Buat daftar risiko proyek yang dapat digunakan semua orang dengan mudah
Seberapa sering Anda melihat daftar risiko merana dalam sistem pengarsipan? Mereka dibuat di awal sebuah proyek kemudian mereka dilupakan, dengan cepat menjadi ketinggalan zaman.
Kita semua tahu bahwa manajemen risiko yang baik memerlukan identifikasi risiko baru secara teratur, serta meninjau risiko yang ada dan merencanakan kegiatan mitigasi. Jadi bagaimana kita bisa membuat ini lebih mungkin terjadi?
01 Desain Register Risiko yang Baik
Salah satu cara untuk mendorong partisipasi dalam manajemen risiko adalah dengan desain register risiko yang baik. Daftar yang dirancang dengan baik akan dengan cepat mengkomunikasikan keseluruhan tingkat risiko dalam proyek untuk Anda dan anggota tim proyek lainnya.
Ini harus memungkinkan pengguna dengan mudah mengakses lebih detail tentang risiko individu saat ini diperlukan. Ini, pada gilirannya, harus merangsang semua orang untuk berpikir dalam hal risiko — menemukan yang baru ketika mereka muncul dan memantau dan mengambil tindakan untuk mengurangi risiko yang ada.
02 Termasuk Fields Kanan
Minimal, daftar risiko Anda harus mencakup:
- Pengenal unik untuk setiap risiko
- Penjelasan tentang risiko, termasuk penyebab, peristiwa risiko, dan pengaruhnya, seperti "Karena hujan lebat, ada ancaman banjir di lapangan yang akan merusak tanaman."
- Tindakan respons risiko
- Pemilik risiko
03 Tindakan Tambahan
Anda mungkin ingin memasukkan ukuran kuantitatif probabilitas, dampak dan risiko keseluruhan, dan nilai sisa setelah mitigasi untuk proyek berisiko.
Numerik dan bidang yang dihitung secara otomatis dapat bermanfaat jika Anda menggunakan teknik evaluasi risiko seperti metode Monte Carlo atau nilai moneter yang diharapkan. Bidang berguna lainnya termasuk tanggal utama, kategori risiko, kategori respons risiko, kedekatan, biaya mitigasi, dan status.
Tidak ada batasan untuk jumlah bidang yang dapat Anda sertakan, tetapi hanya bidang kunci yang harus ditampilkan dalam tampilan daftar semua risiko. Jika tidak, tampilan daftar bisa menjadi terlalu sibuk dengan detail yang terlalu banyak. Idealnya, pemirsa dibawa ke tampilan detail yang menunjukkan semua bidang untuk risiko tertentu ketika mereka mengklik pada entri risiko dalam tampilan daftar.
04 Opsi Lain
Anda mungkin ingin membuat daftar risiko database untuk setiap proyek juga sehingga Anda tidak terbatas pada satu set bidang standar. Meskipun spreadsheet dapat membantu Anda melacak proyek Anda, terutama proyek yang lebih kecil, basis data yang sebenarnya dapat menjadi lebih baik, seperti yang dapat Anda buat di Kahootz atau Podio. Mereka membuatnya lebih mudah untuk menambahkan dokumen dan teks dalam jumlah besar bila diperlukan.
05 Lampu Lalu Lintas
Sulit untuk mengalahkan sistem lampu lalu lintas untuk dampak visual. Pengguna secara intuitif tahu bahwa merah berarti risiko tinggi, amber itu berarti risiko sedang, dan hijau itu berisiko rendah. Ini memberikan isyarat visual cepat kepada pembaca untuk membantu pemahaman mereka.
06 Fitur Keamanan
Anda mungkin ingin mendorong partisipasi dengan mengizinkan semua anggota tim proyek dan mungkin beberapa pemangku kepentingan untuk melihat daftar risiko. Anda harus mengatur hak akses pengguna untuk pendaftaran Anda, namun demikian, hanya peran proyek tertentu saja, seperti Project Manager , Dukungan Proyek , atau Pemilik Risiko, yang dapat mengeditnya. Anda dapat membuat jejak audit tentang siapa yang mengubah apa dan kapan.
07 Ringkasan Profil Risiko
Anggota tim proyek senior dan pemangku kepentingan seperti dewan proyek dan manajemen perusahaan / program mungkin tidak punya waktu untuk mencerna tampilan daftar setiap risiko. Bagi mereka, profil risiko ringkasan memberikan gambaran tentang risiko agregat yang disajikan oleh proyek dengan cepat. Ini menggambarkan jumlah risiko pada setiap probabilitas dan tingkat dampak.
08 Ini Semua Tentang Komunikasi
Ingat bahwa ini bukan hanya tentang mencantumkan risiko dan tindakan mitigasi ketika Anda merancang daftar risiko proyek. Tujuannya adalah untuk berkomunikasi dan melibatkan kolega Anda dalam manajemen risiko. Desain Anda harus mencerminkan tujuan ini dengan pandangan berbeda untuk audiens yang berbeda. Daftar risiko yang dirancang dengan baik dapat meningkatkan manajemen risiko dalam proyek Anda dengan cara ini.