Kanban dalam proyek biasanya mengambil bentuk papan visual yang terdiri dari grid dan kartu. (Tidak yakin apa Kanban? Baca pengantar untuk Kanban dalam manajemen proyek.) Dewan mungkin fisik, terdiri dari potongan-potongan kertas (umumnya 3 "x 5" kartu indeks atau catatan tempel) pada papan tulis atau dinding. Atau, dewan bisa elektronik-beberapa program perangkat lunak dan platform mendukung papan manajemen proyek Kanban-gaya. Solusi digital adalah alat yang hebat ketika tim proyek tidak secara fisik ditempatkan bersama, atau ketika anggota tim perlu mengakses papan ketika keluar dari kantor.
01 Kanban Grid
Untuk proyek-proyek sederhana, grid Kanban-gaya mungkin akan memiliki satu baris dan beberapa kolom. Kolom merepresentasikan proses di mana alur kerja mengalir, dari kiri (mulai) ke kanan (akhir). Jika tim menangani lebih dari satu jenis pekerjaan, atau jika ada sub-tim atau jenis aliran kerja yang berbeda, pengurus dewan dapat menggunakan baris untuk memisahkan kartu secara vertikal.
Kartu bergerak melintasi papan dalam kolom sesuai dengan tahapannya saat ini dalam proses. Gambar ini menunjukkan grid Kanban yang khas sedang beraksi.
Setelah dewan Kanban mereka dibentuk, tim proyek biasanya bertemu di sekitar papan dengan frekuensi reguler, dalam rapat "berdiri" atau sangat singkat. Tujuan tim adalah untuk "menarik" pekerjaan ke kolom terakhir dewan, yang sering diberi label "Selesai." Pada pertemuan ini, tim mendiskusikan kapan setiap kartu akan dapat pindah ke kolom berikutnya. Jika seseorang bekerja untuk memindahkan kartu ke depan dan menemui hambatan, ini akan dicatat dalam rapat yang berdiri, dengan item tindakan yang diambil untuk menyelesaikan masalah.
02 The Kanban Frame of Mind
- Hapus multitasking yang buruk. Psikolog dan sosiolog yang mempelajari pekerjaan telah banyak menulis tentang topik ini. Penelitian menunjukkan bahwa beralih tugas memperlambat kami dan menyebabkan masalah kualitas karena pengaturan ulang mental dan biaya pengaturan lainnya.
- Batasi pekerjaan sedang berlangsung. Untuk membawa multitasking yang buruk ke minimal, Anda perlu membatasi jumlah kartu yang dilepaskan ke sistem Kanban. Jangan izinkan manajemen untuk mendorong lebih banyak kartu (tugas, proyek, atau fitur) ke kolom "Melakukan" dewan. Langkah ini mungkin memerlukan perubahan signifikan dalam pola pikir para manajer yang percaya bahwa untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, seseorang harus memulai sesegera mungkin.
- Menumbuhkan budaya memecahkan masalah sebagai tim, bukan yang memotivasi menyalahkan orang lain.
- Simpan bagian atas backlog yang diprioritaskan. Kartu di bagian atas kolom "Backlog" seharusnya adalah tugas, proyek, atau fitur berikutnya yang akan memberikan nilai paling bagi pelanggan dan bisnis.
Sistem Kanban adalah cara yang efektif untuk melakukan berbagai jenis proyek. Seperti sebagian besar alat Lean, itu bekerja paling baik bila dikombinasikan dengan pola pikir pembelajaran dan perbaikan terus-menerus. Tidak ada cara "benar" untuk menerapkan dewan Kanban, dan banyak faktor dapat mempengaruhi strukturnya serta perilaku tim. Secara umum, setiap tim proyek yang menggunakan papan harus dilatih dalam konsep Kanban, dan kemudian diizinkan untuk mengembangkan dan memperbaiki sistem Kanban mereka saat mereka menggunakannya.
Cari tahu lebih lanjut tentang Monica Borrell di bio lengkapnya di sini .