Cara Terbaik Memulai Surat
Saat memutuskan salam mana yang sebaiknya digunakan , Anda harus mempertimbangkan apakah Anda mengenal orang itu, dan seberapa baik. Jika Anda menulis kepada seseorang dalam kapasitas profesional yang telah Anda kenal secara pribadi selama bertahun-tahun, sebaiknya hanya menggunakan nama depan mereka.
Kalau tidak, lebih baik menggunakan Mr., Ms., atau Dr sebagai salam surat bisnis yang tepat . Jika Anda memiliki keraguan tentang salam yang harus Anda gunakan, jangan khawatir dan gunakan gaya alamat yang lebih formal.
Cobalah untuk tidak tergoda untuk memulai surat profesional Anda dengan salam informal seperti "Halo," "Salam," "Hai," atau "Selamat Pagi" jika Anda tidak tahu nama orang penghubung Anda.
Sementara gaya sapaan informal baik-baik saja untuk email santai kepada teman atau bahkan untuk email yang lebih formal yang mungkin Anda kirim ke sekelompok orang, dalam surat profesional Anda harus menggunakan salam pribadi, salah satunya dengan yang pertama dan / atau nama belakang ("Dear Mr. Doe") atau jabatan kerja ("Hiring Manager yang terhormat").
Contoh Ucapan Surat Profesional
- Dear Nama depan Nama belakang; misalnya, Dear John Doe
- Dear Mr./Ms. Nama keluarga; misalnya, Dear Mr. Doe atau Dear Ms. Doe
- Dear Mr./Ms. Nama depan Nama Belakang; misalnya, Dear Mr. John Doe atau Dear Ms. Jane Doe
- kepada manajer perekrutan
- Dear Sir atau Madam
- Untuk Perhatian
- Manajer Sumber Daya Manusia yang terhormat
- Dear Perusahaan Nama Recruiter; misalnya, Dear ABC Company Recruiter
Cara Menemukan Orang Kontak
Jika memungkinkan, gunakan nama kontak saat Anda menulis. Ini membuat surat Anda lebih pribadi, dan itu menciptakan hubungan langsung dengan pembaca.
Jika Anda tidak memiliki nama kontak, Anda dapat melakukan penelitian untuk mencoba mencari tahu orang yang tepat untuk menangani surat Anda .
Terkadang nama akan ada di situs web perusahaan, atau Anda mungkin dapat menemukan orang yang tepat di LinkedIn. Mungkin salah satu kolega atau kontak Anda mungkin tahu siapa orang yang tepat. Anda juga dapat menghubungi kantor orang yang tidak dikenal yang Anda tulis dan menanyakan kepada resepsionis untuk menyebutkan nama mereka dengan menjelaskan alasan Anda menelepon ( Contoh: "Saya melamar pekerjaan di perusahaan Anda. Bisakah Anda memberi tahu saya nama Pengangkatan Anda Manajer sehingga saya tahu kepada siapa alamat surat lamaran saya ? ”). Tidak perlu banyak waktu ekstra untuk berusaha menemukan nama, dan sentimen yang disampaikannya sangat berharga.
Terkadang, terlepas dari upaya terbaik Anda, Anda tidak dapat menemukan nama untuk alamat surat Anda. Dalam hal ini, Anda memiliki berbagai pilihan, semuanya profesional dan tepat. Semakin banyak informasi yang Anda miliki tentang di mana Anda mengirim surat itu, semakin baik (misalnya, kepada departemen sumber daya manusia perusahaan, atau kepada manajer departemen yang terkait dengan pertanyaan Anda). Dengan cara ini Anda dapat membuat pilihan yang lebih bertarget ketika memilih salam Anda.
Ketika Anda memiliki nama tetapi tidak yakin jenis kelamin orang yang Anda ajak menulis, dapat diterima untuk meninggalkan kehormatan, dan menggunakan nama depan dan nama belakang saja.
Kiat Menulis dan Mengirim Surat
Setelah ucapan Anda, Anda akan memulai paragraf pertama Anda, yang biasanya merupakan pengantar yang memungkinkan pembaca tahu siapa Anda dan apa yang Anda tulis. Jika Anda memiliki kenalan timbal balik yang mengarahkan Anda ke pembaca, Anda harus menyebutkannya saat ini .
Tubuh surat Anda biasanya terdiri dari satu atau dua paragraf teks. Di sini Anda dapat menguraikan tema surat Anda dan memberikan rincian pendukung untuk subjek tersebut. Anda harus membuatnya ringkas, dan relevan dengan orang dan topiknya. Jadilah teliti tetapi jangan mengulanginya sendiri atau teruskan dan terus tentang perincian yang tidak penting.
Selanjutnya, Anda harus meringkas surat Anda.
Ringkasan Anda harus menyertakan ucapan terima kasih kepada orang tersebut atas waktu dan pertimbangannya. Jika Anda berencana untuk menindaklanjutinya nanti, Anda juga dapat memberikan rincian kapan dan bagaimana Anda akan menghubungi dia.
Akhiri surat profesional Anda dengan penutup , seperti "Hormat" atau "Hormat." Jika Anda berencana mengirim surat melalui layanan pos, tanda tangan Anda harus diikuti dengan nama Anda yang diketik. Jika Anda mengirim email, nama yang Anda ketik harus diikuti oleh informasi kontak Anda, yang dapat Anda ketik secara manual atau diselesaikan secara otomatis untuk Anda. Berikut cara mengatur tanda tangan email otomatis .
Artikel Terkait: Kepada siapa saja yang berkepentingan | Penghormatan Surat Bisnis | Contoh Penutup Surat Salutasi