Tips untuk Membuat Email yang Dibaca
Selama pencarian kerja Anda, Anda mungkin akan mengirim banyak, banyak email, termasuk surat pengantar , terima kasih catatan , dan pesan ke koneksi terkait pencarian pekerjaan.
Dalam email ini, Anda tidak perlu membuat kesalahan yang memalukan (seperti salah mengeja nama seseorang). Anda juga harus memastikan untuk menulis catatan yang mendapat tanggapan. Baca terus untuk informasi tentang etiket email, bersama dengan saran tentang cara membuat ucapan selamat.
Mulai Email Anda Dengan Ucapan Profesional
Berjuanglah untuk kejelasan di baris subjek Anda. Pilih sesuatu yang langsung yang mengidentifikasi tujuan dari email Anda, seperti "waktu pertemuan diubah" atau "permintaan cepat tentang proposal Anda." Hindari menggantung wortel dengan teaser seperti "Saya perlu memberi tahu Anda ..." yang mencoba memikat pembacaan untuk membuka email untuk mencapai maksud Anda.
Orang sering memutuskan apakah akan membuka email berdasarkan baris subjek, jadi pilih salah satu yang dengan jelas menyatakan tujuan Anda.
Gunakan ucapan profesional. Sertakan ucapan yang pantas untuk situasi dan penerima. Ada salam yang dapat diterima dalam email yang tidak digunakan dalam surat biasa, dan salam yang digunakan untuk keduanya.
Pilih ucapan berdasarkan seberapa baik Anda mengenal orang yang Anda ajak menulis dan jenis pesan yang Anda tulis. Misalnya, jika Anda menulis seseorang yang Anda kenal, "Hai Jim" sudah tepat. "Dear Mr./Ms. Smith" akan sesuai ketika melamar pekerjaan atau menulis surat bisnis.
Hindari membuka email dengan "hey" yang sangat tidak resmi dan umumnya tidak digunakan di tempat kerja.
Juga menghindar dari "Hai teman-teman" atau "Hai teman-teman," meskipun sifat email Anda santai.
Berikut beberapa contoh ucapan untuk digunakan :
- Dear Firstname Lastname (ini berfungsi dengan baik jika Anda tidak mengetahui jenis kelamin orang yang Anda tulis)
- Dear Firstname (saat mengirim email kepada seseorang yang Anda kenal)
- Hi Firstname (Ketika mengirim email kepada seseorang yang Anda kenal)
- Dear Mr./Ms. Nama keluarga
- Dear Mr./Ms. Nama depan Nama Belakang
- Dear Dr. Nama belakang
- Untuk Perhatian
- Manajer Sumber Daya Manusia yang terhormat
- kepada manajer perekrutan
Tambahkan alamat email terakhir. Jika Anda tidak memiliki opsi untuk membatalkan email, tambahkan alamat terakhir jika Anda cenderung memiliki jari pemicu cepat. Masukkan nama penerima hanya jika Anda yakin email sudah siap.
Hindari kesalahan "balas semua" yang lama. Tonton jari pemicu Anda saat menekan Balas Semua. Pertimbangkan apakah setiap orang dalam daftar benar-benar perlu membaca apa yang Anda katakan. Juga berhati-hatilah terhadap email yang lebih lama dalam rantai yang mungkin Anda mungkin tidak ingin seseorang di daftar Balas Semua untuk dilihat.
Lakukan dengan mudah humor. Humor dapat sulit dilihat dalam email karena nada Anda tidak akan selalu bersinar. Tanpa bahasa tubuh, ekspresi wajah, atau irama, humor bisa menjadi datar atau bahkan menghina pembaca secara tidak sengaja. Mainkan dengan aman dan biarkan keluar.
Proofread! Jangan membuat kesalahan dengan berpikir bahwa orang-orang akan memaafkan kesalahan ketik dalam email informal atau kesalahan yang diharapkan jika Anda mengetik di ponsel Anda. Anda dapat dinilai dengan kasar oleh kesalahan dalam email Anda, terutama jika mereka merajalela. Jangan bergantung pada pemeriksa ejaan yang sering dapat memilih kata yang salah untuk Anda - mengoreksi email Anda seperti Anda menginginkan dokumen penting .
Secara khusus, selalu periksa dan periksa kembali bahwa nama-nama orang dieja dengan benar.
Jangan gunakan emoji atau emotikon. Semakin banyak, pesan email datang menyerupai pesan teks. Pesan di tempat kerja sekarang kadang-kadang menyertakan emoji atau wajah tersenyum. Meskipun mereka menjadi lebih umum, hindari emoji dan emotikon dalam korespondensi formal. (Tip: Jika email Anda menyapa menggunakan nama belakang, itu tanda pasti Anda harus meninggalkan emoji dan emotikon.)
Ingat bahwa email berlangsung selamanya. Pikirkan dua kali sebelum mengirim email sesuatu yang bersifat pribadi atau rahasia, pecat seseorang melalui email, meremehkan seseorang, atau menjawab dengan marah.
Interaksi semacam itu mungkin lebih baik dilakukan secara langsung. Aturan dua puluh empat jam itu bagus. Jika Anda tidak yakin apakah Anda harus mengirim pesan, atau tidak, tunggu hingga hari berikutnya untuk memutuskan. Aturan praktis lain yang baik: Jangan menulis apa pun di email yang tidak ingin Anda bagikan secara publik (dalam sebuah pernyataan, katakanlah, atau di media sosial).
Lebih Lanjut Tentang Menulis dan Mengirim Email: Email Etiket Tips untuk Pencari Kerja | Salam Surat dan Salam