Bagaimana Setiap Anggota Berkontribusi
Tidak semua orang menyadari setiap peran dan apa yang mereka lakukan, jadi kami akan menguraikannya untuk Anda di sini.
Sponsor Proyek
Seringkali dalam organisasi besar orang tingkat tinggi, mungkin manajer senior atau direktur, akan bertindak sebagai sponsor proyek.
Peran ini sering bisa seperti hubungan kerja yang akan diambil oleh pimpinan perusahaan dengan seorang CEO : yaitu teman / pendukung moral / komunikator kunci yang penting untuk berbagai audiens (mengambil peran yang sesuai tergantung pada konteksnya). Namun perannya sedikit lebih kompleks dari ini.
Sponsor proyek adalah pengacara Anda di tingkat tertinggi, bekerja dengan Anda lebih erat daripada siapa pun di tim manajemen senior. Mereka menyajikan kemajuan Anda kepada manajemen senior dan bertanggung jawab, bersama Anda, untuk keberhasilan atau proyek.
Mereka memiliki pandangan yang lebih luas tentang apa yang terjadi di seluruh organisasi secara keseluruhan dan dapat melihat di mana proyek tersebut sesuai dengan gambaran yang lebih besar. Mereka akan dapat mengarahkan proyek untuk mencapai tujuannya sebagaimana ditetapkan oleh manajemen senior dan dalam konteks arah perjalanan organisasi. Mereka dapat membuat pengaturan untuk sumber daya tambahan agar tersedia dan membuka pintu yang mungkin tertutup bagi Anda sebagai manajer proyek karena kurangnya senioritas Anda.
Pada dasarnya sponsor proyek ada untuk mengambil kepemilikan peluang atau kebutuhan bisnis dan membawanya ke depan untuk memastikan masalah-masalah ditangani dan manfaatnya terealisasi ketika mampu menyelesaikan masalah di luar kendali manajer proyek.
Manajer Proyek (Itu Anda)
Anda adalah pusat dari proyek ini.
Anda perlu tahu apa tujuannya, di mana ini cocok dengan gambaran yang lebih besar sementara pada saat yang sama memiliki pegangan pada banyak detail di setiap tahap.
Anda adalah perencana (termasuk mempertahankan bagan Gantt ), penyelenggara dan pelaksana dan orang yang harus memiliki keterampilan manajemen proyek untuk memastikan semuanya, termasuk kesuksesan, diukur dan dilaporkan secara akurat.
Anda harus menjadi hakim yang obyektif tentang banyak hal yang sedang terjadi, sementara pada saat yang sama berada di jantung subyektif dari semua yang sedang terjadi.
Pelanggan / Klien Proyek
Ini adalah orang yang bertanggung jawab membayar pekerjaan. Seringkali ini adalah tim yang bertanggung jawab atas masalah atau peluang proyek yang telah ditetapkan untuk dilihat. Mereka adalah orang-orang dengan sebagian besar keuntungan dari proyek, maka itu adalah anggaran mereka yang beresiko.
Pemasok
Ketika proyek Anda membutuhkan set keterampilan ceruk, ini sering ditemukan di luar staf in-house organisasi Anda. Materi yang diperlukan untuk proyek sering juga datang dari luar organisasi Anda - apakah persediaan kertas, asphalt, atau drone fotografi udara.
Keterampilan atau materi tambahan ini sering kali penting untuk keberhasilan suatu proyek. Tidak memiliki profesional yang benar atau batu bata yang datang terlambat (atau awal) dapat memiliki efek yang merugikan pada keberhasilan proyek Anda.
Dewan Proyek
Kelompok-kelompok di atas biasanya membentuk Dewan Proyek. Dewan biasanya memiliki orang-orang kunci yang dapat dilihat untuk mewakili berbagai kepentingan dalam proyek. Ini sering dilihat dalam kelompok yang terdiri dari:
- Grup pemasok (lihat di atas)
- Kelompok pengguna (klien, lihat di atas)
Dewan biasanya dipimpin oleh sponsor proyek dan merupakan forum di mana proyek didorong ke depan sampai pada suatu kesimpulan. Manajer proyek adalah bagian dari kelompok ini dan menggunakannya untuk berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan kunci ini, melaporkan kembali dan mengambil arahan tentang bagaimana proyek perlu dikembangkan.
Koordinator proyek
Proyek-proyek besar mungkin juga mendapat manfaat dari seorang koordinator proyek untuk membantu dengan admin. Ini memastikan tugas-tugas duniawi, namun vital, dapat diselesaikan. Ini dapat mencakup notulen rapat (ada beberapa kiat untuk menulis menit di sini, faktur, atau pesanan alat tulis.
Manajer proyek kadang-kadang dapat tergoda untuk hanya melakukan tugas-tugas ini sendiri, tetapi tugas-tugas ini sederhana, tetapi masing-masing dapat menguras waktu. Anda harus mengelola proyek, bukan mengelola admin - yang merupakan keahlian penting, tetapi manajer proyek harus tahu kapan harus mendelegasikan.