Peran yang paling penting dari Piagam Proyek adalah menetapkan apa yang akan dicapai oleh proyek. Mari kita lihat apa yang ada di dokumen proyek penting ini.
Apa yang Menuju Piagam Proyek?
Bagian pertama dari Proyek Piagam akan menguraikan nama proyek, nama-nama sponsor dan manajer proyek dan tanggal dokumen disiapkan.
Kemudian Anda masuk ke dalam daging dokumen.
Bagian utama dari Project Charter adalah sebagai berikut.
Tujuan Proyek: Ini menjelaskan mengapa proyek itu diinginkan. Anda dapat merujuk pada kasus bisnis atau kontrak yang mendorong proyek ini atau hanya menjelaskan mengapa penting untuk melakukan pekerjaan ini.
Deskripsi Proyek: Jelaskan pada bagian ini apa yang akan dicapai oleh proyek. Anda harus menyertakan rincian tentang barang-barang yang akan dibangun atau layanan yang akan dikirimkan.
Anggaran: Pada titik ini Anda mungkin tidak memiliki semua rincian tentang tugas proyek, sehingga Anda tidak dapat menempatkan anggaran proyek lengkap dan terperinci bersama-sama. Catat batasan anggaran apa pun atau kisaran pengeluaran awal tingkat tinggi yang Anda harapkan.
Risiko: Semua proyek berisiko. Bagian dari Piagam Proyek ini membentuk versi awal dari log risiko proyek Anda. Dokumentasikan risiko apa pun yang Anda ketahui tentang hal ini sehingga tim manajemen dapat melihat apa yang mungkin memengaruhi proyek ke depan.
Tonggak pencapaian : Jika Anda mengetahui pencapaian tingkat tinggi, masukkan mereka dalam Piagam Proyek di bagian ini. Anda dapat mentransfernya ke bagan Gantt Anda nanti ketika Anda datang untuk menyusun rencana yang lebih rinci. Saat ini Anda hanya mencari tanggal jatuh atau sesuatu yang ditentukan dalam kontrak tempat Anda bekerja.
Tujuan Proyek: Ini adalah bagian yang sangat penting tetapi sulit untuk disatukan. Anda mencoba menjawab pertanyaan: "Bagaimana kita akan tahu ketika kita selesai?" Tuliskan apa yang Anda harapkan dari proyek dan apa yang akan Anda ketahui jika Anda sampai di sana. Misalnya, dalam sebuah proyek untuk meluncurkan sistem pencatatan waktu untuk semua departemen, tujuannya dapat berupa: "Semua tim akan menggunakan sistem absen pada akhir tahun." Juga catat siapa yang akan bertanggung jawab atas setuju bahwa Anda telah mencapai tujuan ini. Ini menghindari masalah apa pun di akhir proyek di mana tiba-tiba tidak ada yang siap untuk menandatangani pekerjaan sebagai selesai.
Tingkat Otoritas Manajer Proyek: Kecuali jika benar-benar jelas dan didokumentasikan di tempat lain, ada baiknya memasukkan bagian dalam Piagam tentang apa yang dapat Anda lakukan tanpa mendapatkan persetujuan lebih lanjut dari seseorang yang lebih senior. Hal ini secara umum berkaitan dengan apa tingkat toleransi yang telah ditetapkan pada anggaran dan skala waktu dan akan diungkapkan seperti ini: “Manajer proyek memiliki toleransi 10% pada anggaran dan toleransi 5% sesuai jadwal. Setiap penyimpangan di atas batas yang disetujui ini harus ditandatangani oleh sponsor proyek. ”Anda dapat memperluas bagian ini untuk menentukan apa, jika ada, wewenang yang dimiliki manajer proyek tentang mempekerjakan dan memecat staf dari tim proyek .
Menyetujui Piagam Proyek
Bagian terakhir dari Project Charter adalah bagian persetujuan. Manajer proyek dan sponsor proyek (atau orang yang memulai pekerjaan, jika sponsor jangka panjang belum ditunjuk) harus menandatangani dan tanggal dokumen. Hari ini, itu mungkin melalui email jadi simpan salinan otorisasi email di file proyek Anda jika Anda perlu merujuk kembali ke sana.