Pengusaha Taktik Umum Digunakan untuk Memotong Biaya Perjalanan Karyawan
Gagasan-gagasan ini tidak terlalu menekan dan menyinggung perasaan rata-rata karyawan yang melakukan perjalanan bisnis untuk majikan mereka. Karyawan adalah manusia normal yang hanya menginginkan privasi dan jarak dari rekan kerja saat dalam perjalanan bisnis, terutama jika mereka menghabiskan hari dengan rekan kerja.
Pengusaha tidak perlu meminta karyawan untuk berbagi kamar.
Ada cara lain untuk menghemat biaya perjalanan bisnis karyawan . Sebagai contoh:
- Wajibkan karyawan untuk bepergian pada hari yang sama bila memungkinkan.
- Kembangkan dan terapkan kebijakan perjalanan perusahaan yang memberikan rincian spesifik tentang pembayaran per diem di berbagai tujuan, jaringan hotel pilihan di mana pengusaha mungkin telah menetapkan tingkat diskonto, penggantian biaya , dan batasan yang memerlukan tanda tangan manajer sebelumnya jika dilampaui.
- Pegang karyawan pada surat hukum yang tercantum dalam kebijakan perjalanan tanpa izin sebelumnya dari pengecualian. Jangan ganti biaya yang tidak diizinkan oleh kebijakan atau pengecualian.
- Renegosiasi atau menegosiasikan tarif korporat dengan jaringan hotel yang umum untuk destinasi Anda. Carilah hotel yang menawarkan fasilitas seperti sarapan gratis, jam koktail gratis, makanan ringan dan makanan pembuka sore hari, serta lemari es dan pembuat kopi di kamar. Wajibkan karyawan untuk menggunakan hotel dan fasilitas ini ketika tersedia.
- Gunakan jaringan hotel yang lebih murah saat membuat reservasi. Sebagian besar karyawan akan memberikan bintang untuk ruangan pribadi. Jangan berharap standar yang lebih rendah di berbagai bidang seperti kebersihan dan fasilitas kenyamanan karyawan lainnya dari hotel yang dinilai dengan lebih sedikit bintang. Survei karyawan bepergian secara berkala untuk memastikan lokasi yang dipilih memenuhi kebutuhan mereka.
- Gunakan layanan pemesanan perjalanan yang konsisten seperti American Express Global Business Travel untuk membantu mengontrol biaya. Mereka akan membantu Anda merencanakan, mengadopsi kebijakan, menghemat biaya, dan membatasi pengeluaran karyawan. Bahkan layanan perjalanan lokal dapat membantu Anda menghemat perjalanan bisnis tetapi keuntungan bagi perusahaan American Express adalah jangkauan mereka secara nasional dan internasional serta layanan online mereka.
- Buat pengaturan dengan satu maskapai penerbangan untuk menggunakan layanan mereka bila memungkinkan untuk menerima diskon perusahaan di setiap penerbangan. Mintalah karyawan untuk menggunakan layanan pemesanan maskapai, misalnya, Southwest Airlines Corporate Travel. Pengusaha juga dapat menghemat ketika pesawat dipesan jauh sebelumnya.
- Buat karyawan yang membuat keputusan perjalanan menit terakhir mendapatkan otorisasi. Dalam satu kasus, di perusahaan klien, tiket pesawat yang akan berharga $ 300 jika memesan beberapa minggu di muka biaya lebih dari $ 1200 ketika karyawan membuat reservasi dua hari sebelum acara. Ini seharusnya hanya terjadi dalam keadaan darurat karena sebagian besar tiket dapat dipindahtangankan meskipun tidak dapat dikembalikan.
- Mengurangi biaya perjalanan di area lain, seperti makanan dan alkohol per diem dan transportasi. Variasikan per diems berdasarkan lokasi. New York City mahal dibandingkan dengan Las Vegas, misalnya. Area non-resor yang lebih kecil bahkan lebih terjangkau. Kebijakan perjalanan Anda harus mencerminkan biaya yang akan dialami karyawan Anda saat mereka bepergian ke negara bagian dan lokal yang berbeda.
- Bereksperimen dengan rapat virtual, layanan seperti Skype for Business, dan video. Meskipun awalnya tidak nyaman, pertemuan tidak langsung merupakan keterampilan yang diperoleh. Karyawan menjadi lebih nyaman karena mereka menggunakan layanan ini dari waktu ke waktu. Webinar bekerja dengan baik untuk berbagai jenis pelatihan, terutama seminar yang memungkinkan banyak karyawan untuk hadir.
- Minta karyawan Anda untuk menggunakan transportasi umum dan layanan antar-jemput yang lebih murah, ketika mereka tersedia, daripada taksi, terutama ketika karyawan bepergian antara bandara dan hotel. Sebagian besar konferensi menawarkan layanan antar-jemput gratis antara hotel dan pusat konferensi. Penggunaan taksi yang lebih sedikit atau persyaratan bahwa karyawan berkumpul untuk membayar taksi grup dapat menghemat banyak uang.
Meminta karyawan dewasa untuk membuat reservasi tepat waktu, biaya anggaran dalam perjalanan bisnis mereka, dan mengeksplorasi opsi selain perjalanan untuk rapat dan pelatihan adalah pendekatan yang tepat untuk menyederhanakan biaya perjalanan bisnis.
Mereka menghormati karyawan.
Mereka menguntungkan majikan karena karyawan merasa dihormati dan diperhatikan yang menghasilkan moral positif. Mereka menjaga siklus hubungan positif bergerak ke arah yang benar.
Bagaimana dengan perjalanan keluarga yang murah?