Bagaimana papan proyek dan kelompok pengarah mendukung proyek Anda
Mari kita mulai dengan mengatakan bahwa Dewan Proyek adalah bagian penting dari struktur organisasi proyek apa pun. jika Anda tidak memilikinya, Anda harus berbicara dengan manajer Anda tentang mendapatkan satu pengaturan.
Dewan Proyek diketuai oleh sponsor proyek dan biasanya akan mencakup sejumlah pemangku kepentingan senior lainnya serta manajer proyek .
Biasanya ada tiga hingga lima orang di Dewan. Mereka semua adalah pemangku kepentingan utama proyek dan orang-orang yang memiliki kemampuan untuk menyelesaikan sesuatu untuk proyek tersebut.
Intinya: sekelompok orang yang bertemu untuk membantu mengawasi proyek dan terus bergerak maju ke arah yang benar.
Dewan Proyek dibentuk pada awal siklus hidup proyek dan beroperasi di seluruh proyek hingga proyek ditutup. Mari kita lihat 4 peran utama dari Dewan Proyek.
Papan proyek menyediakan pemerintahan
Pertama, Dewan Proyek menyediakan tata kelola yang kritis. Mereka memastikan bahwa kebijakan dipatuhi di tingkat korporat dan tingkat portofolio atau program. Mereka menawarkan pengawasan terhadap apa yang dilakukan oleh tim proyek. Mereka, bersama dengan sponsor proyek, bertanggung jawab atas keberhasilan pengiriman proyek dan peran tata kelola ini memastikan bahwa tim proyek bertindak dengan cara yang etis dan dalam batas-batas yang dapat diterima untuk perusahaan.
Mereka melakukan ini dengan bertanya kepada manajer proyek dan memberikan bantuan dan dukungan.
Papan proyek memberikan arahan
Sering ada keputusan yang harus dibuat pada proyek, dan beberapa di antaranya akan berada di luar kewenangan manajer proyek. Ketika manajer proyek tidak dapat membuat keputusan, dan itu adalah sesuatu yang harus didiskusikan dengan lebih banyak pemangku kepentingan daripada hanya sponsor, itu akan pergi ke Dewan Proyek.
Peran mereka adalah menjaga proyek tetap berjalan dengan memberikan arahan yang tepat untuk tim. Mereka berkontribusi untuk menetapkan visi di awal proyek dan menjaga proyek di jalur sepanjang.
Papan proyek membuat keputusan
Dewan Proyek terutama merupakan badan pembuat keputusan. Peran mereka adalah membuat keputusan yang membuat proyek terus maju dengan membuka blokir masalah dan membantu manajer proyek melihat rute yang jelas menuju penyelesaian yang sukses.
Manajer proyek akan memberikan rekomendasi kepada Dewan Proyek. Ini dapat mencakup rekomendasi untuk menjawab:
- Risiko, seperti rencana mitigasi untuk mengatasi tantangan potensial
- Masalah
- Resourcing masalah, seperti tidak memiliki anggota tim yang tepat tersedia
- Jadwalkan penundaan
- Kelebihan anggaran.
Dewan Proyek tidak harus bertindak berdasarkan rekomendasi manajer proyek. Sebagai sebuah kelompok, mereka dapat mengajukan saran-saran lain untuk maju, dan sering kali mereka melakukannya. Itu sering karena mereka memiliki gambaran yang lebih besar, pandangan perusahaan tentang lingkungan proyek daripada manajer proyek, sehingga mereka dapat melihat rute alternatif dan memilih yang terbaik saat itu.
Dewan Proyek Menyetujui Pembelanjaan
Akhirnya, Dewan Proyek menyetujui keseluruhan anggaran.
Setiap pesanan pembelian atau item anggaran biasanya dikelola kemudian oleh manajer proyek: Anda tidak perlu pergi ke Project Board Anda untuk mendapatkan setiap faktur yang ditandatangani untuk pembayaran.
Namun, pada tingkat proyek secara keseluruhan, Dewan Proyek memiliki peran untuk bermain di pertama menyetujui bagaimana Anda akan membelanjakan uang (rencana anggaran Anda) dan kemudian memantau pengeluaran yang sedang berlangsung untuk memastikan proyek tersebut di jalurnya.
Anda juga harus menggunakan Project Board ketika kelihatannya Anda perlu mengeluarkan dana cadangan atau cadangan manajemen. Mereka dapat mengesahkan pembelanjaan berlebihan dan membantu tim proyek mengakses dana tambahan di mana ini dapat dibenarkan.
Secara keseluruhan, Dewan Proyek menyediakan tata kelola yang penting dan fungsi kemudi untuk tim proyek. Arahan dan saran mereka membantu manajer proyek memandu proyek ke arah yang benar, dan mereka ditempatkan sempurna untuk masuk dan membantu jika ada yang mulai salah.