan karir bagi karyawan juga dijadwalkan dua kali setahun, sehingga karyawan tersebut mendiskusikan pekerjaan dan karirnya, secara resmi, empat kali setahun.
Tidak peduli komponen proses peninjauan kinerja Anda, langkah pertama adalah penetapan sasaran .
Sangat penting bahwa karyawan tahu persis apa yang diharapkan dari kinerjanya. Diskusi berkala Anda tentang kinerja perlu fokus pada bagian-bagian yang signifikan dari pekerjaan karyawan.
Anda perlu mendokumentasikan rencana kerja ini: sasaran dan harapan dalam rencana kerja atau format harapan pekerjaan , atau dalam format majikan Anda. Tanpa kesepakatan tertulis dan gambar yang dibagikan tentang tujuan karyawan, kesuksesan untuk karyawan itu tidak mungkin.
Selama persiapan dan penetapan tujuan, Anda perlu membuat bagaimana Anda akan mengevaluasi kinerja karyawan dengan jelas. Jelaskan dengan tepat apa yang Anda cari dari karyawan dan bagaimana Anda akan menilai kinerjanya. Diskusikan dengan karyawan perannya dalam proses evaluasi. Jika proses peninjauan kinerja organisasi Anda termasuk evaluasi diri karyawan , bagikan formulir dan bicarakan tentang apa yang diperlukan evaluasi diri.
Berbagi Format Peninjauan Kinerja
Pastikan Anda juga berbagi format ulasan kinerja dengan karyawan, jadi dia tidak terkejut pada akhir periode waktu peninjauan kinerja. Komponen penting dari diskusi evaluasi ini adalah untuk berbagi dengan karyawan bagaimana organisasi Anda akan menilai kinerja.
Karyawan perlu memahami bahwa jika dia melakukan apa yang diharapkan, dia akan dianggap sebagai karyawan yang berprestasi.
Di beberapa organisasi yang memeringkat karyawan, ini setara dengan tiga pada skala lima poin. Seorang karyawan harus melakukan lebih dari sekadar bekerja untuk dianggap sebagai karyawan yang luar biasa.
Hindari tanduk dan efek halo di mana segala sesuatu yang didiskusikan dalam pertemuan tersebut melibatkan peristiwa-peristiwa positif dan negatif baru-baru ini. Peristiwa terkini mewarnai penilaian Anda terhadap kinerja karyawan. Sebaliknya, Anda bertanggung jawab untuk mendokumentasikan kejadian positif seperti proyek yang selesai, dan kejadian negatif seperti tenggat waktu yang terlewat, selama periode waktu yang ditinjau oleh peninjauan kinerja.
(Dalam beberapa organisasi, ini disebut laporan insiden kritis.) Mintalah karyawan untuk melakukan hal yang sama sehingga bersama-sama Anda mengembangkan pandangan komprehensif terhadap kinerja karyawan selama periode waktu yang dibahas oleh diskusi Anda.
Kumpulkan Umpan Balik
Mintalah umpan balik dari rekan kerja yang telah bekerja sama dengan karyawan. Kadang-kadang disebut umpan balik 360 derajat karena Anda memperoleh umpan balik untuk karyawan dari atasan, rekan kerja, dan staf pelaporan apa pun, Anda menggunakan umpan balik untuk memperluas informasi kinerja yang Anda berikan untuk karyawan tersebut.
Mulailah dengan diskusi informal untuk mendapatkan informasi umpan balik. Pertimbangkan untuk mengembangkan format sehingga umpan balik mudah dicerna dan dibagikan dengan pengelola. Jika perusahaan Anda menggunakan formulir yang Anda isi sebelum pertemuan, berikan tinjauan kinerja kepada karyawan sebelum rapat. Ini memungkinkan karyawan untuk mencerna isinya sebelum dia mendiskusikan detailnya dengan Anda. Gerakan sederhana ini dapat menghilangkan banyak emosi dan drama dari pertemuan peninjauan kinerja.
Mempersiapkan Diskusi
Persiapkan diskusi dengan karyawan. Jangan pernah melakukan tinjauan kinerja tanpa persiapan. Jika Anda mendukungnya, tinjauan kinerja gagal. Anda akan kehilangan peluang utama untuk umpan balik dan peningkatan, dan karyawan tidak akan merasa terdorong tentang keberhasilannya. Dokumentasi yang Anda pertahankan selama periode peninjauan kinerja berfungsi dengan baik saat Anda mempersiapkan peninjauan kinerja karyawan.
Jika diperlukan, praktikkan pendekatan dengan staf Sumber Daya Manusia Anda, rekan kerja, atau manajer Anda. Catatan Jot dengan poin-poin utama dari umpan balik. Cantumkan butir-butir yang dengan jelas mengilustrasikan poin yang ingin Anda buat kepada karyawan. Semakin Anda dapat mengidentifikasi pola dan memberikan contoh, semakin baik karyawan akan memahami dan dapat bertindak berdasarkan umpan balik.
Bertemu dengan Karyawan
Ketika Anda bertemu dengan karyawan, habiskan waktu pada aspek positif dari kinerjanya. Dalam kebanyakan kasus, diskusi tentang komponen positif dari kinerja karyawan harus memakan waktu lebih lama daripada komponen negatif.
Untuk karyawan yang berkinerja di atas rata-rata dan karyawan yang bekerja, umpan balik positif dan diskusi tentang bagaimana karyawan dapat terus mengembangkan kinerjanya harus terdiri dari mayoritas diskusi. Karyawan akan menemukan ini bermanfaat dan memotivasi.
Tidak ada kinerja karyawan yang sepenuhnya negatif — jika demikian, mengapa karyawan tetap bekerja untuk organisasi Anda? Tapi, jangan mengabaikan area yang perlu ditingkatkan juga. Khusus untuk karyawan yang kinerjanya buruk, berbicara langsung dan jangan berbasa-basi. Jika Anda tidak langsung, karyawan tidak akan memahami keseriusan situasi kinerja. Gunakan contoh dari seluruh periode waktu yang dicakup oleh peninjauan kinerja.
Percakapan adalah Kunci untuk Rapat Kinerja Produktif
Semangat di mana Anda mendekati percakapan ini akan membuat perbedaan apakah itu efektif. Jika niat Anda tulus, untuk membantu meningkatkan karyawan, dan Anda memiliki hubungan positif dengan karyawan, percakapan menjadi lebih mudah dan lebih efektif.
Karyawan harus percaya bahwa Anda ingin membantunya meningkatkan kinerjanya. Dia perlu mendengar Anda mengatakan bahwa Anda memiliki keyakinan pada kemampuannya untuk meningkat. Ini membantunya percaya bahwa dia memiliki kemampuan dan dukungan yang perlu ditingkatkan.
Percakapan adalah kata kunci ketika Anda menentukan pertemuan tinjauan kinerja. Jika Anda melakukan semua pembicaraan atau pertemuan menjadi ceramah, tinjauan kinerja kurang efektif. Karyawan akan merasa seolah-olah dia diteriaki dan diperlakukan tidak adil. Ini bukan bagaimana Anda ingin perasaan karyawan ketika mereka meninggalkan penilaian kinerja mereka.
Anda menginginkan seorang karyawan yang termotivasi dan bersemangat tentang kemampuannya untuk terus tumbuh, berkembang, dan berkontribusi. Bertujuan untuk pertemuan peninjauan kinerja di mana karyawan berbicara lebih dari separuh waktu. Anda dapat mendorong percakapan ini dengan mengajukan pertanyaan seperti ini.
- Apa yang Anda harapkan menjadi yang paling menantang tentang sasaran Anda untuk kuartal ini?
- Dukungan apa yang dapat diberikan departemen untuk Anda yang akan membantu Anda mencapai sasaran-sasaran ini?
- Apa harapan Anda untuk pencapaian Anda di perusahaan kami tahun ini?
- Bagaimana saya bisa menjadi manajer yang lebih baik untuk Anda?
- Seberapa sering Anda ingin menerima umpan balik?
- Jadwal seperti apa yang dapat kami siapkan agar Anda tidak merasa diatur secara acak, tetapi saya menerima umpan balik yang saya perlukan untuk kemajuan Anda dalam mencapai tujuan Anda?
- Apa yang akan menjadi agenda yang membantu untuk pertemuan satu-satu kami setiap minggu?
Jika Anda mengambil kiat peninjauan kinerja ini dengan hati-hati dan mempraktekkan rekomendasi ini dalam rapat tinjauan kinerja Anda, Anda akan mengembangkan alat penting untuk tas alat manajemen Anda. Tinjauan kinerja dapat meningkatkan hubungan Anda dengan karyawan, meningkatkan kinerja untuk organisasi Anda, dan meningkatkan komunikasi karyawan-manajer secara signifikan — keuntungan bagi pelanggan dan hubungan kerja.