Informasi Medis Pegawai Tidak Pernah Ditemukan dalam File Personil Pegawai
Karena file medis mengandung informasi sensitif dan rahasia, itu harus berada di lokasi yang aman, terkunci, tidak dapat diakses.
Lemari arsip yang menyimpan file medis karyawan juga harus dikunci dan staf HR harus memiliki satu-satunya kunci. Akses ke file medis karyawan terbatas hanya untuk staf Sumber Daya Manusia.
Undang-undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan tahun 1996 (HIPAA) mewajibkan pemberi kerja untuk melindungi catatan medis karyawan sebagai rahasia; catatan medis harus disimpan secara terpisah dan terpisah dari catatan bisnis lainnya. Jangan pernah menyimpan catatan medis karyawan dalam file karyawan umum karyawan.
Karena kerahasiaan informasi, catatan harus diisolasi dari file yang dapat diakses oleh karyawan seperti supervisor atau manajer. (Sebenarnya, ini juga direkomendasikan untuk file personil secara umum - hanya berikan akses staf SDM.)
Isi File Medis Karyawan
Ini adalah jenis barang yang harus disimpan dengan aman di file medis karyawan. Jika ragu, jangan sungkan melindungi informasi medis yang terkait dengan karyawan Anda.
- Aplikasi dan formulir asuransi kesehatan
- Aplikasi dan formulir asuransi jiwa
- Informasi penerima yang ditunjuk
- Aplikasi untuk manfaat karyawan lain yang mungkin memerlukan informasi medis seperti asuransi visi
- Permintaan untuk cuti medis yang dibayar atau tidak dibayar
- Laporan Family Medical and Leave Act (FMLA) dan aplikasi terkait dan dokumen
- Dokumen FMLA yang ditandatangani dokter
- Dokumentasi tentang penyakit anggota keluarga atau anak yang Anda ajukan untuk waktu FMLA untuk memberikan perawatan berkelanjutan
- Dokumentasi cuti yang terkait secara medis untuk karyawan yang tidak memenuhi syarat untuk waktu libur FMLA
- Pemeriksaan, catatan, korespondensi, dan rekomendasi dokter
- Alasan yang berhubungan dengan medis untuk ketidakhadiran atau keterlambatan dari dokter
- Larangan pekerjaan medis dengan dokumentasi dari dokter yang merekomendasikan
- Laporan kecelakaan dan cedera, termasuk dokumen yang diperlukan OSHA
- Laporan kompensasi pekerja dari cedera atau penyakit
- Bentuk atau dokumen lain yang berisi informasi medis pribadi tentang seorang karyawan.
Jika Anda menyimpan file-file ini 100 persen rahasia, karyawan Anda akan mempercayai Anda dan Anda akan menjunjung tinggi semangat dan pentingnya hukum.
Penafian: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, sementara otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh audiens dan undang - undang ketenagakerjaan di seluruh dunia dan peraturan bervariasi dari negara bagian ke negara dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum , atau bantuan dari Negara, Federal, atau sumber daya pemerintah Internasional, untuk memastikan penafsiran dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.