Apa yang Harus (dan Tidak Harus) Anda Tempatkan di File Karyawan Karyawan
Di lain, akses terbatas pada staf SDM dan karyawan dapat meminta akses ke catatan mereka. Pengacara juga dapat memanggil isi catatan personalia untuk tuntutan hukum dan keluhan Kesempatan Kerja Kesetaraan (EEOC) .
Seorang mantan karyawan juga dapat meminta salinan catatan personelnya.
Dengan semua potensi penggunaan dan potensi pemirsa dari catatan personalia Anda, seorang majikan harus berhati-hati untuk mempertahankan dokumentasi yang tidak bias dan faktual dari riwayat pekerjaan karyawan dalam catatan personalia Anda. Konsekuensinya, terapkan panduan umum ini ke dokumentasi yang Anda simpan dalam catatan personalia organisasi Anda.
Pedoman umum untuk isi file karyawan karyawan
- Informasi dalam catatan personil harus faktual. Staf pengawas atau staf Sumber Daya Manusia; catatan acak; gosip; rumor tidak berdasar; pertanyaan, laporan, atau tuduhan tattletale dari karyawan lain yang belum dijelajahi; tuduhan tidak dikejar, diselidiki, dan disimpulkan; dan informasi, komentar, atau catatan non-faktual lainnya harus dikecualikan dari file karyawan karyawan.
Salah satu contoh terburuk dari komentar ofensif yang ditemukan seorang manajer SDM dalam catatan personalia, melibatkan catatan wawancara manajer perekrutan. Satu menyatakan: "Mungkin terlalu gemuk untuk naik dan turun tangga jika diperlukan." Bayangkan karyawan, seorang pengacara, dan bahkan karyawan dan pengawas masa depan membaca komentar seperti ini.
Di perusahaan lain, manajer menemukan catatan yang tidak berdasar bahwa manajer dan orang lain telah menempatkan file karyawan seperti, "Mary marah karena dia tidak mendapat kenaikan gaji. Dia memperlambat pekerjaannya dengan sengaja untuk membalas bahkan kepada manajernya." Lihat masalahnya?
- Catatan personil harus dipikirkan dengan serius ke lokasi file yang sesuai. Tentukan protokol untuk catatan personalia perusahaan Anda berdasarkan undang-undang negara bagian dan Federal , undang-undang ketenagakerjaan seperti Asuransi Kesehatan Portabilitas dan Akuntabilitas Act of 1996 (HIPAA) , dan praktik terbaik perusahaan.
Kemudian, tetap dengan protokol. Anda tidak ingin mencari alasan acak dokter yang diselipkan ke file personel ketika mereka termasuk dalam file medis. Atau, apakah Anda ingin alasan dan pembenaran untuk promosi karyawan dalam file penggajian.
Anda juga tidak ingin catatan keputusan perekrutan yang melibatkan pemeriksaan latar belakang atau catatan dari diskusi dengan mantan majikan dalam file personil.
- Pengawas, manajer dan karyawan lain yang menempatkan dokumentasi dalam catatan personil harus dilatih untuk menulis dokumentasi dengan tepat. Menyatakan di sebuah teguran karyawan bahwa karyawan itu benar-benar mati tidak akan memenangkan catatan personel Anda setiap hadiah, tetapi supervisor yang tidak terlatih telah dikenal untuk menulis pernyataan serupa.
Lebih baik lagi, batasi akses ke file ke staf SDM Anda yang bertanggung jawab atas catatan dan tahu apa yang seharusnya dan tidak boleh ditempatkan dalam file personalia. - Seimbangkan informasi yang Anda tempatkan di catatan personil untuk memasukkan aspek positif dan negatif dari riwayat pekerjaan karyawan. Terlalu sering, catatan personil menekankan setiap kejadian negatif dan kehilangan komponen positif.
- Kenali perbedaan antara catatan pribadi pengawas tentang staf pelaporannya dan catatan personel perusahaan resmi. Catatan pengawas yang digunakan untuk peningkatan kinerja , untuk melacak proyek dan penyelesaian sasaran, dan untuk secara adil menentukan kenaikan dan rencana pengembangan kinerja , misalnya, termasuk dalam arsip pribadi pengawas, bukan dalam catatan resmi pegawai perusahaan.
Mengenali juga, kebutuhan untuk melatih supervisor dalam cara membuat catatan dan memelihara dokumentasi dalam file manajemen mereka. Kriteria yang sama untuk fakta, bukan opini, dan contoh spesifik, bukan kabar angin, berlaku untuk catatan pribadi.
Catatan pribadi pengawas dapat dipanggil dalam kasus gugatan, jadi hati-hati dianjurkan bahkan untuk catatan pribadi. Praktik pengawas menyimpan salinan catatan yang ada di file karyawan karyawan resmi dalam file manajemen mereka tidak disarankan.
- Dokumentasi perekrutan dan catatan wawancara menyajikan sedikit kebingungan. Praktik terbaik adalah memelihara file terpisah untuk setiap posisi yang Anda isi yang mencakup semua dokumentasi yang terkait dengan pengisian posisi tersebut dari posting pekerjaan ke pemeriksaan referensi. Resume pelamar, surat lamaran, dan aplikasi termasuk dalam file ini kecuali bahwa Anda harus memindahkan aplikasi karyawan yang disewa ke file karyawan karyawan.
File ini memiliki daftar periksa resmi dan formulir yang berusaha untuk representasi tidak bias dari kualifikasi karyawan potensial dan mendukung keputusan Anda untuk mempekerjakan kandidat yang paling memenuhi syarat. Opini dan catatan manajer perekrutan yang diambil selama proses perekrutan tidak termasuk dalam file ini. Sumber Daya Manusia dapat mengumpulkan catatan ini untuk mempertahankan dokumentasi lengkap tentang keputusan pekerjaan, tetapi mereka tidak termasuk dalam catatan personil.
- Dokumentasi faktual tentang keputusan pekerjaan seperti promosi , transfer ke peluang lateral , dan kenaikan gaji termasuk dalam catatan personil. Pendapat atasan atau SDM tentang karyawan tidak. Dokumentasi aksi pendisiplinan resmi seperti peringatan tertulis juga termasuk dalam file personel karyawan.
Contoh spesifik dokumentasi yang tidak boleh ada dalam catatan personil
Informasi berikut ini tidak boleh ditempatkan dalam catatan personil. Dokumentasi mungkin memerlukan file terpisah, dapat diklasifikasikan sebagai catatan pengawasan atau manajemen, atau tidak boleh disimpan sama sekali oleh pemberi kerja.
- Informasi medis apa pun termasuk dalam file medis .
- Informasi penggajian termasuk dalam file penggajian .
- Dokumen yang menyertakan Nomor Jaminan Sosial karyawan atau informasi tentang klasifikasi karyawan yang dilindungi seperti usia, ras, jenis kelamin, asal kebangsaan, kecacatan, status perkawinan, keyakinan agama dan sebagainya tidak boleh disimpan dalam file kepegawaian.
- Dokumentasi pengawas untuk tujuan mengelola pekerjaan karyawan, menetapkan tujuan, umpan balik yang diberikan dan sebagainya harus diajukan dalam folder pribadi, supervisor atau manajer yang dimiliki.
- Materi investigasi termasuk keluhan karyawan, wawancara saksi, wawancara karyawan, temuan, rekomendasi pengacara, dan resolusi, ditambah tindak lanjut untuk memastikan tidak ada pembalasan , harus berada dalam file investigasi yang terpisah dari catatan personil.
- File karyawan I-9 terbentuk di file atau lokasi I-9 , jauh dari catatan karyawan karyawan.
- Tempatkan pemeriksaan latar belakang termasuk sejarah kriminal, laporan kredit, dan sebagainya, dan hasil pengujian obat dalam file terpisah yang supervisor, manajer, dan karyawan tidak dapat akses. SHRM merekomendasikan baik file terpisah ini atau merekomendasikan bahwa informasi ini juga dapat diajukan dalam file medis karyawan.
- Catatan Peluang Kesetaraan Pegawai seperti formulir identifikasi diri dan laporan pemerintah tidak boleh disimpan dalam file personel atau di mana pun supervisor memiliki akses.
Jika Anda mengikuti panduan ini, organisasi Anda secara efektif menyimpan fakta, riwayat pekerjaan dan catatan personel yang didukung di lokasi yang tepat.
Penafian: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, sementara otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh audiens dan undang-undang ketenagakerjaan di seluruh dunia dan peraturan bervariasi dari negara bagian ke negara dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari Negara, Federal, atau sumber daya pemerintah Internasional, untuk memastikan penafsiran dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.