Tinjau kiat-kiat ini agar pesan email Anda dibuka, dibaca, dan ditanggapi, dengan contoh baris subjek email untuk digunakan, dan pengenalan email formal dan santai.
Cara Memperkenalkan Diri di Email
Tulis baris pesan pembuka pesan. Berapa banyak pesan email yang Anda buang tanpa pernah membukanya? Perhatikan apa yang Anda sertakan di baris subjek , sehingga milik Anda memiliki peluang untuk dibuka. Harus spesifik, dan biarkan pembaca tahu mengapa Anda menulis. Jaga garis subjek Anda pendek, sehingga penerima dapat melihat, sekilas, apa pesannya.
Sampaikan pesan Anda kepada seseorang. Jika Anda dapat menemukan seseorang untuk menulis daripada alamat email umum, seperti hr@companyabc.com, Anda akan dapat terhubung secara pribadi dengan individu yang ingin Anda temui. LinkedIn, situs web perusahaan, dan halaman media sosial adalah cara yang baik untuk menemukan kontak orang .
Gunakan sapaan resmi. Jika Anda menulis dengan permintaan khusus, gunakan sapaan bisnis resmi seperti Mr. atau Ms. Nama depan juga berfungsi jika Anda memiliki koneksi ke orang tersebut atau Anda menulis dengan lebih santai untuk memberikan informasi daripada mencari bantuan .
Berikut ini contoh salam pesan email dan berikut ini adalah cara memilih salam dan salam surat .
Gunakan koneksi Anda. Saat menulis email pengantar atau pesan LinkedIn jika Anda memiliki seseorang yang sama menyebut mereka. Referal adalah salah satu cara terbaik untuk mendapatkan saran atau bantuan.
Jangan membuat permintaan. Lebih baik membuat saran atau meminta saran daripada mendikte seseorang.
Misalnya, "Apakah Anda dapat memberi saya umpan balik pada resume saya, jika waktu mengizinkan?" Kedengarannya jauh lebih baik daripada "Silakan meninjau resume saya dan kembali kepada saya." Menjadi sopan dan bertanya akan membuat Anda lebih jauh daripada mengatakan kepada seseorang apa yang mereka harus dilakukan.
Singkat saja . Kebanyakan orang membaca email dan jarang membaca di luar paragraf pertama atau lebih. Jaga pesan Anda singkat - 2 atau 3 paragraf paling banyak. Jangan sertakan lebih dari beberapa kalimat di setiap paragraf. Berikan spasi di antara setiap paragraf dan ruang lain sebelum penutupan dan tanda tangan Anda.
Jelaskan mengapa Anda menulis. Pesan email Anda harus menyatakan dengan jelas siapa Anda, mengapa Anda menulis dan apa yang Anda minta dari pembaca. Gunakan paragraf pertama untuk memperkenalkan diri Anda, yang kedua untuk permintaan Anda, dan yang ketiga untuk berterima kasih kepada pembaca atas pertimbangannya.
Gunakan font yang sederhana. Gunakan font sederhana (seperti Calibri, Times New Roman, atau Arial) dan ukuran font yang mudah dibaca. Ukuran font 11 atau 12-point dapat dibaca tanpa harus menyipitkan mata. Beginilah cara memilih gaya dan ukuran font .
Pilih penutupan profesional. Penutupan Anda hampir sama pentingnya dengan perkenalan Anda. Akhiri email Anda dengan penutupan profesional singkat. Berikut ini cara mengakhiri surat dengan contoh penutup yang baik untuk digunakan.
Sertakan tanda tangan. Permudah orang yang Anda kirimi email untuk menghubungi Anda kembali. Sertakan tanda tangan dengan nama lengkap Anda, alamat email, dan nomor telepon. Sertakan alamat surat Anda jika Anda meminta tanggapan tertulis atau meminta sesuatu untuk dikirimkan kepada Anda. Berikut cara mengatur tanda tangan email Anda .
Proofread dan periksa ejaan. Saat Anda memperkenalkan diri, penting untuk mengoreksi dan mengeja memeriksa pesan Anda sebelum mengirimnya. Anda hanya memiliki satu kesempatan untuk membuat kesan yang baik, dan kesalahan ketik dapat membuat pesan email Anda dibuang.
Kirim pesan tes. Untuk memastikan pesan Anda sempurna, kirimkan ke diri Anda terlebih dahulu sehingga Anda dapat memeriksa ulang bacaannya dan memberikannya tampilan akhir untuk memastikan apa yang ingin Anda kirim.
Bcc: Sendiri. Itu selalu ide yang baik untuk Bcc: (blind carbon copy) sendiri pada pesan.
Anda akan memiliki catatan untuk mengirimnya, dan Anda akan dapat dengan mudah merujuknya kembali untuk komunikasi tindak lanjut.
Contoh Baris Subjek Pengantar Email
- Pendahuluan Dari [ Nama Anda]
- Bertanya tentang Peluang
- Saya Menemukan Anda Melalui [ Jaringan Alumni, LinkedIn, Asosiasi Profesional, dll. )
- [ Nama ] Disarankan Saya Menghubungi Anda
- [ Nama ] Disarankan Saya Menjangkau
- Referensi Dari [ Nama ]
- Disebut Oleh [ Nama ]
Saat Anda memperkenalkan dua orang lain satu sama lain:
- Pendahuluan: [ Nama ] - [ Nama ]
- Memperkenalkan [ Nama ] ke [ Nama ]
- Menghubungkan: [ Nama ] - [ Nama ]
- [ Nama ] dan [ Nama ] Pendahuluan
Contoh Introduksi Email
Pengantar Formal
Dear Ms. Smith,
Nama saya Marcus Anderson, dan saya menulis untuk meminta bantuan Anda. Saya sangat menghargai bantuan dan saran Anda.
Pengenalan Santai
Hai Nama Depan,
Nama saya Cynthia, dan saya bekerja untuk perusahaan perekrutan teknologi yang disebut perekrutan ABCD. Semoga Anda sehat! Saya ingin memberi tahu Anda lebih banyak tentang acara yang kami luncurkan.
Pendahuluan Dengan Referensi
Dear Ms. Smith,
Saya adalah teman dari Alisa Markers, dan dia mendorong saya untuk meneruskan resume saya kepada Anda. Alisa dan saya bekerja di beberapa proyek bersama, dan dia berpikir bahwa Anda mungkin dapat membantu saya dengan pencarian pekerjaan saya.
Email Memperkenalkan Orang Lain
Dear Jonas,
Semoga ini menemukan Anda dengan baik! Saya menjangkau hari ini untuk memperkenalkan rekan saya Samantha Billings, yang baru-baru ini bergabung dengan perusahaan kami dan mengambil alih komunikasi untuk Perusahaan DBC.
Tinjau Contoh: Contoh Pengantar Email dan Surat
Bacaan yang disarankan: Pedoman untuk Menulis Pesan Email Profesional | Cara Memformat Pesan Email