Bagaimana Apakah Karyawan Dibayar Kembali Ketika Mereka Menghabiskan Uang untuk Bisnis?
Biaya perjalanan dapat mencakup penginapan, penerbangan, transportasi darat, tips untuk bellhops, makanan, dan biaya insidentil lainnya yang mungkin dialami karyawan saat berada di jalan.
Pengeluaran bisnis lainnya dapat mencakup barang-barang seperti membawa klien atau calon karyawan untuk makan siang, membeli buku-buku atau materi pendidikan lainnya yang diliputi oleh majikan atau mendorong pengeluaran untuk mendaur ulang properti perusahaan.
Jenis pengeluaran yang akan ditanggung oleh suatu organisasi ditemukan dalam kebijakan perjalanan bisnis, hiburan, dan pengeluaran biaya umum perusahaan dalam buku pegangan karyawan . Kenalilah kebijakan perusahaan Anda karena atasan Anda dapat menutupi biaya beragam seperti keanggotaan dry cleaning dan olahraga pada perjalanan panjang.
Hiburan klien dalam perjalanan bisnis adalah biaya penggantian lain, tetapi ketahui kebijakan perusahaan Anda sehingga Anda tidak melebihi batas pembelanjaan apa pun. Anda ingin menunjukkan keramahan dan kesopanan tanpa melebihi anggaran perusahaan Anda untuk pengeluaran tersebut.
Populer sekarang adalah kartu kredit perusahaan yang dipercayakan kepada orang-orang yang merupakan karyawan tingkat senior dan karyawan lain yang harus sering bepergian untuk bisnis.
Alih-alih membayar pengeluaran dengan uang mereka sendiri, karyawan memungut semua kecuali biaya tak terduga dan tips ke kartu kredit perusahaan.
Ini adalah pendekatan yang mudah untuk mengganti biaya penggantian bagi karyawan karena tagihan kartu kredit mendokumentasikan pengeluaran yang tepat tanpa karyawan harus menyimpan tanda terima dan mengisi laporan pengeluaran perjalanan.
Mengisi Laporan Pengembalian Biaya
Baik dalam kasus penggunaan kartu kredit perusahaan dan pembayaran tunai, karyawan mungkin harus mengisi laporan penggantian biaya setelah kembali dari perjalanan. Dengan kartu kredit perusahaan, mereka harus menjelaskan kurang dari biaya yang jelas yang muncul pada tagihan kartu kredit (jauh lebih mudah daripada harus mengisi laporan pengeluaran dari awal). Mereka juga akan membebankan biaya tambahan kepada perusahaan yang mereka bayarkan dengan uang atau kartu kredit mereka sendiri.
Ketika seorang karyawan membayar tunai, ia harus mendaftar, dan kadang-kadang membenarkan, setiap biaya yang diminta penggantiannya. Ini ditelaah oleh akuntansi seperti pernyataan dari perusahaan kartu kredit. Biaya yang tidak dapat dibenarkan, atau biaya yang dikeluarkan oleh kebijakan perusahaan, tidak diganti — karenanya, kebutuhan untuk mengetahui kebijakan perusahaan Anda mengenai perjalanan bisnis.
Sebagian besar perusahaan menetapkan tanggal dimana laporan penggantian biaya harus diajukan untuk memastikan bahwa karyawan diganti dan untuk akuntansi yang tepat. Karyawan harus mengikuti peraturan ini dengan hati-hati karena beberapa organisasi tidak mengganti biaya yang dikembalikan setelah tenggat waktu. Ketahui aturan perusahaan Anda.
Metode lain untuk membayar biaya perjalanan bisnis karyawan adalah per diem .
Pertanyaan Pembaca Tidak Biasa Terkait Pengembalian Biaya
Seorang pembaca bertanya, "Perwakilan penjualan luar kami memiliki wilayah yang besar (beberapa negara bagian) dan melakukan perjalanan secara rutin, sering kali membutuhkan menginap semalam. Hal ini dibawa ke perhatian saya melalui departemen akuntansi, bahwa perwakilan penjualan telah membawa hewan peliharaan dalam satu perjalanan tersebut. dan menagih biaya hewan peliharaan hotel ke kartu kredit perusahaan. Dia mengklaim hotel tidak akan memilah biaya dan dia berencana untuk mengganti biaya perusahaan.
"Saya tercengang dan mencari saran tentang cara menangani situasi ini. Insting SDM saya memberi tahu saya untuk menulis karyawan ini karena penyalahgunaan dana perusahaan, tetapi saya mendapatkan penolakan dari manajemen penjualan yang ingin saya membuat kebijakan khusus tentang hewan peliharaan.
"Penggunaan kami atas kartu kredit perusahaan dengan jelas menyatakan, 'Kartu ini akan digunakan hanya untuk BIAYA PERUSAHAAN.
Penggunaan pribadi kartu dapat mengakibatkan penyitaan kartu atau penghentian. Selain itu, Perwakilan Penjualan akan bertanggung jawab atas tagihan tidak sah. ' Pernahkah Anda menulis tentang topik seperti itu di masa lalu? "
Tanggapan SDM: Inilah yang perlu Anda pertimbangkan. Apakah karyawan pergi ke akuntansi dan menjelaskan masalah bahwa hotel tidak dapat memisahkan biaya hewan peliharaan? Atau, apakah dia tertangkap oleh tinjauan yang teliti dari pengeluarannya di bidang akuntansi?
Pertama, sulit untuk percaya bahwa hotel tidak dapat memisahkan biaya hewan peliharaan. Kedua, jika hotel tidak dapat memisahkan biaya untuk hewan peliharaan, bagaimana dia tahu apa yang harus dibayar kembali ke akuntansi?
Jika dia berencana untuk membayar biaya hewan peliharaan hanya jika dia tertangkap, dan tidak secara sukarela menawarkan untuk membayar, mengingat kebijakan Anda, ia pantas mendapat tindakan disiplin . Ini juga akan tergantung pada bagaimana Anda menangani situasi serupa di masa lalu. Apakah karyawan lain mengganti biaya perusahaan untuk berbagai biaya dan tidak menerima tindakan disipliner?
Seringkali ketika Anda melihat ke suatu situasi, Anda akan menemukan bahwa ada kebijakan di satu sisi, dan bagaimana itu telah diterapkan dan diterapkan di sisi lain. Anda tidak ingin memperlakukan individu ini secara berbeda dari karyawan lain yang pernah dirawat di masa lalu.
Tindakan disipliner tidak dalam rangka jika karyawan lain hanya mengganti biaya di masa lalu untuk biaya yang sama. Ingat bahwa saya bukan seorang pengacara jadi ini hanya pendapat rekan kerja HR.
Membuat kebijakan perjalanan hewan peliharaan tidak disarankan karena itu adalah contoh perusahaan yang mengganggu dan melampaui batas ke dalam kehidupan pribadi karyawan. Jika karyawan ingin membayar hewan peliharaan mereka untuk bepergian bersama mereka, itu bukan urusan perusahaan.
Selama hewan peliharaan tidak mempengaruhi biaya di mana mereka tinggal atau kemampuan mereka untuk berpartisipasi dalam tujuan bisnis perjalanan, itu bukan bisnis majikan. Karyawan tersebut harus, tentu saja, membayar biaya tambahan yang dikenakan oleh hewan peliharaan yang bepergian.
Kebijakan perjalanan Anda sedikit membingungkan dan dapat menggunakan penguatan di bagian tentang "bertanggung jawab atas biaya tidak sah" ketika kebijakan tersebut telah menyatakan bahwa hanya pengeluaran perusahaan yang diizinkan.
Lebih lanjut: 10 Tips untuk Mengurangi Biaya Perjalanan Bisnis | Haruskah Kamar Berbagi Karyawan?
Penafian: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, sementara otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh audiens dan undang - undang ketenagakerjaan di seluruh dunia dan peraturan bervariasi dari negara bagian ke negara dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari Negara, Federal, atau sumber daya pemerintah Internasional, untuk memastikan penafsiran dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.