10 Tips Ini Akan Membuat Karyawan Menghargai Pertemuan Anda
Orang-orang tertarik, tetapi pertemuan yang paling efektif menarik perhatian mereka dengan pertanyaan dan jawaban pemikiran, audio-visual dan partisipasi. Kiat-kiat ini membawa Anda sukses.
- Mulai rapat Anda, presentasi dan sesi pelatihan dengan pemecah es atau aktivitas pemanasan. Dalam pertemuan besar atau pertemuan singkat, pemecah es bisa menjadi satu pertanyaan yang membuat orang berpikir dan berbicara dengan tetangga mereka. Sebagai contoh, ajukan pertanyaan yang menyebabkan orang mengangkat tangan. Panjang pemecah es tergantung pada panjang rapat Anda, jadi rencanakan dengan bijak.
- Variasikan metode presentasi Anda. Jika setiap pembicara berbicara kepada penonton, dalam format ceramah, bahkan kepala yang tertarik segera mengangguk. Minta orang untuk berbicara dalam kelompok kecil.
Gunakan materi audio-visual seperti video, slide, dan presentasi PowerPoint dan gambar. Jika Anda berbicara tentang proses pengecatan baru, tunjukkan karyawan Anda sebelum dan sesudah dicat. Lewatkan survei pelanggan dan kartu komentar positif. - Undang pembicara tamu untuk partisipasi dan kegembiraan penonton. Pelanggan Anda memiliki banyak hal untuk dikatakan kepada karyawan Anda tentang kebutuhan dan persyaratan kualitas mereka. Satu organisasi klien yang bermitra dengan asosiasi amal nirlaba, menampilkan pembicara tamu dari organisasi yang menerima donasi mereka. Pembicara dari organisasi yang didukung karyawan Anda secara finansial dinamit.
- Dorong pertanyaan untuk membuat dialog. Minta orang untuk menuliskan pertanyaan mereka sebelum pertemuan dan selama pertemuan. Berikan waktu untuk pertanyaan yang ditujukan kepada setiap pembicara saat Anda pergi.
Jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan dengan segera dan benar, beri tahu orang-orang yang akan Anda balas dengan mereka ketika Anda memiliki jawaban yang benar. Jika pertanyaan melebihi waktu, jadwalkan pertemuan tentang topik tersebut.
- Taktik pertemuan yang sering diabaikan, tetapi penting, dan berhasil adalah meminta setiap pembicara untuk mengulangi dengan keras setiap pertanyaan yang dia ajukan. Orang yang bertanya kemudian tahu pembicara memahami pertanyaan itu. Orang lain yang menghadiri pertemuan tersebut dapat mendengar dan mengetahui pertanyaannya, juga, tidak hanya menduga pertanyaan - mungkin salah - dari respon pembicara.
- Tentukan gol untuk pertemuan berkala Anda. Anda tidak dapat menyajikan setiap aspek bisnis perusahaan dalam satu jam pertemuan. Jadi, putuskan masalah penting, tepat waktu, dan habiskan waktu pertemuan untuk mereka. Mempertimbangkan kepentingan mayoritas peserta juga.
Ingat, Anda memiliki metode lain untuk mengkomunikasikan informasi perusahaan yang menyertakan program seperti Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, email, dan IM. Komunikasi informasi perusahaan yang strategis tidak harus dilakukan pada pertemuan. - Rumuskan agenda dengan hati-hati. Identifikasi kebutuhan dan minat mayoritas peserta. Mulailah dengan kabar baik yang akan membuat para peserta merasa senang.
Variasikan urutan pembicara dalam agenda setiap bulan. Anda tidak ingin orang bosan dengan kesamaan. Bagikan barang-barang yang diperlukan di seluruh agenda sehingga orang-orang tidak mengabaikan akhir dari pertemuan, atau berpikir item akhir kurang penting. - Sebuah artikel di Wall Street Journal, beberapa tahun yang lalu, menyatakan bahwa manajer AS akan menghemat 80% dari waktu yang mereka buang dalam pertemuan jika mereka melakukan dua hal dengan benar. Yang pertama selalu memiliki agenda. Yang kedua adalah mulai tepat waktu dan berakhir tepat waktu . Saya akan menambahkan bahwa Anda perlu mengizinkan setiap pembicara jumlah waktu yang diperlukan untuk menutupi topik mereka. Pegang mereka sampai batas waktu mereka - dengan baik.
- Atur lingkungan fisik sehingga orang memperhatikan konten rapat. Tidak ada yang harus duduk di belakang atau ke sisi speaker Anda. Pastikan ada tempat duduk untuk semua peserta, dan jika perlu mencatat, permukaan untuk menulis juga. Pastikan visual terlihat, dan orang-orang dapat mendengar. Anda mungkin perlu menggunakan mikrofon. Anda dapat mengirimkan alat peraga atau sampel di sekitar ruangan untuk dilihat.
- Jangan pernah meremehkan kekuatan makanan saat rapat. Makanan menenangkan suasana, membantu membuat orang merasa nyaman, membantu orang mempertahankan tingkat energi positif dan membangun persahabatan tim. Pastikan Anda memenuhi beragam kebutuhan kelompok Anda dengan makanan yang Anda sajikan. Sebagai contoh, tawarkan buah dan yogurt selain donat. Tawarkan vegetarian dan hot dog halal dengan frank biasa.
Apa yang Anda Butuhkan untuk Rapat yang Sukses:
- Speaker berdiri atau meja
- Mikropon
- Jadwal acara
- Alat peraga