Seperti semua file karyawan, batasi akses kecuali bagi mereka yang perlu tahu
File penggajian memungkinkan staf akuntansi untuk membayar karyawan tanpa mengakses informasi rahasia karyawan. Staf akuntansi dapat menyimpan catatan penggajian di mana masuk akal untuk membayar karyawan.
Dalam hal di mana gaji dan akuntansi dialihdayakan, ini adalah praktik yang lebih direkomendasikan untuk catatan penggajian karyawan.
File gaji membatasi akses ke informasi rahasia karyawan. File penggajian karyawan memungkinkan staf akuntansi dan keuangan memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk membayar karyawan di lokasi yang praktis. Lokasi harus aman dan tidak terjangkau oleh karyawan lain.
Anda perlu menekankan pada staf akuntansi fakta bahwa informasi dalam file penggajian bersifat rahasia dan tidak boleh dibagikan tanpa izin dan signoff dari staf SDM. Staf akuntansi tidak boleh berbagi informasi tentang kenaikan karyawan, promosi, bonus, dan informasi lainnya yang bersifat rahasia tentang karyawan.
Sumber Daya Manusia tidak perlu memonitor akses akuntansi ke file penggajian karyawan. Seperti yang direkomendasikan untuk file karyawan terkait seperti personel dan file medis, Anda harus membatasi akses ke file penggajian.
Hanya orang yang perlu memiliki informasi untuk melakukan pekerjaan mereka harus melihat isinya.
Isi dari File Penggajian Karyawan
Ini adalah saran, tetapi tidak sepenuhnya komprehensif, daftar apa yang termasuk dalam file penggajian karyawan.
- Surat penawaran ditandatangani oleh manajer perekrutan, Sumber Daya Manusia, dan karyawan
- Bayar otorisasi yang ditandatangani oleh Sumber Daya Manusia dan manajer perekrutan ketika ada kontrak karyawan
- Formulir W-4
- Dokumen dan otorisasi yang berkaitan dengan setiap manfaat karyawan yang melibatkan pengurangan gaji
- Formulir otorisasi setoran langsung
- Bentuk akuntansi waktu yang digaji
- Lembar waktu setiap jam mingguan
- Catatan jam waktu, jika digunakan
- Catatan kehadiran
- Permintaan penggantian biaya termasuk dokumentasi dan tanda terima untuk perjalanan dan pengeluaran resmi lainnya
- Uang penggantian formulir dan kwitansi untuk pembayaran, buku, dan sebagainya
- Membayar di muka formulir permintaan
- Dokumen pinjaman perusahaan dan jadwal pembayaran
- Perintah dan rekaman perhiasan
- Otorisasi untuk pembebasan informasi pribadi
- Dokumen yang berkaitan dengan setiap karyawan meningkat
- Dokumen terkait dengan bonus , pembagian keuntungan , atau penghargaan pengakuan
- Formulir W-2
- Otorisasi untuk tindakan penggajian lainnya yang diizinkan oleh perusahaan Anda
Juga Dikenal Sebagai file karyawan , catatan karyawan , file sumber daya manusia, dokumentasi
Susan Heathfield berusaha keras untuk memberikan saran manajemen Sumber Daya Manusia, majikan, dan tempat kerja yang akurat, masuk akal, dan etis di situs web ini, tetapi dia bukan seorang pengacara. Konten di situs ini tidak dapat dianggap sebagai nasihat hukum. Situs ini memiliki undang-undang dan peraturan perburuhan di seluruh dunia dan pekerjaan bervariasi dari negara bagian ke negara dan negara ke negara, sehingga artikel tidak dapat definitif pada semuanya untuk tempat kerja Anda.
Jika ragu, selalu mencari penasihat hukum. Informasi di situs disediakan hanya sebagai panduan.