Inilah Yang Perlu Anda Ketahui tentang Isi File Personil
- Majikan ingin memiliki informasi yang akurat dan terorganisir ketika Anda membutuhkan akses ke informasi untuk alasan apa pun. Perubahan dalam kontak darurat, alamat karyawan, melacak evaluasi kinerja , surat disipliner , pengakuan karyawan , dan materi aplikasi pekerjaan adalah contoh jenis informasi yang ingin dapat diakses dengan cepat oleh perusahaan.
- Majikan perlu menyimpan dokumentasi tentang masalah-masalah personel seperti pemilihan karyawan, kinerja, riwayat kerja, alasan kompensasi, dan aplikasi promosi internal, untuk menyebutkan beberapa saja.
Klaim EEOC , gugatan atau bahkan kebutuhan untuk membenarkan kurangnya kenaikan atau promosi kepada karyawan mengharuskan perusahaan telah mengumpulkan dan mempertahankan jenis dokumentasi karyawan ini. - Beberapa catatan karyawan diwajibkan oleh pemerintah federal atau negara bagian untuk disimpan oleh perusahaan. Mengorganisir informasi karyawan dalam file kepegawaian masuk akal untuk akses dan kepatuhan hukum dan kesiapan.
Jenis File Personil
Majikan biasanya mempertahankan beberapa jenis file personil, untuk penggunaan bisnis, untuk kerahasiaan karyawan, untuk privasi medis, dan untuk kepatuhan hukum. Saya tidak mengetahui adanya undang-undang yang mengatakan berapa banyak file yang harus disimpan oleh atasan.
Namun, ada banyak undang-undang, dan ada praktik terbaik personil untuk kerahasiaan karyawan, yang mengatur konten file personil dan siapa yang memiliki akses ke informasi tersebut.
Ini adalah file personil yang sebagian besar perusahaan di AS pertahankan. (Hukum dan praktik di seluruh dunia mungkin berbeda.)
- File Personnel : Ini adalah file karyawan utama yang berisi riwayat hubungan kerja.
- File Penggajian : Anda ingin menyimpan file terpisah untuk semua masalah gaji terkait gaji dan tunjangan.
- File Medis Karyawan : Undang-undang Portabilitas dan Akuntabilitas Jaminan Kesehatan federal tahun 1996 (HIPAA) mewajibkan pemberi kerja untuk melindungi catatan medis karyawan sebagai rahasia.
- Formulir I-9 Karyawan : Anda harus memelihara file terpisah untuk semua karyawan (bukan per karyawan) formulir I-9 karena Anda tidak ingin pegawai pemerintah, yang berwenang untuk memeriksa formulir ini dalam berbagai keadaan, melihat melalui Anda file karyawan karyawan rahasia dan utama.
Akses Karyawan ke File Personil
Karyawan diberi akses ke file karyawan karyawan mereka di bawah bimbingan dan pengawasan staf Sumber Daya Manusia. File pegawai pegawai dianggap milik majikan yang memiliki tanggung jawab untuk menjaga dan menjaga mereka.
Contoh Kebijakan File Personnel
Berikut ini adalah contoh kebijakan file personel untuk digunakan di perusahaan Anda. Ini membahas berbagai file yang direkomendasikan dan siapa yang harus memiliki akses ke setiap file.
Kebijakan Sampel
Perusahaan menyimpan tiga file karyawan untuk setiap karyawan.
File personil dikelola untuk setiap karyawan (Nama Perusahaan Anda). File-file personalia ini berisi dokumen-dokumen rahasia dan dikelola dan dipelihara oleh staf Sumber Daya Manusia.
Akses ke file ini terbatas pada staf SDM dan mengasumsikan bahwa setiap manajer karyawan mempertahankan file mereka sendiri dengan dokumen yang relevan dengan kinerja kerja karyawan.
Dokumen-dokumen khas dalam file personel termasuk aplikasi ketenagakerjaan, formulir kontak darurat keluarga, riwayat tindakan disipliner terdokumentasi, resume, buku pegangan karyawan dan majikan yang akan menandatangani lembar, informasi pribadi terkini, dan referensi kerja.
Tidak semua file personil mengandung dokumen yang sama tetapi setiap file personil memiliki beberapa dokumen yang sama.
File penggajian juga dipertahankan; file penggajian berisi riwayat pekerjaan karyawan, departemen, perubahan kompensasi, dan sebagainya. Akses ke file penggajian terbatas pada staf akuntansi dan SDM yang tepat.
File medis karyawan juga dipelihara. Isi file medis tidak tersedia bagi siapa pun kecuali staf yang ditunjuk Sumber Daya Manusia dan karyawan yang catatannya disimpan dalam file. Pada Nama Perusahaan Anda), file medis menerima tingkat penyimpanan aman dan kerahasiaan tertinggi.
Karyawan dapat melihat file personelnya dengan menghubungi staf Sumber Daya Manusia selama jam kerja normal. Karyawan tidak boleh mengubah atau menghapus dokumen apa pun dari file personelnya yang harus dilihat di hadapan staf SDM.
Juga Dikenal Sebagai file karyawan, catatan karyawan, file sumber daya manusia, dokumentasi
Penafian - Harap Diperhatikan:
Susan Heathfield berusaha keras untuk menawarkan saran manajemen Sumber Daya Manusia, majikan, dan tempat kerja yang akurat, masuk akal, etis, baik di situs web ini, dan ditautkan dari situs web ini, tetapi dia bukan seorang pengacara, dan konten di situs tersebut, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas, dan tidak dapat dianggap sebagai nasihat hukum.
Situs ini memiliki undang-undang dan peraturan perburuhan di seluruh dunia dan pekerjaan bervariasi dari negara bagian ke negara dan negara ke negara, sehingga situs tidak dapat menjadi definitif pada semuanya untuk tempat kerja Anda. Jika ragu, selalu mencari penasihat hukum atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan penafsiran dan keputusan hukum Anda benar. Informasi di situs ini adalah untuk panduan, ide, dan bantuan saja.