Lihat contoh dokumentasi yang benar dan salah dalam sumber daya manusia
Dokumentasi Tentang Catatan Pekerjaan
Dokumentasi adalah catatan tertulis dari tindakan karyawan, diskusi, insiden pembinaan kinerja , menyaksikan pelanggaran kebijakan, tindakan disipliner, kontribusi positif, penghargaan dan pengakuan, investigasi, kegagalan untuk mencapai persyaratan dan sasaran, evaluasi kinerja , dan banyak lagi.
Dokumentasi memungkinkan majikan atau karyawan untuk menyimpan catatan tertulis tentang kejadian dan diskusi yang terjadi di sekitar peristiwa tertentu. Dokumentasi hubungan kerja memberikan catatan tertulis yang mungkin diperlukan untuk mendukung tindakan seperti promosi karyawan, kenaikan gaji karyawan, dan tindakan pendisiplinan termasuk pemutusan hubungan kerja .
Dokumentasi tentang karyawan umumnya positif dan negatif, bila diperlukan. Itu faktual dan tidak menghakimi. Ini menggambarkan peristiwa ketika mereka terjadi bukan opini dan pemikiran pemirsa tentang peristiwa tersebut. Dokumentasi juga menjelaskan tindakan yang diambil dalam contoh penting seperti ketika Anda memberikan pengakuan karyawan formal atau mengambil tindakan disipliner.
Ingat bahwa Anda perlu membuat dokumentasi sedekat mungkin dengan saat insiden terjadi sehingga dokumentasi tepat waktu, terperinci, dan akurat.
Dalam proses hukum, dokumentasi tentang kinerja masa lalu karyawan sering kali sangat penting bagi hasil yang diperoleh perusahaan dari acara tersebut.
Menerapkan gambaran yang adil tentang kinerja karyawan tanpa sepenuhnya berfokus pada hal-hal negatif adalah tujuannya.
Jenis Dokumentasi
Kebijakan, prosedur, buku pegangan karyawan , dan rencana pengembangan kinerja juga merupakan bentuk dokumentasi yang mencatat perilaku karyawan yang diharapkan dan persyaratan tempat kerja untuk menjaga tempat kerja yang teratur dan adil di mana karyawan tahu apa yang diharapkan dari mereka.
Dokumentasi juga merupakan catatan tertulis dari pernyataan-pernyataan terdakwa, penuduh, dan saksi-saksi terhadap peristiwa-peristiwa tempat kerja yang bermusuhan yang melibatkan perilaku tidak senonoh karyawan seperti pelecehan seksual .
Dokumentasi dapat bersifat formal dan disimpan dalam file personel karyawan . Karyawan diharapkan menandatangani dokumen ini untuk mengetahui bahwa mereka telah menerima salinan dan telah meninjau isinya. (Tanda tangan tidak menunjukkan persetujuan dengan pernyataan dalam dokumentasi.)
Dokumentasi ini juga mencakup catatan permanen seperti aplikasi pekerjaan yang ditandatangani, referensi pekerjaan tertulis, materi aplikasi seperti resume dan surat pengantar, dan pemeriksaan latar belakang. Tersimpan dari file karyawan karyawan, dokumentasi seperti formulir I-9 yang memverifikasi kelayakan karyawan untuk bekerja di AS juga dipertahankan, seperti juga catatan medis, catatan FMLA , dan sebagainya.
Dokumentasi juga bisa bersifat informal seperti dalam catatan manajer tentang diskusi dengan seorang karyawan selama satu tahun. Penting bahwa manajer mempertahankan dokumentasi ini pada semua anggota staf pelaporan mereka; tidak ada karyawan yang harus dipilih karena kinerja. (Ini dapat ditafsirkan sebagai diskriminasi di kemudian hari.)
Penggunaan Dokumentasi
Dokumentasi insiden kritis, apakah positif atau negatif, juga disarankan sehingga manajer memiliki catatan kinerja karyawan yang mencakup suatu periode waktu.
Dokumentasi digunakan dengan cara lain dalam organisasi. Ini dapat mencakup prosedur, instruksi kerja, dan instruksi perangkat lunak komputer, untuk beberapa nama, tetapi untuk tujuan fungsi Sumber Daya Manusia, ini adalah penggunaan umum dokumentasi. Dan, ini adalah instruksi tentang cara mendokumentasikan dengan tepat .
Sampel Dokumentasi Kinerja
Dokumentasi tentang kinerja karyawan akan memungkinkan Anda untuk mendisiplinkan , mengakhiri , atau mempromosikan, memberi penghargaan dan menghargai karyawan dengan adil. Tanpa dokumentasi, membuat kasus untuk semua tindakan ini sulit — dan berpotensi berisiko bagi perusahaan.
Majikan harus menghindari segala tuduhan tentang perlakuan diskriminatif terhadap karyawan .
Legalitas samping, pengusaha yang baik ingin menciptakan lingkungan kerja yang adil, konsisten, dan mendukung tujuan karyawan dan rencana karir.
Lingkungan ini didukung oleh dokumentasi profesional manajer tentang kinerja karyawan — baik perilaku dan tindakan laudatory yang membutuhkan koreksi atau perbaikan. Sebelumnya, cara mendokumentasikannya dibahas secara rinci. Sampel ini memberi Anda lebih banyak contoh dokumentasi yang sesuai.
Contoh Dokumentasi
Salah :
Mark biasanya terlambat untuk bekerja. Markus terlalu banyak bekerja.
Kanan :
1 April: Markus disebut sakit dan melewatkan 8 jam kerja.
4 April: Mark tiba di kantor pukul 10 pagi, terlambat dua jam dari waktu mulai yang dijadwalkan.
6 April: Mark menjadwalkan janji dengan dokter dan kemudian, tinggal di rumah untuk memasang tungku baru.
12 April: Mark menelpon sakit dan melewatkan 8 jam kerja.
Salah :
Mary tidak bisa diandalkan. Dia hampir tidak pernah melakukan apa yang dia lakukan.
Kanan :
2 Mei: Mary berjanji draft pertama dari proposal produk akan tersedia untuk ditinjau pada pertemuan mingguan hari ini. Mary tidak menghasilkan dokumen draft seperti yang diharapkan. Katanya dia terlalu sibuk dan orang-orang yang bantuannya dibutuhkan tidak kembali bersamanya.
Manajer menjawab: Bantuan apa yang Anda butuhkan? Informasi? Siapa yang belum membalas Anda dan apa yang Anda butuhkan dari mereka?
Carl dan Michael perlu memperbarui Mary tentang kemajuan mereka.
Apa yang membuat Anda begitu sibuk sehingga Anda tidak punya waktu untuk menindaklanjuti komitmen Anda? Membuat terlalu banyak komitmen dengan jam terbatas untuk memenuhinya.
Apa yang bisa saya lakukan untuk membantu Anda?
Kapan Anda akan membuat dokumen draft tersedia untuk ditinjau?
Sampel ini memberikan gambaran umum tentang dokumentasi apa yang efektif dan dokumentasi yang ditulis dengan tidak benar. Ikuti saran ini untuk secara efektif dan secara hukum mendokumentasikan kebijakan, kinerja, dan acara di tempat kerja Anda.
Penafian: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, sementara otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh audiens dan undang - undang ketenagakerjaan di seluruh dunia dan peraturan bervariasi dari negara bagian ke negara dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari Negara, Federal, atau sumber daya pemerintah Internasional, untuk memastikan penafsiran dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.