Biaya dapat mencakup penginapan, penggantian mileage mobil pribadi , penerbangan, transportasi darat, tips untuk bellhops, makanan, tips untuk pelayan, layanan kamar, dan biaya insidentil lainnya yang mungkin dialami karyawan saat berada di jalan.
Pengeluaran yang akan ditanggung oleh organisasi ditemukan dalam kebijakan perjalanan bisnis perusahaan. Menjadi akrab dengan kebijakan perusahaan Anda karena biaya beragam seperti dry cleaning dan keanggotaan gym dapat ditutup pada perjalanan panjang.
Hiburan klien di konferensi, pada panggilan penjualan, dan pada kunjungan situs adalah biaya penggantian lain, tetapi tahu kebijakan perusahaan Anda sehingga Anda tidak melebihi batas yang ditempatkan pada biaya hiburan.
Biasanya, organisasi membayar biaya perjalanan karyawan dengan tiga cara ini.
- Kartu kredit perusahaan dikeluarkan untuk karyawan yang harus sering bepergian untuk bisnis. Karyawan dapat mengenakan sebagian besar biaya yang mereka keluarkan untuk perjalanan bisnis ke kartu kredit perusahaan. Untuk penggantian biaya insidental seperti tips dan makanan cepat saji, karyawan harus mengisi laporan pengeluaran .
Kartu charge nyaman bagi karyawan karena mereka tidak harus mengeluarkan uang tunai untuk membayar pengeluaran bisnis sebelum penggantian. Menjadi berpengetahuan tentang kebijakan perusahaan Anda, meskipun; Anda mungkin masih perlu menyerahkan tanda terima dan dokumentasi pendukung lainnya.
- Uang Tunai: Organisasi tanpa kartu kredit perusahaan karyawan mengharuskan karyawan untuk mengisi laporan penggantian biaya untuk setiap pengeluaran saat karyawan sedang berada di jalan. Mereka umumnya meminta tanda terima dan beberapa tingkat pembenaran untuk setiap biaya.
Jarang sekali organisasi meminta karyawan untuk membayar barang-barang tiket besar seperti ongkos udara dan meminta penggantian nanti. Pesanan pembelian perusahaan atau pembayaran kartu kredit perusahaan untuk biaya besar di depan. Tetapi karyawan sering diminta untuk membayar tunai out-of-saku untuk biaya perjalanan sehari-hari yang kemudian diganti.
- Per diem: A per diem adalah uang saku harian sejumlah uang tertentu yang diberikan karyawan untuk menutup semua pengeluaran. Karyawan bertanggung jawab untuk membuat pilihan biaya perjalanan yang sehat dalam parameter jumlah uang yang dia berikan setiap hari.
Beberapa perusahaan membayar langsung untuk transportasi dan perumahan, tetapi memberikan karyawan perjalanan per diem untuk semua biaya lain termasuk makanan dan transportasi darat. Karyawan telah diketahui untuk dibelanjakan pada biaya untuk menyimpan uang ekstra dari per diem. Perusahaan biasanya mengizinkan hal ini.
Karyawan yang melakukan perjalanan untuk bisnis disarankan untuk tetap mengikuti kebijakan perjalanan perusahaan dan biaya yang ditagihkan untuk penggantian. Biaya yang berada di luar kebijakan umumnya tidak diganti atau ditanggung.
Tanda terima diperlukan oleh sebagian besar perusahaan kecuali bagi mereka yang membayar per diem. Perusahaan Anda juga mungkin memiliki bentuk yang mereka harapkan akan digunakan karyawan untuk mengubah biaya perjalanan.
Untuk tetap di atas biaya yang dapat diganti, karyawan sering diberi tenggat waktu dimana mereka perlu mengajukan laporan pengeluaran dan menyerahkan tanda terima yang berlaku. Departemen keuangan akan memiliki panduan yang membantunya tetap terkini.
jika Anda memiliki pertanyaan tentang apa yang merupakan pengeluaran perjalanan yang sesuai di organisasi Anda, tanyakan kepada manajer dan SDM Anda.
Anda tidak ingin menghabiskan uang dan menerima kejutan nanti.
Lebih lanjut: 10 Tips untuk Mengurangi Biaya Perjalanan Bisnis | Haruskah Kamar Berbagi Karyawan?