Kiat untuk Mengetahui Kapan, Mengapa, Bagaimana, dan Apa yang Harus Mendokumentasikan dalam Kinerja Karyawan
Dokumentasi sangat penting bagi manajer dan staf SDM karena Anda perlu melakukan upaya serius untuk mencatat semua peristiwa dalam sejarah pekerjaan karyawan Anda — baik insiden kinerja positif maupun negatif.
Inilah mengapa para manajer dan staf HR akan ingin mendokumentasikan semua kejadian secara hati-hati.
Mengapa Mendokumentasikan?
- Dokumentasi memberikan bukti bahwa masalah kinerja didiskusikan dengan karyawan secara tepat waktu dan ringkas.
- Dokumentasi menawarkan sejarah peningkatan atau kegagalan karyawan untuk meningkatkan kinerja dari waktu ke waktu. Ini adalah deskripsi kronologis dan tepat dari tindakan karyawan, tindakan manajer, dan peristiwa yang terjadi.
- Dokumentasi memberikan bukti yang mendukung keputusan manajemen untuk mengambil tindakan yang tidak menguntungkan seperti disiplin atau pemutusan hubungan kerja dengan seorang karyawan.
- Dokumentasi menawarkan bukti bahwa karyawan layak mendapatkan promosi atau peluang yang tersedia atas karyawan lain yang juga memenuhi syarat.
- Dokumentasi memberikan bukti untuk membenarkan kenaikan gaji , penurunan, atau mengapa karyawan tidak menerima kenaikan gaji.
- Dalam hal gugatan, dokumentasi lengkap dan menyeluruh melindungi kepentingan majikan. Dokumentasi dapat mendukung tindakan manajemen dalam mengakhiri karyawan yang tidak berhasil . Hal ini juga dapat membuktikan bahwa karyawan tersebut diberhentikan karena alasan yang sah dan bertentangan dengan yang lain seperti diskriminasi ilegal .
Apa yang Harus Mendokumentasikan
Manajer perlu mendokumentasikan kinerja karyawan, baik kontribusi positif maupun kegagalan kinerja. Mereka perlu mendokumentasikan dengan tepat apa yang dilakukan dan dikatakan karyawan dan apa yang dilakukan dan dikatakan manajer sebagai tanggapan selama pertemuan atau percakapan.
Anda perlu mendokumentasikan perjanjian apa pun yang dibuat selama percakapan, sasaran yang ditetapkan , peningkatan yang diperlukan dan yang diharapkan, dan garis waktu untuk perbaikan.
Dokumentasi juga harus berisi komitmen yang dibuat oleh manajer untuk membantu karyawan.
Cara Mendokumentasikan
Dokumentasi harus ditulis selama atau segera setelah pertemuan atau percakapan dengan karyawan. Tidak ada waktu yang harus Anda lewatkan untuk menuliskan percakapan pada hari ketika itu benar-benar terjadi. Menunggu hingga nanti mempengaruhi kualitas dokumentasi karena didasarkan pada memori.
Salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan manajer adalah percaya bahwa mereka dapat merekonstruksi riwayat konseling karyawan sesuai kebutuhan. Tidak ada personel SDM yang memiliki pengalaman dokumentasi yang layak dan tepat waktu yang pernah dibodohi oleh rekonstruksinya yang direkonstruksi. Manajer yang merekonstruksi dari memori membawa risiko yang tidak perlu dan tidak dapat diterima untuk perusahaan mereka karena sejarah yang dibuat-buat tidak akan bertahan dalam gugatan potensial.
Anda perlu dokumentasi Anda untuk tampil profesional, rapi, dan terorganisir. Tulis dokumentasi seolah-olah Anda berbicara tentang sejarah ke pihak ketiga. Anda tidak pernah tahu siapa yang mungkin membaca dokumentasi Anda suatu hari nanti, jadi pastikan bahwa itu mencerminkan profesionalisme Anda. (Bagian belakang serbet koktail, amplop, atau catatan tempel tidak memenuhi syarat sebagai dokumentasi profesional.)
Dokumentasi Anda harus diserahkan kepada manajer baru karyawan jika karyawan mendapatkan pekerjaan baru — atau Anda — di organisasi Anda.
Untuk ingatan Anda dan untuk menginformasikan manajer baru karyawan, Anda harus memasukkan nama dan jabatan karyawan, nama dan jabatan Anda, dan tanggal lengkap pada setiap dokumen.
Tuliskan dokumentasi yang faktual, adil, legal, obyektif, lengkap, dan konsisten. Hindari pendapat (Mike ceroboh. Alice malas. Tom berbohong padaku.), Nama panggilan, editorialisasi (John brengsek. Mark punya masalah sikap.), Dan memberi label (Mary tidak bertanggung jawab. George bukan tim pemain.).
Hindari juga mencoba menafsirkan perilaku karyawan. (Marsha tidak boleh menyukai tugas ini. Paula tampaknya berada di atas kepalanya.) Minimalkan penggunaan kata-kata deskriptif seperti kata sifat dan kata keterangan (perlahan, ceroboh, tidak senang, murung, kasar). Nyatakan perilaku dan tindakan spesifik karyawan, bukan pendapat atau interpretasi Anda.
Dalam dokumentasi, yang dibutuhkan adalah rekaman percakapan yang akurat. Tetaplah dengan fakta dan tuliskan apa yang Anda katakan dan apa yang dikatakan karyawan. Pastikan bahwa dokumentasi Anda tidak ambigu dan fakta itu benar. (Dalam setiap situasi hukum yang potensial, kesalahan dalam salah satu peristiwa yang terdokumentasi membuat semua tersangka dokumentasi.)
Terakhir, dokumentasikan semua perjanjian, komitmen, jadwal, perbaikan yang diperlukan, poin check-in, dan detail lainnya yang mungkin tergelincir dari memori. Pastikan bahwa Anda menetapkan tanggal dan waktu untuk tenggat waktu dan tanggal jatuh tempo sehingga kesalahpahaman tidak akan terjadi.
Ketahuilah kebijakan dokumentasi departemen SDM Anda, yang akan memberi tahu Anda apa yang perlu dokumentasi penempatan dalam file personel karyawan. Dokumentasi tindakan disiplin apa pun harus dimasukkan.
Tempat Menyimpan Dokumentasi Karyawan
Karena dokumentasi tentang karyawan bersifat rahasia dan pribadi bagi karyawan, Anda perlu berhati-hati agar dokumentasi apa pun tetap dirahasiakan kepada manajer, SDM, dan kemungkinan manajer berikutnya karyawan. Jadi, meletakkan dokumentasi pada drive komputer bersama tidak disarankan. Dokumentasi tertulis dan dokumentasi manajer yang dicetak paling baik disimpan dalam penyimpanan terkunci.
Jika Anda mengikuti panduan ini, ketika Anda pergi ke HR untuk meminta bantuan dalam mendisiplinkan, mengakhiri, atau mentransfer karyawan ke pekerjaan dengan potensi yang lebih baik , SDM akan membantu Anda memecahkan masalah atau memperbaiki situasi. Ketika HR memberitahu Anda untuk mendokumentasikan, mendokumentasikan, mendokumentasikan atau mereka tidak dapat membantu Anda, Anda akan memiliki semua basis Anda tertutup.
Penafian: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, sementara otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh audiens dan undang - undang ketenagakerjaan di seluruh dunia dan peraturan bervariasi dari negara bagian ke negara dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari Negara, Federal, atau sumber daya pemerintah Internasional, untuk memastikan penafsiran dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.