Ketika Multitasking Membuat Anda Kurang Produktif, Coba Ini
Saya dulu suka multitasking.
Saya pikir itu akan membuat saya lebih produktif dan membuat saya terlihat manusia super, melakukan sedikit hal ini dan sedikit dari itu semua pada saat yang sama, tetapi hasilnya terbukti sebaliknya: Saya tidak pernah menyelesaikan apa pun di penghujung hari dan sering frustrasi.
Penelitian Stanford University juga membuktikan saya salah. Forbes membawa cerita tentang studi University of London yang menunjukkan tidak hanya multitasking membuat Anda kurang produktif, bahkan membuat Anda bodoh!
Kemudian, saya berlari ke metode GTD. Kedengarannya luar biasa dan saya datang dengan versi yang disederhanakan untuk membantu saya menjadi lebih produktif dan bahagia di tempat kerja.
Begini cara saya melakukannya.
01 1. Pikirkan
Itu bisa apa saja dari menandatangani kontrak bisnis hingga mengadakan kampanye amal. Atau, itu bisa menjadi perjalanan staf perusahaan, seperti dalam kasus saya.
Saya tahu persis apa yang ingin saya capai, jadi ini adalah tujuan saya. Tidak perlu khawatir tentang cara menuju ke sana karena saya tahu saya akan mengisi detailnya nanti.
02 2. Kosongkan
Seperti yang dikatakan oleh David Allen, pikiran Anda adalah memiliki ide, tidak memegangnya.
Sekarang Anda telah melakukan bagian yang termudah, mari kita lanjutkan ke langkah berikutnya: lepaskan semua pikiran Anda dari kepala Anda.
Saya tahu sebagian besar karyawan kami ingin mengunjungi Jepang, membawa keluarga dan teman-teman mereka, melihat daun maple yang indah di musim gugur, mencoba udon Sanuki yang terkenal, dll., Dan saya tahu saya harus menemukan agen perjalanan yang masuk akal untuk membantu saya.
Anda dapat menggunakan pena atau buku catatan untuk menuliskan ide, atau mengetikkannya di TextEdit, Notepad atau Google Docs. Atau lakukan apa yang saya lakukan, gunakan aplikasi web dan seluler sederhana yang mencatat seperti Evernote.
Yang menyenangkan dari aplikasi gratis ini adalah kapan pun Anda berpikir, Anda dapat langsung menambahkannya ke catatan karena tersedia di semua perangkat Anda. Dengan begitu, Anda cenderung tidak melewatkan detail penting, seperti (pada proyek saya) memeriksa apakah ada staf yang vegetarian atau memiliki alergi.
03 3. Hancurkan
Selanjutnya, masukkan ide-ide Anda di mana mereka termasuk dalam kategori yang sesuai, dan hancurkan mereka menjadi barang-barang yang bisa ditindaklanjuti.
Pindah dari tugas mencatat ke sesuatu yang akan membantu Anda melakukan hal ini. Alat manajemen tugas, terutama yang memiliki jumlah dan tingkat tugas yang tidak terbatas seperti Quire, akan berguna sekarang.
Melihat catatan saya, yang berantakan dan jelek, saya membuat daftar tugas seperti 'Itinerary' dengan tugas anak perusahaan (atau anak) termasuk 'Tempat apa yang harus dikunjungi,' 'Restoran apa yang harus makan di' dan 'Toko apa yang harus dikunjungi di 'dalam proyek yang saya sebut' Staff Trip 2015 '.
Sementara Anda melakukannya, Anda dapat menambahkan spesifik seperti tanggal jatuh tempo dan tag untuk tugas-tugas Anda seperti 'Urgent' atau 'Later'. Ini hanya membantu mengingatkan Anda apa yang harus dilakukan terlebih dahulu. Anda juga dapat mengatur ulang kapan saja jika prioritasnya berubah.
04 4. Lakukan
Akhirnya, inilah waktunya untuk sampai ke spesifikasinya.
Ini mungkin merupakan langkah yang paling memakan waktu, di mana Anda perlu berdiskusi, mendapatkan bantuan dari luar dan menyelesaikan setiap tugas sebelum tiba di tujuan Anda - dalam kasus saya, Bandara Narita, dalam kasus Anda pada penutupan proyek apa pun yang Anda kerjakan .
Sebagai contoh, beberapa bulan sebelum kami mendarat di Bandara Narita, kami harus terlebih dahulu mendiskusikan itinerary antara kami sendiri. Saya telah memecah ini di Langkah 3 dan kemudian saya harus mencari untuk menemukan agen perjalanan teratas, berdiskusi lagi tentang yang mana untuk dikerjakan, hubungi agensi dan seterusnya.
Untungnya, saya dapat memperbesar tugas atau filter tertentu dengan batas tanggal dan tag untuk tetap fokus menggunakan alat manajemen tugas saya, jadi saya tidak merasa tertekan atau kewalahan.
Jadi, inilah saya, menyelesaikan posting ini dengan televisi saya mati, iTunes ditutup, dan mulut saya tertutup, sambil merasa baik dan bangga pada diri saya sendiri. Anda juga bisa.