Pengusaha Cerdas Mempertahankan 4 File Berbeda untuk Catatan Karyawan
Berkas Pegawai Catatan Karyawan
File personil dikelola untuk setiap karyawan. File-file personalia ini berisi dokumen-dokumen rahasia dan dikelola dan dipelihara oleh staf Sumber Daya Manusia.
File kepegawaian adalah catatan karyawan utama yang digunakan oleh perusahaan, karyawan, dan manajer karyawan, di beberapa perusahaan.
Di pihak lain — dan ini adalah pendekatan yang direkomendasikan — akses ke file karyawan karyawan dibatasi untuk HR dan karyawan di bawah pengawasan.
Dokumen-dokumen khas dalam file personalia termasuk aplikasi ketenagakerjaan , formulir kontak darurat keluarga, riwayat tindakan disipliner terdokumentasi, resume, tanda terima buku pegangan karyawan karyawan, tanda tangan majikan yang di- off, penilaian periodik, evaluasi pekerjaan, atau kinerja rencana pengembangan, sertifikat pelatihan dan bukti kehadiran, dan informasi kontak pribadi terkini tentang setiap karyawan.
Tidak semua file personil mengandung dokumen yang sama tetapi setiap file personil memiliki beberapa dokumen yang sama. Dokumentasi kinerja seorang karyawan tidak termasuk dalam file personel kecuali ia menjamin tindakan disipliner, penghargaan, atau beberapa tanda prestasi luar biasa lainnya.
Catatan kinerja sehari-hari seperti itu termasuk dalam file yang disimpan oleh manajer untuk melacak kinerja, tujuan, dan kontribusi karyawan mereka.
File Penggajian Catatan Karyawan
File penggajian juga menyimpan catatan karyawan. File penggajian berisi riwayat pekerjaan karyawan, departemen, perubahan kompensasi, garnisemen, pinjaman, dan informasi lain yang penting untuk membayar karyawan dan menyimpan salinan riwayat kompensasi karyawan.
File penggajian juga akan berisi riwayat formulir pemerintah seperti W-2, W-4, dan dokumen jaminan keamanan sosial yang diisi oleh karyawan. File ini juga akan berisi informasi manfaat karyawan dan izin untuk menarik pembayaran dari gaji karyawan.
File Medis Catatan Karyawan
File medis karyawan juga dipelihara oleh majikan. Catatan karyawan dalam file medis tidak tersedia bagi siapa pun kecuali staf yang ditunjuk Sumber Daya Manusia dan karyawan yang catatannya disimpan dalam file. File medis berisi catatan dokter, dokumen aplikasi FMLA, informasi tes narkoba, informasi fisik yang diperlukan, dan dokumentasi lain yang berkaitan dengan kesehatan medis seorang karyawan atau anggota keluarganya.
File medis, karena kerahasiaan catatan karyawan, menerima tingkat penyimpanan aman dan kerahasiaan tertinggi. Disarankan bahwa file medis harus disimpan dalam laci file terkunci yang terkunci di ruangan yang tidak dapat diakses oleh karyawan selain staf yang ditunjuk HR.
I-9 File Catatan Karyawan
I-9 File catatan karyawan rumah yang dipelihara untuk semua karyawan dalam satu file yang terpisah dari catatan karyawan lainnya.
Pengusaha menyimpan catatan karyawan ini terpisah dari catatan karyawan lain untuk menjaga kerahasiaan karyawan dari pejabat pemerintah dan entitas lain yang berwenang untuk meninjau karyawan I-9 .
Menyimpan I-9 di lokasi terpisah akan memastikan bahwa jika Anda dipilih untuk tinjauan file Federal I-9, pegawai pemerintah tidak akan memiliki akses ke catatan lain tentang karyawan atau pekerjaannya dengan organisasi Anda dengan pengecualian dari yang sebenarnya. Formulir I-9. Investigasi ini meningkat setiap tahun jadi pastikan bahwa karyawan Anda telah mengisi formulir I-9 dengan benar atau Anda dapat dikenakan denda dan berpotensi waktu penjara.
Akses ke Catatan Karyawan oleh Karyawan
Karyawan dapat melihat catatan karyawan mereka dengan menghubungi staf sumber daya Manusia selama jam kerja normal.
Tidak ada karyawan yang dapat mengubah atau menghapus dokumen apa pun dalam catatannya yang harus dilihat di hadapan staf SDM.
Anda harus memiliki kebijakan melihat catatan personel karyawan di buku pegangan karyawan Anda dan mengikutinya tanpa pandang bulu terkait dengan permintaan karyawan untuk melihat file mereka.
Jika seorang karyawan mengirim permintaan tertulis untuk salinan catatan personel mereka setelah mereka meninggalkan pekerjaan Anda, Anda diharuskan mengiriminya salinan.
Kadang-kadang, Anda akan menjumpai seorang karyawan yang curiga tentang jenis catatan karyawan yang disimpan oleh departemen Sumber Daya Manusia mereka. Ini adalah karyawan yang paling mungkin meminta salinan file karyawan mereka. Sekali lagi, tanpa diskriminasi , buat salinan file dan kirimkan. (Anda mungkin akan menerima umpan balik bahwa karyawan itu terkejut oleh betapa sedikit dokumentasi yang disimpan staf SDM.)
Di beberapa yurisdiksi, adalah sah untuk menagih karyawan atas biaya penggandaan dan pengiriman file.
Penafian: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, sementara otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh audiens dan undang - undang ketenagakerjaan di seluruh dunia dan peraturan bervariasi dari negara bagian ke negara dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum , atau bantuan dari Negara, Federal, atau sumber daya pemerintah Internasional, untuk memastikan penafsiran dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.