Majikan memiliki alasan bagus untuk menyimpan beberapa file personalia — beberapa legal dan beberapa untuk tujuan praktik kerja terbaik.
Dokumentasi diperlukan agar perusahaan memiliki pandangan yang akurat tentang riwayat pekerjaan karyawan. Dokumentasi mendukung keputusan majikan dan dapat melindungi majikan dalam gugatan — dipertahankan dengan benar.
Isi file personil memberikan tinjauan historis tentang kejadian penting selama karier karyawan. Mereka mendukung keputusan yang dibuat tentang karyawan dan karirnya. Mereka mendemonstrasikan alasan majikan di balik perekrutan, promosi, transfer, penghargaan dan pengakuan, dan keputusan yang diambil.
Panduan Berbeda Terkait dengan Jenis File Personil yang Berbeda
Karena beberapa jenis file personil direkomendasikan, aturan dan panduan yang berbeda terkait dengan setiap jenis file personil.
- Setiap jenis file personil memiliki alasan yang berbeda untuk konten yang ada dan berbeda, berdasarkan alasan itu.
- Setiap jenis file personil disimpan secara berbeda.
- Akses ke file personil dibatasi untuk karyawan tertentu di sebagian besar organisasi. Jenis file personil yang berbeda memiliki pedoman akses yang berbeda.
- Akses karyawan ke file personelnya diperbolehkan, tetapi sebagian besar pemberi kerja mengatur pedoman untuk akses karyawan dengan kebijakan akses file personil dalam buku pegangan karyawan . (Berbagai negara bagian dan yurisdiksi memiliki aturan yang berbeda, jadi tetap up-to-date untuk lokasi Anda.)
Sebagian besar organisasi tidak mengizinkan manajer karyawan untuk mengakses file personel keseluruhan. Mereka mengharapkan para manajer untuk menyimpan dokumentasi yang relevan di file karyawan mereka sendiri yang bukan file personel resmi.
- Departemen Sumber Daya Manusia memiliki dan bertanggung jawab untuk file karyawan karyawan.
File Personil yang Disarankan
Berikut ini jenis-jenis file personil yang direkomendasikan dan apa yang perlu Anda ketahui tentang bekerja dengan mereka.
File Personil Pegawai
Ini adalah file personel utama yang disimpan oleh atasan untuk setiap karyawan. File personil menyimpan riwayat pekerjaan masing-masing karyawan. Inilah yang perlu Anda ketahui tentang file karyawan karyawan.
File medis
File medis karyawan memiliki batasan hukum serius yang harus diketahui dan dipatuhi oleh majikan. Inilah yang perlu Anda ketahui tentang kerahasiaan dan isi file medis karyawan.
File Penggajian
Akses karyawan ke file penggajian karyawan kurang restriktif dibandingkan akses ke file medis atau personel. File penggajian menyimpan informasi tentang gaji, pemilihan tunjangan , perubahan tingkat pembayaran, garnishments, dan dokumentasi hukum lainnya yang mempengaruhi gaji karyawan. Berbagai staf akuntansi dan Sumber Daya Manusia mengakses informasi dalam file penggajian.
I-9 Formulir File untuk Karyawan
Karena hak akses dari berbagai lembaga pemerintah, Anda mengikuti praktik terbaik dengan memelihara file terpisah untuk formulir I-9 karyawan . Cari tahu lebih lanjut tentang menyimpan formulir I-9.
Ikhtisar File Personnel
Hanya ingin detail cepat dan mendasar tentang file karyawan karyawan ? Lihat di sini untuk ikhtisar file karyawan karyawan.
Kebijakan Akses File Personnel untuk Karyawan
Anda ingin memungkinkan setiap karyawan untuk mengetahui apa yang ada di file personelnya , tetapi Anda perlu mengontrol integritas, kelengkapan, dan kelengkapan file. Mempertahankan kerahasiaan karyawan dan majikan serta akses terbatas dijamin dengan kebijakan akses file personil.
Apa yang Tidak Dimasukkan dalam File Personil Pegawai
Mencari panduan tentang konten yang tidak boleh dimasukkan dalam file karyawan karyawan? Berikut adalah rekomendasi terbaik saya tentang konten yang ingin Anda pertahankan baik di lokasi yang terpisah, informal atau tidak mempertahankan sama sekali. Retensi dokumentasi yang tidak diperlukan dan murni opini dapat menyakiti Anda.
Dokumentasi
Apakah Anda tahu dokumentasi apa itu? Kata, dokumentasi, sering muncul di dunia kerja dan Sumber Daya Manusia. Namun, arti dokumentasi dan mengapa Anda mungkin ingin mendokumentasikan acara ketenagakerjaan tertentu benar-benar dibahas di sini.
> Penafian: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun berwibawa, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari Negara, Federal, atau sumber daya pemerintah Internasional, untuk memastikan penafsiran dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini hanya untuk panduan.