Pemimpin Pertemuan Adalah Kunci untuk Rapat yang Sukses yang Mencapai Tujuannya
Siapa yang Memimpin Pertemuan?
Pemimpin rapat adalah kunci dalam membuat pertemuan dan tim sukses .
Karyawan yang melayani sebagai pemimpin rapat sangat penting. Dalam beberapa pertemuan, pemimpin adalah kepala departemen, pemimpin tim atau orang yang ditunjuk oleh manajemen senior untuk memimpin inisiatif. Karyawan ini dipilih untuk peran kepemimpinan mereka karena keterampilan yang dirasakan mereka sebagai manajer atau pemimpin.
Di lain waktu, seorang karyawan dapat muncul sebagai pemimpin secara alami. Para pemimpin ini adalah karyawan yang dicari dan dihormati oleh karyawan lain . Pada kesempatan lain, tim dapat memutuskan untuk memutar peran kepemimpinan di antara semua anggota. Ini memungkinkan semua anggota tim untuk terus mengembangkan keterampilan mereka sebagai pemimpin pertemuan, dan dalam menciptakan pertemuan yang sukses, secara umum.
Tanggung jawab Pemimpin Rapat
Berikut adalah tanggung jawab utama seorang pemimpin pertemuan.
- Menentukan tujuan, tugas, atau tujuan yang harus diselesaikan. Ini sering merupakan penugasan atau bagian dari deskripsi pekerjaan pemimpin.
- Memutuskan apakah pertemuan adalah metode terbaik untuk mendapatkan tujuan atau tujuan atau mencapai hasil yang diinginkan. Jawab pertanyaannya, Apakah pertemuan diperlukan?
- Menentukan siapa yang perlu membantu merencanakan pertemuan.
- Dengan tim atau sebagai pemimpin, memutuskan agenda untuk rapat . (Dalam pertemuan yang sedang berlangsung, tugas ini diselesaikan pada akhir pertemuan saat ini.)
- Menentukan tanggal, waktu, dan lokasi paling sering menggunakan kalender organisasi bersama.
- Secara bersama-sama bertemu pra-kerja seperti membaca, informasi keuangan, sejarah, menit pertemuan tim terkait, dan seterusnya.
- Mengundang peserta dan mendistribusikan tugas dan pra-tugas yang memungkinkan waktu sebanyak mungkin sehingga peserta siap untuk menghadiri rapat.
- Memastikan bahwa pertemuan memiliki perekam atau pencatat menit untuk mendokumentasikan proses dan komitmen, item tindakan, atau keputusan. Menunjuk seorang pencatat waktu, bila perlu untuk melakukan rapat secara tertib.
- Dapat menggunakan pemecah es untuk memanaskan peserta dan menciptakan lingkungan di mana peserta rapat merasa nyaman berkomunikasi satu sama lain dan bertukar ide dan informasi.
- Datang lebih awal dan memimpin rapat dengan menjaganya tetap pada tugas, di jalur, dan melibatkan semua peserta sehingga masing-masing merasa bahwa kehadiran mereka sangat penting dalam pertemuan tersebut. Ini memastikan partisipasi mereka dalam pertemuan berikutnya
- Rempah-rempah sampai rapat perusahaan sehingga para peserta tidak merasa bosan dan bosan. Entah menggunakan pembuka percakapan, humor, atau contoh menyenangkan, tidak ada pertemuan yang harus diakhiri tanpa tawa.
- Pastikan bahwa langkah selanjutnya dan item tindakan ditetapkan dan ditangani.
- Debriefs pertemuan dan rencana agenda untuk pertemuan berikutnya.
- Tindak lanjuti dengan peserta di antara pertemuan untuk memastikan bahwa item tindakan ada di jalur dan untuk menawarkan bantuan dan / atau sumber daya jika sukarelawan mengalami masalah.
Peran Pemimpin tambahan
Pemimpin rapat mengambil tanggung jawab ini tetapi juga memiliki peran yang terkait dengan komunikasi , pelaporan, dan kinerja tim .
Setiap anggota tim atau pertemuan yang lintas fungsional memiliki kewajiban untuk menjaga departemen atau fungsinya mendapatkan informasi tentang kegiatan dan kemajuan pertemuan atau tim yang sedang berlangsung. Mereka juga memiliki tanggung jawab untuk mencari masukan dari rekan kerja yang tidak ada dalam tim atau dalam pertemuan. Tidak setiap karyawan dapat menghadiri setiap pertemuan.
Pemimpin memiliki tanggung jawab tambahan untuk membuat manajer senior terlibat dan diberi informasi melalui komunikasi dan umpan balik yang efektif.
Membangun kepemilikan dari karyawan di luar tim atau pertemuan, terutama pemimpin organisasi, memastikan bahwa tim atau pertemuan berhasil mengembangkan, menerapkan dan mengintegrasikan solusi atau ide.
Jika peserta rapat melakukan tidak efektif dalam pertemuan, pemimpin memiliki tanggung jawab untuk memperbaiki perilaku melalui teknik pemimpin pertemuan yang efektif selama pertemuan dan pelatihan efektif di luar rapat . Peserta pertemuan yang memonopoli pertemuan dengan pendapatnya atau mengkritik anggota lain karena mereka harus dikoreksi sebelum individu menyabot pertemuan sukses.
Tindakan-tindakan ini diperlukan sampai peserta pertemuan mencapai tingkat kenyamanan dan kedewasaan yang memungkinkan mereka untuk membantu pemimpin dengan menimpali dalam diri mereka sebagai peristiwa yang tidak efektif terungkap dan anggota disfungsional mengganggu kemajuan .
Seorang pemimpin pertemuan yang efektif tidak menjamin bahwa proyek atau tim berhasil, tetapi ia merupakan faktor kunci ketika proyek, departemen, pertemuan atau tim berhasil.
Risalah rapat merupakan kontributor efektif untuk pertemuan yang sukses ketika notulen ditulis dengan tepat dan didistribusikan secara tepat waktu.