File karyawan karyawan umumnya disimpan dalam lemari file yang terkunci dan tahan api di lokasi terkunci yang dapat diakses oleh staf Sumber Daya Manusia.
Kerahasiaan informasi karyawan dalam file personil adalah sangat penting.
Dari semua file karyawan yang disimpan perusahaan, file karyawan karyawan paling sering diakses sehari-hari untuk informasi oleh atasan, supervisor, atau staf Sumber Daya Manusia.
Pertimbangan Tentang Konten File Pegawai Karyawan
Prinsip-prinsip dasar dan pertanyaan yang perlu dipertimbangkan ketika mengajukan dokumen apa pun dalam file karyawan karyawan adalah ini.
- Akankah majikan membutuhkan dokumen tertentu untuk membenarkan keputusan jika majikan digugat? Akankah majikan membutuhkan dokumen di pengadilan?
- Apakah karyawan mengetahui dan memahami bahwa dokumen akan disimpan dalam file personelnya? Dalam kebanyakan kasus, pengusaha harus memiliki karyawan menandatangani dokumen, bukan untuk menandatangani perjanjian dengan isi dokumen, tetapi untuk mengakui bahwa mereka sadar dan telah membaca dokumen.
- Tidak ada kejutan, opini, atau catatan pribadi tentang karyawan yang harus ditempatkan dalam file karyawan karyawan. Hanya fakta, tidak ada pemikiran spekulatif, termasuk dalam file karyawan karyawan.
Isi dari File Personil Pegawai
Berikut ini adalah rekomendasi tentang dokumentasi yang harus disimpan oleh karyawan dalam file karyawan karyawan.
Riwayat pekerjaan
- Lamaran pekerjaan
- Lanjut
- Melanjutkan surat lamaran
- Verifikasi pendidikan
- Verifikasi pekerjaan
- Surat penolakan
- Deskripsi jabatan posisi
- Catatan analisis pekerjaan
- Surat penawaran kerja atau kontrak kerja
- Agen tenaga kerja atau perjanjian agen sementara, jika digunakan
- Informasi Kontak Darurat
- Formulir pengakuan buku pegangan karyawan yang ditandatangani menunjukkan penerimaan buku pegangan karyawan
- Checklist dari orientasi karyawan baru yang menunjukkan topik tertutup dan oleh siapa
- Setiap perjanjian dan dokumentasi relokasi
- Kontrak apa pun, perjanjian tertulis, tanda terima, atau pengakuan antara karyawan dan majikan (seperti perjanjian tidak bersaing , kontrak kerja , atau perjanjian yang berkaitan dengan mobil yang disediakan oleh perusahaan), misalnya
- Kehidupan formulir resmi pekerjaan termasuk: permintaan untuk transfer , promosi , aplikasi pekerjaan internal, dan sebagainya
- Dokumentasi lain yang terkait dengan pekerjaan
Pengembangan dan Peningkatan Kinerja Karyawan
- Salinan dari setiap penilaian kinerja yang digunakan atau rencana pengembangan karyawan
- Penilaian-diri karyawan
- Rekaman dari sesi konseling formal
- Catatan tentang kehadiran atau keterlambatan
- Dokumentasi rencana peningkatan kinerja
- Laporan tindakan disipliner
- Pengenalan karyawan disajikan seperti sertifikat, surat pengakuan, dan sebagainya
- Saran dan rekomendasi formal karyawan, tanggapan organisasi
- Catatan pelatihan
- Permintaan untuk pelatihan
- Penilaian kompetensi
- Kelas pelatihan atau pemberitahuan sesi atau jadwal
- Kebutuhan penilaian ditandatangani
- Laporan biaya pelatihan
- Keluhan dari pelanggan atau rekan kerja
Catatan Pemutusan Hubungan Kerja
- Surat pengunduran diri pegawai
- Keluar dari dokumentasi wawancara
- Pemberitahuan Cobra
- Daftar berakhir pekerjaan kerja
- Akunting akhir untuk semua aspek pekerjaan karyawan seperti gaji akhir, pembayaran liburan, pengembalian properti perusahaan, dan sebagainya.
Dokumen tambahan yang terkait dengan file personil tersedia.