Pilih Tim dan Ketentuan Seleksi Sistem Pelacakan Pemohon
Di sini Anda akan menemukan area penting untuk diselidiki, pertanyaan untuk ditanyakan dan tanggapan untuk dianalisis selama proses evaluasi sistem pelacakan pelamar. Informasi ini akan memandu perusahaan Anda dalam mencari sistem pelacakan pemohon yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan Anda.
Identifikasi Applicant Tracking System Decision Makers
Perusahaan harus mengatur dirinya secara internal sebelum memulai proses evaluasi sistem pelacakan pelamar. Ketika mempersiapkan untuk mengevaluasi sistem pelacakan pelamar, penting untuk membentuk kolaborasi dari para pemangku kepentingan dan memberi waktu kepada para pembuat keputusan untuk mencapai keputusan berdasarkan informasi.
Panitia seleksi Anda harus siap untuk menilai kekuatan dan kelemahan masing-masing vendor sistem pelacakan pelamar. Panitia seleksi harus memasukkan anggota-anggota ini.
- Eksekutif Pilihan: Ini biasanya Wakil Presiden Senior (SVP) atau Wakil Presiden (VP) Sumber Daya Manusia yang dapat memberdayakan anggota komite lainnya dengan arahan dan visi yang jelas. Orang tersebut juga harus memiliki kemampuan untuk menjelaskan pemilihan vendor dalam hal Return on Investment (ROI) kepada rekan-rekannya.
- Manajer Seleksi: Orang ini harus memiliki pemahaman penuh tentang proses perekrutan dan titik-titik rasa sakit perusahaan untuk membuat taktik pencarian dan pemilihan yang tepat.
- Anggota Komite: Untuk memastikan suara pengguna terwakili dan bahwa adopsi yang sukses dari solusi yang dipilih akan terjadi.
- Kontributor Komite: Ini adalah anggota dari departemen lain yang memberikan masukan tambahan untuk proses pemilihan sistem pelacakan pemohon. Mereka yang memiliki keahlian keuangan dapat memberikan masukan tentang stabilitas keuangan vendor atau membandingkan total biaya setiap sistem pelacakan pelamar dalam kaitannya dengan anggaran proyek. Kontributor IT dapat mendidik anggota komite tentang kemampuan teknis dari sistem pelacakan pelamar vendor dan membantu membandingkan setiap solusi untuk sistem Anda saat ini.
Anggota komite haruslah orang-orang yang dapat mengenali nilai alat teknologi, optimalisasi proses, dan layanan pelanggan yang berkaitan dengan visi perusahaan Anda tentang manajemen bakat .
Dokumentasikan Proses Perekrutan Anda Saat Ini
Setelah Anda mengumpulkan komite pemilihan sistem pelamar, tugas pertama Anda adalah membuat dokumen yang melacak proses permintaan karyawan, proses perekrutan Anda , dan peran manajer perekrutan, perekrut, dan kandidat untuk menyelesaikan kontrak . Maka komite Anda harus mendiskusikan mengapa setiap langkah diperlukan dan apa yang akan terjadi jika itu dihilangkan.
Sederhanakan proses perekrutan Anda dan pastikan setiap langkah benar-benar menambah nilai dan membantu Anda menghasilkan karyawan berkualitas. Ini akan memungkinkan komite Anda untuk membandingkan kebutuhan proses perekrutan Anda dengan kemampuan masing-masing sistem pelacakan pelamar. Evaluasi ini adalah peluang besar untuk belajar tentang praktik terbaik dalam mempekerjakan dan meninjau serta mengoptimalkan proses perekrutan Anda saat ini.
Identifikasi Persyaratan untuk Sistem Pelacakan Pemohon Anda
Sekarang Anda telah mengidentifikasi dengan jelas proses perekrutan perusahaan Anda, komite Anda sepenuhnya siap untuk mengidentifikasi persyaratan perusahaan Anda untuk sistem pelacakan pelamar. Ingatlah bahwa Anda ingin memiliki jawaban yang jelas untuk pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Mengapa Anda membeli sistem pelacakan pelamar ini?
- Apakah proses perekrutan Anda saat ini selaras dengan tujuan perusahaan Anda?
Mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu panitia Anda membuat kasus yang kuat untuk membeli solusi pelacakan pelamar. Agar sistem pelacakan pelamar Anda memilih untuk memiliki koneksi yang kuat ke ROI, komite Anda harus menciptakan ekspektasi yang jelas tentang apa yang Anda inginkan dalam sistem pelacakan pelamar.
Sistem pelacakan pelamar Anda harus membangun hubungan yang lebih baik antara perekrut dan manajer perekrutan, merampingkan pembuatan permintaan Anda dan proses persetujuan, dan meningkatkan kualitas karyawan Anda. Sistem pelacakan pelamar Anda harus merampingkan upaya rekrutmen para profesional Sumber Daya Manusia melalui otomatisasi, menciptakan proses perekrutan yang lebih efisien dan biaya-efektif. Ini adalah waktu yang tepat untuk mengatasi tantangan SDM umum, seperti:
- Volume resume yang tinggi tanpa cara yang efektif untuk menerima, meninjau, dan mengelola.
- Volume kesempatan kerja yang tinggi dengan komunikasi internal yang rumit.
- Ketidakmampuan untuk mengakses informasi dengan cepat dan melaporkan semua metrik perekrutan.
- Kehilangan pelamar yang memenuhi syarat karena penyimpanan resume yang sembarangan.
- Duplikasi upaya merekrut antara berbagai kantor cabang dan divisi lokal atau di luar negeri.
- Beban pemeliharaan dan dukungan TI yang berlebihan dengan teknologi buatan sendiri.
- Pelacakan tidak efektif dari data kepatuhan EEO-OFCCP.
- Berjuang untuk mendapatkan perhatian yang tepat dari TI untuk peningkatan dan peningkatan teknologi.
Juga, ambil kesempatan ini untuk mempertimbangkan nilai peningkatan dari proses dan teknologi baru seperti:
- menghindari menggunakan modul yang berbeda,
- meningkatkan komunikasi, dan
- mengatasi masalah global.
Untuk menjaga ini dikelola Anda perlu mengidentifikasi penting "harus kaya" untuk menghilangkan vendor yang tidak berkualifikasi. Misalnya, sebagai faktor fundamental, komite Anda mungkin memutuskan bahwa Anda hanya akan mempertimbangkan vendor yang memberikan solusi berbasis Web dibandingkan dengan sistem yang terinstal, karena solusi yang dihosting menghilangkan beban apa pun pada tim TI Anda.
Identifikasi Persyaratan untuk Sistem Pelacakan Pemohon Anda
Mengidentifikasi sasaran bisnis yang jelas akan menghubungkan prioritas Anda dengan kebutuhan Anda. Sangat penting bahwa komite Anda tetap fokus pada persyaratan sistem awalnya. Komite harus menghindari gangguan oleh elemen-elemen sistem yang tidak sejalan dengan prioritas perusahaan Anda. Anda telah mengenali tujuan bisnis yang penting dan persyaratan utama yang perlu dipertimbangkan ketika membentuk tujuan Anda sendiri.
Persyaratan Utama untuk Dipertimbangkan dalam Sistem Pelacakan Pemohon
- Efisiensi proses: pemusatan suatu proses dapat meningkatkan berbagai tugas termasuk, tetapi tidak terbatas pada, permintaan kembali pekerjaan, pelacakan, pengelolaan program rujukan karyawan dan transfer .
- Memungkinkan kandidat dengan cepat dan mudah mendaftar ke organisasi Anda untuk gaji dan upah per jam tanpa melalui beberapa halaman pertanyaan.
- Dapat memfasilitasi perekrutan volume tinggi sambil tetap hemat biaya.
- Solusi yang sangat dapat dikonfigurasi dan skalabel yang dapat dikonfigurasikan ke proses manajemen perekrutan unik kami dan mampu mengakomodasi kebutuhan kami yang terus berkembang saat organisasi kami berkembang atau proses kami berubah.
- Kemampuan pelaporan yang ditingkatkan: banyak organisasi ditantang untuk menentukan total pengeluaran mereka pada vendor, sumber, dan membandingkan metrik. Koordinasi melalui satu sumber akan memungkinkan pelaporan terpusat yang akurat.
- Memungkinkan perekrut untuk mencari database pada semua informasi, dan berdasarkan parameter tertentu.
- Termasuk Pusat Pelaporan yang memungkinkan pengguna untuk menjalankan laporan ad-hoc dan menyimpan kriteria untuk penggunaan di masa mendatang, serta menjalankan laporan standar industri, termasuk biaya per-sewa, waktu-ke-isi, keefektifan sumber, dan banyak lagi.
Bangun Identitas Merek dan Kesadaran
- Menciptakan hubungan antara pelamar dan pengalaman kerja yang positif akan menciptakan pengakuan merek. Merek yang kuat dapat menghasilkan kepercayaan yang akan mendorong lalu lintas pemohon dan meningkatkan kumpulan bakat Anda.
- Halaman web Pusat Karier yang bermerek dapat diakses melalui situs Web perusahaan Anda.
- Memungkinkan perekrut untuk dengan mudah mengirim informasi karir ke situs Web perusahaan.
- Menyediakan kemampuan multi-bahasa untuk dukungan global.
- EEO / AAP Compliant.
- Kemampuan untuk mempertahankan ukuran akurat dari informasi tersebut akan tetap sesuai dengan peraturan federal dan menghindari tindakan hukum terhadap organisasi. Ini juga akan membantu untuk menetapkan kualitas pelamar.
- Mampu menangkap, melacak, dan melaporkan data EEO sukarela, sementara tetap sesuai dengan pedoman yang ditetapkan oleh EEO / OFCCP.
- Mampu calon pra-penyaringan dengan pertanyaan penghapusan untuk menunjukkan mereka yang memenuhi kualifikasi dasar untuk posisi tersebut.
- Komunikasi yang ditingkatkan.
- Menetapkan lingkungan yang secara efektif menginformasikan, akan menyatukan semua pengguna dan merampingkan operasi organisasi.
- Termasuk Pusat Komunikasi untuk memfasilitasi komunikasi di antara perekrut, manajer perekrutan, dan kandidat. Juga memungkinkan pengguna untuk menjadwalkan janji, meninggalkan catatan dan umpan balik wawancara, untuk mengirim pesan massal, dan otomatis menanggapi pelamar setelah menerima resume.
Dukungan Pelanggan untuk Sistem Pelacakan Pemohon
- Adopsi pengguna penuh bergantung pada tingkat dukungan pelanggan yang diberikan oleh vendor selama dan setelah implementasi.
- Tim dukungan yang tersedia, didedikasikan untuk mengelola masalah perusahaan dan pengguna saat menggunakan praktik terbaik industri.
- Dukungan tingkat tertinggi tersedia tanpa biaya ke perusahaan Anda.
Penilaian Vendor Sistem Pelacakan Pemohon
Disarankan agar Anda meminta Request for Proposal (RFP) dari vendor potensial yang telah dipertimbangkan oleh panitia Anda. Ini adalah kesempatan Anda untuk mendapatkan klarifikasi mengenai topik apa pun untuk membantu komite Anda menentukan apakah perangkat lunak pelacakan pelamar dapat melakukan pekerjaan yang diperlukan. Komite Anda harus mempertimbangkan masalah-masalah utama berikut untuk merancang RFP yang efektif:
- Apakah sistem mendukung masalah utama komite Anda? Ini terkait dengan bagian sebelumnya dari proses evaluasi; Anda harus tahu proses Anda sepenuhnya sebelum Anda dapat menentukan fitur apa yang Anda butuhkan. Komite Anda tidak dapat terganggu oleh solusi yang dapat menawarkan fungsi yang bukan prioritas utama Anda. Meskipun tampaknya menarik, banyak fitur dan fungsi yang mencolok tidak akan membuat nilai apa pun bagi organisasi Anda jika tidak akan diadopsi oleh pengguna Anda.
- Apakah vendor menginstal sistem di organisasi lain dengan ukuran yang sama?
- Komite Anda harus memiliki akses ke referensi yang dapat memberi Anda wawasan tentang isu-isu seperti kepuasan pelanggan dan tindak lanjut, proses implementasi, dan biaya tersembunyi. Ingat, fitur tidak memiliki nilai tanpa adopsi pengguna yang kuat.
- Apa yang proses implementasi butuhkan? Memiliki tingkat adopsi yang sukses dimulai dengan penerapan yang tepat. Anda ingin memastikan bahwa vendor yang Anda pilih tidak meninggalkan pengguna Anda tanpa pelatihan yang tepat dan dukungan berkelanjutan. Implementasinya harus dipusatkan pada proses rekrutmen organisasi Anda, tidak belajar bagaimana mengakomodasi sistem mereka.
Anda seharusnya tidak pernah merasa bahwa program implementasi Anda akan membuat Anda merasa tersesat dan tidak yakin dengan kemampuan vendor. Selama proses evaluasi, panitia Anda harus memiliki kesan bahwa, berdasarkan prioritas departemen dan sasaran bisnis Anda, penerapan Anda akan menciptakan fondasi yang kuat untuk kemitraan jangka panjang dengan penyedia sistem pelacakan pelamar Anda. Ingat bahwa adopsi pengguna yang tinggi terhadap sistem pelacakan pemohon akan menghasilkan ROI yang lebih tinggi.
Lebih Lanjut Tentang Penilaian Vendor Sistem Pelacakan Pemohon
- Apa visi dan strategi pertumbuhan vendor? Vendor harus menunjukkan kepemimpinan dan pandangan ke depan sebagai pemimpin pasar. Untuk menyajikan solusi yang komprehensif, vendor harus mempertimbangkan kebutuhan khusus Anda dan mempersiapkan perubahan dan pertumbuhan di masa depan.
- Tentukan apakah solusi ini berkontribusi pada semua rencana bisnis Anda? Pada akhirnya, Eksekutif Seleksi kemungkinan akan perlu menampilkan ROI yang diharapkan untuk membuat kasus yang kuat untuk solusi.
Eksekutif Pilihan harus mencari penghematan pada hal-hal seperti iklan rekrutmen, nilai karyawan dari penggunaan perusahaan pencarian, dan optimalisasi proses yang disediakan oleh vendor. Perusahaan juga harus menghemat retensi karyawan dan kualitas kandidat. Ini bisa luar biasa untuk membuat dokumen lengkap yang lengkap dari pertanyaan yang akan mencakup semua topik yang diperlukan untuk mengevaluasi sistem pelacakan pelamar.
- Di luar fitur dan fungsi, komite Anda harus yakin untuk membahas kemampuan vendor untuk melayani sebagai mitra jangka panjang bagi organisasi Anda. Saat komite Anda melakukan proses penilaian vendornya, Anda ingin memastikan untuk mempertimbangkan faktor-faktor seperti:
- Stabilitas Keuangan: Melakukan uji tuntas atas laporan keuangan semua calon vendor yang sedang diperiksa. Anda akan menemukan ini adalah topik yang sempurna di mana kontributor komite keuangan Anda dapat memandu Anda.
- Kualitas Mitra Strategis: Untuk menawarkan solusi lengkap, beberapa vendor akan bermitra dengan perusahaan layanan lain untuk menawarkan klien mereka rangkaian layanan yang lebih komprehensif. Komite Anda harus menyadari kemitraan apa pun yang terlibat dengan vendor yang bersaing. Informasi tersebut dapat memberikan wawasan tentang kemungkinan kemitraan antara perusahaan Anda dan vendor.
- Kemampuan Rekrutmen: Terlepas dari ukuran perusahaan Anda, Anda perlu memastikan bahwa vendor memiliki kemampuan untuk mendukung siklus hidup karyawan penuh, dari pelacakan pelamar, on-boarding, perencanaan suksesi hingga off-boarding. Ini akan mencegah perusahaan Anda keluar dari solusi, yang kemungkinan akan menghasilkan kejengkelan, evaluasi baru, dan biaya implementasi yang mahal.
- Pengembangan Produk Masa Depan: Pastikan bahwa vendor menyampaikan pemahaman yang kuat tentang tantangan yang dihadapi perekrutan sekarang dan di masa depan. Vendor yang Anda pilih harus menggunakan teknologi dan berita industri untuk menyesuaikan dengan kebutuhan perubahan Anda dan memastikan bahwa konfigurasi solusi sedang digunakan untuk potensi maksimalnya.
- Integrasi dengan HRIS: Meskipun Anda mungkin ingin kontributor komite TI Anda memberikan masukan mengenai masalah ini, itu tidak boleh mempengaruhi komite Anda untuk menggunakan sistem pelacakan pelamar yang tidak akan cukup melayani seluruh departemen. Setiap vendor yang layak dipertimbangkan harus menyediakan kemampuan untuk memindahkan informasi kunci dari sistemnya ke sistem HRIS Anda dengan kesulitan minimal.
Ringkasan Pemilihan Vendor untuk Sistem Pelacakan Pemohon
Garis waktu untuk proses pemilihan vendor untuk sistem pelacakan pemohon dapat berkisar dari satu bulan hingga enam atau lebih untuk menyelesaikannya. Berikut ini adalah jadwal yang disarankan yang akan memungkinkan komite Anda untuk memproyeksikan kerangka waktu untuk proses pemilihan vendor untuk sistem pelacakan pelamar.
Harap diketahui bahwa ini dapat berubah berdasarkan tanggal implementasi yang diinginkan.
Jangka waktu untuk Pemilihan Vendor Anda untuk Sistem Pelacakan Pemohon
- Bentuk panitia seleksi - 1 minggu
- Identifikasi kebutuhan perusahaan - 1-2 minggu
Secara obyektif menilai vendor terhadap kebutuhan perusahaan yang teridentifikasi dengan proses berikut:
- Buat daftar panjang kemungkinan vendor - 1 minggu
- Meminta RFP untuk memberikan klarifikasi tentang topik atau masalah apa pun - 4 minggu
- Buat daftar pendek menggunakan kriteria evaluasi kunci Anda - 1-2 minggu
- Selesaikan vendor - 3-6 minggu
- Tunjukkan berbagai sistem - sesegera mungkin
- Presentasi penjualan - sesegera mungkin
- Kunjungan situs - sesuai kebutuhan
Perlu diingat bahwa tujuan utama dari sistem pelacakan pelamar adalah memberdayakan pengguna Anda. Anggota komite harus dapat mengenali dan menempatkan nilai pada peralatan teknologi, optimalisasi proses, visi perusahaan dan dukungan pelanggan untuk secara strategis mempersempit vendor ke dalam daftar singkat kemungkinan nyata.
Sangat mungkin bahwa daftar pendek Anda mungkin tidak memiliki banyak perbedaan fungsional yang membedakan; oleh karena itu penting untuk menjaga elemen yang kurang nyata dari vendor tersebut dalam pikiran.
Komite Anda harus mencari sumber informasi seperti situs Web vendor, newsgroup, portal Sumber Daya Manusia dan pameran dagang. Terhubung dengan rekan kerja di perusahaan lain yang memiliki ukuran serupa, kebutuhan dan industri untuk belajar dari pengalaman mereka.
Bermitra dengan vendor yang berorientasi pada layanan yang merupakan kecocokan paling kompatibel dengan visi dan tujuan organisasi Anda untuk masa depan akan terbukti tak ternilai bagi semua pemain kunci dalam evaluasi, pemilihan, dan penerapan sistem pelacakan pelamar Anda.