Bagaimana Karyawan Dapat Mendapatkan Akses untuk Melihat File Personil Mereka?
Karena karyawan tahu catatan ini ada, mereka akan ingin melihatnya dari waktu ke waktu untuk melihat apa isi file tersebut.
Ketika memutuskan bagaimana memberikan karyawan (dan akses mantan karyawan) ingatlah undang-undang yang berlaku untuk bisnis Anda.
Banyak negara bagian memiliki undang-undang yang mengharuskan perusahaan untuk membuat bagian tertentu dari file yang tersedia bagi karyawan saat ini dan sebelumnya. Tanyakan kepada pengacara Anda untuk memastikan bahwa kebijakan Anda mematuhi semua undang-undang.
Hukum federal, misalnya, mensyaratkan bahwa catatan yang berkaitan dengan Amerika dengan Disabilities Act disimpan terpisah dari catatan personil. Jika perusahaan Anda tunduk pada HIPAA, pastikan penyimpanan catatan medis Anda sesuai dengan itu juga.
Anda mungkin memiliki banyak kelonggaran dalam hal yang Anda izinkan karyawan untuk melihat di file mereka. Namun, perlu diingat bahwa bahkan jika Anda memutuskan bahwa karyawan tidak dapat memiliki akses ke informasi tertentu, seperti pemeriksaan referensi, bahwa dalam kasus gugatan informasi itu dapat ditemukan.
Oleh karena itu, instruksikan staf Anda untuk mencatat hal-hal secara akurat dan ikuti hukum setiap saat. Catatan karyawan bukan tempat untuk lelucon atau komentar sinis.
Ini tidak berjalan dengan baik di pengadilan.
Sebagai aturan umum, memiliki satu gatekeeper ke catatan memastikan bahwa prosedur diikuti dan konsisten. Anda tidak ingin seorang manajer HR mengijinkan orang untuk mengambil catatan mereka kembali ke meja mereka sementara yang lain menolak akses sama sekali.
Mewajibkan semua orang untuk melalui satu sumber membantu menjaga semuanya tetap konsisten dan legal.
Undang-undang tentang catatan dan penyimpanan catatan dan akses yang rumit. Pastikan Anda tetap up to date.
Kebijakan di bawah ini adalah awal yang baik untuk bisnis Anda , namun perlu diingat bahwa undang-undang negara bagian dan lokal Anda mungkin berbeda-beda.
Contoh Kebijakan Akses Catatan Karyawan
Semua karyawan, mantan karyawan, dan perwakilan karyawan dapat melihat konten tertentu dari file personil mereka dengan pemberitahuan terlebih dahulu kepada staf Sumber Daya Manusia. Dokumen yang terkait dengan kualifikasi karyawan untuk dipekerjakan seperti aplikasi, promosi , tindakan disiplin , dan transfer dapat dilihat . Selain itu, karyawan dapat meninjau tanda kebijakan dari formulir dan catatan pelatihan.
Dokumen yang tidak dapat ditinjau oleh karyawan termasuk referensi atau pemeriksaan referensi, catatan dari setiap investigasi yang dilakukan oleh manajemen, catatan medis, dokumen yang terkait dengan proses pengadilan, dokumen apa pun yang akan melanggar kerahasiaan karyawan lain, dan dokumen yang digunakan untuk perencanaan karyawan.
Prosedur
Karyawan yang ingin meninjau konten yang diijinkan dari file personel mereka harus menghubungi Sumber Daya Manusia dengan pemberitahuan 24 jam (akhir pekan dikecualikan). Mantan karyawan, atau orang yang tidak dikenal staf Sumber Daya Manusia, harus menunjukkan identifikasi dan / atau bukti izin untuk mengakses file personil.
Karyawan harus meninjau file personel mereka di hadapan seorang staf Sumber Daya Manusia.
Karyawan tidak dapat menghapus dari kantor bagian mana pun dari file personil .
Karyawan dapat meminta fotokopi file atau bagian dari file. Karena itu, staf Sumber Daya Manusia akan menyediakan fotokopi. Untuk menyalin ekstensif, karyawan harus membayar untuk fotokopi.
Jika karyawan tidak puas dengan dokumen di file personelnya, di hadapan staf Sumber Daya Manusia, karyawan dapat menulis penjelasan atau klarifikasi dan melampirkannya pada dokumen yang disengketakan. Dalam situasi apa pun staf SDM atau karyawan tidak akan mengubah dokumen yang sebenarnya.
Karyawan juga dapat meminta agar dokumen dihapus dari file personel. Jika staf sumber daya manusia setuju, dokumen dapat dihapus.
Jika staf Sumber Daya Manusia tidak sependapat, masalahnya dapat diajukan dengan cara yang ditentukan dalam Kebijakan Pintu Terbuka Perusahaan.