Berapa Lama Haruskah SDM Menyimpan Catatan Karyawan?

Heads Up: Hukum Federal dan Hukum Negara Dapat Berbeda

Salah satu hal besar tentang Sumber Daya Manusia adalah kami memiliki banyak dokumen. Ton dan ton dan ton. Memang, banyak itu elektronik hari ini, tetapi prinsipnya masih tetap. HR melakukan pencatatan. Dan, kita perlu menyimpan catatan itu, tapi untuk berapa lama?

Berikut adalah panduan dasar untuk pencatatan HR. Namun, ingatlah bahwa undang-undang negara bagian mungkin berbeda dari pedoman ini. Jika undang-undang negara bagian dan undang-undang Federal bertentangan, selalu simpan catatan berdasarkan persyaratan yang lebih lama.

Lebih baik menyimpan sesuatu terlalu lama daripada tidak cukup lama.

Rekor Perekrutan: 1 Tahun

Anda perlu menyimpan semua resume tersebut, catatan wawancara, aplikasi, dan lowongan pekerjaan, dan bahkan catatan pencarian Anda melalui sistem pelacakan pelamar Anda selama satu tahun setelah keputusan untuk membuat tawaran pekerjaan dibuat. Jadi, jika Anda mewawancarai pelamar, dan seluruh proses berlangsung selama tiga bulan, itu tidak sampai keputusan perekrutan akhir dibuat bahwa jam mulai berdetak.

Kenapa kamu harus melakukan ini? Jika ada yang mempertanyakan keputusan perekrutan Anda, Anda harus menunjukkan bahwa Anda tidak melakukan diskriminasi secara ilegal dengan cara , bentuk, atau bentuk apa pun. Undang-undang seperti Amerika dengan Disabilities Act , Judul VII dan banyak lainnya mengharuskan Anda untuk menunjukkan kepatuhan Anda. Mempertahankan rekaman ini membantu Anda melakukan hal ini.

Catatan Uji Obat: 1 Tahun atau 5 Tahun untuk Pekerjaan Transportasi

Jika Anda memerlukan tes narkoba untuk pra-kerja , itu adalah bagian dari catatan perekrutan dan Anda harus menyimpan salinan hasilnya selama satu tahun.

Jika Anda melakukan pengujian obat tambahan, apakah karena insiden di tempat kerja atau sebagai bagian dari pemeriksaan acak, Anda juga perlu mempertahankan catatan ini selama satu tahun. Namun, jika Anda tunduk pada peraturan departemen transportasi, maka jangka waktu minimum untuk catatan tes narkoba adalah lima tahun.

Penggajian / Timecards, Dll: 3 Tahun Minimum, 5 Tahun Setelah Pengakhiran Dianjurkan

Undang-undang mengharuskan Anda mempertahankan catatan ini selama tiga tahun, tetapi tuntutan hukum baru-baru ini berarti akan lebih pintar bagi Anda untuk menyimpannya lebih lama.

Anda ingin mempertahankan catatan berapa banyak masing-masing karyawan dibayar, dan berapa jam mereka bekerja untuk seluruh masa jabatan mereka di perusahaan Anda. Simpan catatan Anda setidaknya selama lima tahun setelah karyawan pergi, apa pun alasannya.

Untuk karyawan yang dikecualikan, tentu saja, Anda tidak perlu mempertahankan catatan waktu, karena bayarannya sama terlepas dari berapa jam kerjanya. Namun, jika Anda pernah salah mengartikan seorang karyawan sebagai pengecualian ketika ia seharusnya tidak bebas, jam kerja ini dapat membantu Anda membayar lembur .

Pastikan Anda menyertakan bagaimana perusahaan menghitung pembayaran. Misalnya, Anda perlu melacak apakah itu gaji langsung, gaji ditambah komisi, lembur, piecework, atau gaji per jam langsung.

Anda perlu melakukan ini tidak hanya untuk membayar dan pertanyaan pajak tetapi banyak keputusan lain bergantung pada jumlah jam kerja. Misalnya, kelayakan untuk FMLA tergantung pada jumlah jam kerja dalam setahun. Jika Anda memiliki karyawan pengecualian paruh waktu, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mewajibkan perekaman waktu untuk menentukan kelayakan FMLA. Anda juga harus dapat membuktikan bahwa Anda membayar pekerja Anda untuk semua jam kerja mereka.

Formulir I-9: 3 Tahun Setelah Dipekerjakan, 1 tahun Setelah Pengakhiran, Mana Yang Lebih Nanti.

Pertahankan formulir I-9 karyawan, disimpan secara terpisah dari catatan personel Anda, selama tiga tahun setelah Anda mempekerjakan karyawan dan selama satu tahun setelah pemutusan hubungan kerja, mana saja yang lebih lama.

Informasi Manfaat Kesehatan / Pensiun: 6 Tahun

Anda perlu menyimpan catatan rencana Anda untuk semua manfaat Anda selama minimal enam tahun. Pengadilan telah menyatakan bahwa jika seorang karyawan menggugat Anda, mengatakan bahwa ia berhak mendapatkan pensiun yang lebih tinggi, misalnya, adalah tanggung jawab majikan untuk membuktikan bahwa mereka tidak berutang lebih banyak, bukan tanggung jawab karyawan untuk membuktikan bahwa mereka melakukannya. Simpan semua Deskripsi Rencana Ringkasan tersebut.

Jika Anda memiliki mantan karyawan yang memenuhi syarat untuk COBRA , memperluas manfaat kesehatan mereka, Anda juga harus menyimpan catatan tersebut selama enam tahun agar aman. Undang-undang tidak menentukan retensi, tetapi karena ini dapat berlaku di bawah Undang-Undang Penghasilan Pensiunan Karyawan (ERISA), undang-undang ini memerlukan retensi selama enam tahun. Untuk berada di sisi yang aman, jangan membuang catatan itu.

Rekaman FMLA: 3 Tahun

Ketika seorang karyawan meminta FMLA , Anda perlu menyimpan jejak kertas itu, bahkan jika Anda menolaknya. Pastikan Anda melacak setiap cuti karyawan - ketika dimulai dan berapa banyak waktu yang digunakan. Jika karyawan memiliki FMLA intermiten, pastikan Anda melacak setiap cuti dan mendokumentasikan jumlah jam yang digunakan. Tanggal dan jumlah jam harus didokumentasikan. Ingat, cuti berselang dapat digunakan selama beberapa jam dalam sehari, atau beberapa hari dalam seminggu. Dokumentasikan semuanya dan simpan catatan itu.

Ingat, ini bukan daftar komprehensif dan hanya berlaku untuk undang-undang Federal. Anda mungkin akan tunduk pada undang-undang penyimpanan catatan tambahan jika, misalnya, Anda adalah kontraktor Federal atau negara bagian Anda memiliki standar yang berbeda. Jika ragu, jangan membuangnya.

Anda dapat mengakses sumber daya tambahan tentang penyimpanan catatan dan pelaporan wajib di Society of Human Resource Management (SHRM).

Penafian: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, sementara otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh audiens dan undang - undang ketenagakerjaan di seluruh dunia dan peraturan bervariasi dari negara bagian ke negara dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari Negara, Federal, atau sumber daya pemerintah Internasional, untuk memastikan penafsiran dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.