- Suatu konsep, gagasan, prediksi, atau harapan tanpa ada yang benar-benar didokumentasikan. “ CEO kami, yang 63 tahun, mengatakan dia akan pensiun dalam dua tahun. Suatu hari kita perlu melakukan rencana suksesi. ”
- Satu set dokumen yang komprehensif, sering digunakan dalam rapat Dewan Direktur formal atau pertemuan kepemimpinan senior, yang mencakup bagan penggantian untuk posisi-posisi penting, profil posisi, kinerja dan potensi grid, rencana pengembangan , profil eksekutif, model kompetensi, strategi manajemen perusahaan dan bakat, dan berbagai dokumen lainnya. Sementara perusahaan pintar telah melakukan yang terbaik untuk merampingkan dokumen-dokumen ini ke beberapa yang penting, banyak perusahaan masih mengacu pada tumpukan dokumen seberat 10 pon ini sebagai “buku.” “Kita perlu mempersiapkan rencana suksesi tahunan untuk rapat dewan yang akan datang. Lebih baik pesan rim kertas baru. ”
- Daftar nama yang dapat menggantikan posisi kunci dalam suatu organisasi. Mereka sering disebut "diagram pengganti." "Posisi kunci" biasanya "C" posisi tingkat, yaitu, CEO, CFO, COO; jenis posisi di mana perusahaan dapat menjadi rentan jika incumbent adalah untuk memenangkan lotere atau ditabrak bus.
Rencana Suksesi
Rencana suksesi adalah dokumen rahasia yang biasanya hanya dilihat oleh SDM, Dewan, atau eksekutif tingkat tinggi yang perlu diketahui. Mereka dapat diinput dan diatur dengan sistem perangkat lunak yang canggih, atau sesederhana dokumen Word.
Ketika menerapkan proses perencanaan suksesi, saya telah menemukan bahwa sangat berguna untuk memulai dengan contoh, atau template, dan kemudian menyesuaikannya dengan kebutuhan posisi atau organisasi. Bahkan, ketika harus menjelaskan kepada eksekutif bagaimana menyelesaikan rencana suksesi, mereka akan mengabaikan instruksi verbal atau tertulis apa pun yang Anda berikan dan hanya secara intuitif mengisi formulir apa pun yang Anda sediakan.
Sembilan puluh persen waktu, mereka kira-kira benar, dan sisanya akan memanggil Anda dengan pertanyaan.
Ketika saya melakukan pencarian Google untuk "template rencana suksesi," sebagian besar dari apa yang saya temukan tidak terlalu berguna. Memang, rencana suksesi yang baik seharusnya lebih dari beberapa nama yang ditulis di bagian belakang serbet, tetapi dalam kenyataan praktis, itulah yang sering Anda butuhkan untuk membuat sebagian besar keputusan.
"Elemen Data" yang Tepat
Tidak masalah jika Anda mendesain sistem perangkat lunak atau menggunakan formulir, berikut adalah "elemen data" yang harus selalu disertakan, bersama dengan instruksi. Gunakan mereka untuk membuat formulir unik Anda sendiri.
- Posisi: Ini adalah posisi yang Anda rencanakan untuk menggantikan suatu hari - biasanya hanya segelintir posisi mission-critical, sering "C-level."
- Incumbent: Orang yang menduduki posisi hari ini.
- Calon: Nama-nama individu yang memiliki potensi untuk masuk ke posisi. Tidak ada angka ajaib, tetapi biasanya sekitar tiga. Mereka biasanya internal tetapi bisa juga eksternal.
- Rating kesiapan untuk masing-masing kandidat: Beberapa indikator tentang bagaimana siapnya kandidat untuk masuk ke peran, yaitu, "segera, dalam satu hingga dua tahun, dalam dua hingga lima tahun", atau peringkat, seperti "tinggi, sedang, dan rendah , "Atau" hijau, kuning, dan merah. "
Itu benar-benar tentang itu. Organisasi kadang-kadang akan menyertakan foto-foto calon incumbent dan dan menyajikannya di bagan organisasi - paket perangkat lunak HR yang baik akan melakukan ini untuk Anda. Tentu, ada bidang lain yang bisa Anda sertakan, tetapi pastikan informasi itu benar-benar penting. Detailnya dapat dimasukkan dalam dokumen pendukung.
Misalnya, informasi tambahan tentang kandidat dapat dimasukkan dalam profil posisi dan rencana pengembangan.
Elemen Lain yang Perlu Dipertimbangkan
- Tiga kebutuhan pengembangan teratas untuk masing-masing kandidat
- Tiga aksi pengembangan teratas untuk masing-masing kandidat
- Informasi demografis untuk setiap kandidat, yaitu usia, jenis kelamin, kategori EEO, lokasi, posisi saat ini, tingkat upah, dan sebagainya.
- Kinerja dan peringkat potensial untuk masing-masing kandidat, yaitu, "3A," 1B ", dan sebagainya.
- Informasi penilaian: peringkat kinerja, penilaian potensial, penilaian perilaku, dan sebagainya
- Risiko retensi untuk incumbent dan kandidat
- Kemampuan relokasi untuk kandidat atau kemauan untuk pindah
Saya yakin masih ada lagi, tetapi sekali lagi, lebih banyak tidak selalu lebih baik. Saya sangat percaya pada metode perencanaan suksesi KISS. Seperti yang selalu dikatakan teman saya Alex, "hanya karena kami dapat mengumpulkan informasi, bukan berarti kami harus melakukannya.
"