6 Situasi Tempat Kerja yang Memerlukan Anda untuk Membuat Kebijakan Perusahaan Baru
Anda ingin memiliki kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk memastikan tempat kerja yang aman, teratur, ramah tamah, memberdayakan, tidak diskriminatif. Namun, Anda tidak ingin menulis kebijakan untuk setiap pengecualian untuk perilaku yang diterima dan diharapkan. Pengembangan kebijakan untuk banyak karyawan tidak untuk beberapa pengecualian.
Anda tidak ingin membuat tumpukan kebijakan yang mengontrol tindakan banyak karyawan Anda — ketika semua yang Anda perlukan adalah kebijakan yang cukup untuk mengendalikan tindakan segelintir orang.
Akibatnya, Anda tidak ingin membuat kebijakan untuk setiap kemungkinan, sehingga memungkinkan sangat sedikit manajemen dalam menangani kebutuhan karyawan individu. Sebaliknya, Anda ingin memiliki kebijakan yang dibutuhkan, sehingga karyawan tidak pernah merasa seolah-olah mereka berada di lingkungan bebas-untuk-semua favoritisme dan perlakuan tidak adil.
Jika Anda memiliki terlalu banyak kebijakan yang disediakan, Anda juga meningkatkan kemungkinan bahwa manajer Anda akan menerapkannya secara tidak adil dan tidak adil. Anda meningkatkan kebutuhan untuk mengembangkan pedoman dan alat komunikasi untuk memastikan bahwa kebijakan adil, diterapkan secara konsisten, dan dikelola dengan baik.
Anda perlu mencapai keseimbangan yang sehat ketika Anda mengembangkan kebijakan perusahaan baru. Untuk sebagian besar, Anda tidak perlu mengembangkan kebijakan perusahaan baru selama Anda menangani karyawan yang berperilaku dengan cara yang tidak sesuai dengan tempat kerja Anda.
Sepuluh langkah ini akan membawa Anda dari menentukan perlunya kebijakan melalui distribusi dan pengintegrasian kebijakan.
Lihat Panduan Ini untuk Melihat apakah Kebijakan Diperlukan
Untuk setiap alasan yang disediakan tentang mengapa kebijakan mungkin diperlukan, contoh kebijakan yang mungkin jatuh ke dalam kategori kebutuhan kebijakan disediakan. Kebijakan diperlukan:
- jika tindakan karyawan menunjukkan kebingungan tentang cara yang paling tepat untuk berperilaku ( aturan berpakaian , email, dan kebijakan Internet , penggunaan ponsel cerdas ),
- jika diperlukan panduan tentang cara yang paling sesuai untuk menangani berbagai situasi (standar perilaku, pengeluaran perjalanan, pembelian barang dagangan perusahaan),
- ketika diperlukan untuk melindungi perusahaan secara sah (penyelidikan yang konsisten atas tuduhan pelecehan , perekrutan tidak diskriminatif , dan promosi ),
- untuk menjaga perusahaan agar mematuhi kebijakan dan hukum pemerintah (FMLA, ADA, EEOC, upah minimum ),
- untuk menetapkan standar kerja yang konsisten, aturan, dan peraturan ( disiplin progresif , aturan keselamatan, aturan istirahat , peraturan merokok) , dan
- untuk memberikan perawatan yang konsisten dan adil bagi karyawan (kelayakan manfaat, waktu lunas, bantuan biaya kuliah , waktu berkabung , tugas juri ).
Mungkin ada alasan lain, selain itu, mengapa Anda ingin mengembangkan kebijakan. Namun, ingat bahwa perilaku salah satu karyawan yang buruk seharusnya tidak memerlukan kebijakan yang akan mempengaruhi semua karyawan lainnya.
Artikulasikan Tujuan Kebijakan
Setelah Anda menetapkan bahwa suatu kebijakan diperlukan, tentukan tujuan yang ingin Anda capai dalam menulis kebijakan tertentu. Bila memungkinkan, Anda akan ingin memberi tahu karyawan mengapa Anda menerapkan kebijakan.
Anda perlu cukup detail dalam kebijakan untuk membuat posisi perusahaan jelas, namun Anda tidak pernah dapat berharap untuk menutupi setiap situasi potensial yang ditangani oleh kebijakan.
Konsekuensinya, tujuan dengan kebijakan itu pendek dan sederhana. Ketahuilah bahwa ini mungkin tidak dapat dilakukan dengan kebijakan tentang bidang-bidang seperti pendekatan perusahaan pada Family Medical and Leave Act , diskriminasi atau investigasi pengaduan, atau sistem disiplin progresif.
Tapi, seberapa banyak yang dapat Anda katakan tentang mengemudi saat berbicara di smartphone? Jadi, gunakan akal sehat saat Anda menentukan hasil yang Anda inginkan dari kebijakan Anda.
Mengumpulkan informasi
Bagian dari TheBalance.com ini menyediakan kebijakan sampel seperti halnya banyak situs web lain, meskipun perusahaan lain sering mengenakan biaya untuk kebijakan mereka. Bahkan situs web yang mengenakan biaya, menyediakan sampel gratis sehingga Anda dapat menguji kebijakan mereka.
Anda akan kesulitan menemukan kebijakan sampel yang tepat untuk situasi, bahasa, dan budaya perusahaan Anda. Namun, lakukan riset online dan temukan kebijakan sampel untuk menyediakan dasar untuk merevisi kebijakan sampel daripada menulis kebijakan Anda dari awal.
Anda juga dapat berlangganan layanan yang menyediakan contoh seperti kebijakan dan contoh SDM. Sumber kebijakan eksternal juga disediakan dalam direktori contoh kebijakan ini. Akhirnya, Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (SHRM) memberikan contoh kebijakan untuk anggota.
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin ingin berbicara dengan pengacara hukum ketenagakerjaan Anda. Firma hukum menulis kebijakan umum untuk klien mereka yang juga dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan Anda. Terutama ketika undang-undang baru berlalu atau Departemen Tenaga Kerja mengeluarkan aturan baru, pengacara Anda cenderung mengembangkan kebijakan yang menyertainya.
Kembangkan dan Tulis Kebijakan
Dengan sasaran dan sampel di tangan, tulislah kebijakan menggunakan kata dan konsep sederhana. Berbicara langsung kepada orang-orang yang akan membaca, menegakkan, dan hidup dengan kebijakan tersebut.
Setelah setiap paragraf, tanyakan pada diri Anda "bagaimana jika" pertanyaan untuk memastikan kebijakan tersebut mencakup dasar-dasar dan pengecualian dan pertanyaan normal.
Namun, jangan terobsesi tentang hal ini; seperti yang dinyatakan, tidak ada kebijakan yang mencakup setiap kemungkinan kontingensi.
Tinjau Kebijakan
Pilih beberapa karyawan, atau bahkan kelompok percontohan kecil, untuk membaca kebijakan dan ajukan pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki tentang kebijakan tersebut. Ulasan ini memberikan umpan balik bahwa karyawan akan dapat memahami dan mengikuti kebijakan tersebut.
Tulis ulang kebijakan berdasarkan umpan balik.
Dapatkan Dukungan Manajemen untuk Kebijakan
Tinjau kebijakan dengan manajer yang harus memimpin dan memberlakukan kebijakan. Anda akan ingin mendapatkan dukungan dan kepemilikan mereka terhadap kebijakan tersebut . Anda akan memulai proses ini lebih awal, bahkan sedini ketika Anda mengidentifikasi kebutuhan untuk kebijakan, tetapi dukungan manajemen saat Anda menerapkan kebijakan sangat penting.
Dapatkan Tinjauan Hukum dari Kebijakan
Jika kebijakan tersebut memiliki implikasi hukum, bersifat legal menurut sifatnya, memiliki implikasi pribadi bagi karyawan (seperti prosedur keamanan), Anda akan ingin agar pengacara Anda meninjau kebijakan sebelum Anda mendistribusikan kebijakan lebih lanjut.
Pastikan Anda berkomunikasi dengan pengacara Anda bahwa Anda tidak ingin kebijakan tersebut ditulis ulang dalam bahasa hukum . Anda ingin kebijakan ditinjau untuk implikasi hukum dan kata-kata yang tepat.
Implementasikan Kebijakan
Dalam kelompok-kelompok kecil, secara individual, atau dalam rapat perusahaan, biasanya tergantung pada sifat kebijakan yang kontroversial dan kemudahan yang akan dipahami, mendistribusikan dan meninjau kebijakan baru. Beri karyawan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
Kebijakan harus selalu terdiri dari kebijakan pada selembar kertas dengan karyawan menandatangani pada lembar kedua.
Karyawan dapat menandatangani bahwa mereka telah menerima dan memahami kebijakan tersebut, namun tetap memiliki salinan untuk file mereka sendiri.
Contoh Pernyataan Tandatangan Kebijakan
Ini adalah pernyataan signoff sampel untuk digunakan:
Saya mengakui penerimaan dan pemahaman tentang Kebijakan (Perusahaan Anda). Kebijakan ini efektif (Tanggal) sampai pemberitahuan lebih lanjut.
_______________________________________________________
Tanda tangan karyawan
_______________________________________________________
Nama Pegawai (Harap Cetak)
________________________________
Tanggal
Putuskan Bagaimana Anda Akan Mengkomunikasikan Kebijakan di Masa Depan
Sertakan kebijakan dalam buku pegangan karyawan Anda. Anda mungkin juga menginginkan kebijakan tersebut menjadi bagian dari Orientasi Karyawan Baru Anda.
Beberapa perusahaan menempatkan kebijakan di intranet mereka atau di folder kebijakan pada drive umum jaringan komputer. Tentukan apakah Anda akan ingin mendistribusikan kebijakan dengan metode tambahan.
Anda juga akan ingin mengarsipkan dan menandai mantan kebijakan yang menggantikan kebijakan ini. Anda mungkin membutuhkannya untuk hukum atau referensi lain di masa depan.
Menafsirkan dan Mengintegrasikan Kebijakan
Apa pun yang Anda tulis dalam kebijakan, penerapan kebijakan dan praktik kerja Anda di kemudian hari akan menentukan makna sebenarnya dari kebijakan tersebut. Anggaplah konsisten dan adil saat Anda menafsirkan kebijakan dari waktu ke waktu.
Ketika Anda menemukan praktik Anda berbeda dari kebijakan tertulis, sekarang saatnya untuk meninjau dan menulis ulang kebijakan dan siklus dimulai lagi.
Penafian: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, sementara otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh audiens dan undang - undang ketenagakerjaan di seluruh dunia dan peraturan bervariasi dari negara bagian ke negara dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari Negara, Federal, atau sumber daya pemerintah Internasional, untuk memastikan penafsiran dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.