5 Cara Untuk Melacak Proyek Anda Tanpa Menggunakan Bagan Gantt
Ini bukan satu-satunya tantangan yang ditampilkan Gantt chart.
Data dalam bagan Gantt biasanya membutuhkan perangkat lunak khusus untuk melihat dan mengedit, dan mencetaknya hampir selalu merupakan tantangan. Selain itu, terkadang Anda hanya ingin fokus pada sebagian kecil proyek tanpa kewalahan dengan semua informasi tambahan.
Sementara bagan Gantt adalah satu solusi hebat, mereka bukan satu-satunya. Ketika Anda perlu melihat contoh informasi yang lebih kecil, atau Anda perlu menyajikan versi atau sebagian informasi yang disederhanakan dalam situasi ketika bagan Gantt tidak praktis, berikut adalah lima alternatif yang dapat Anda gunakan.
Daftar Tugas
Setiap orang dalam komunitas bisnis harus akrab dan nyaman dengan daftar hal yang harus dilakukan. Bahkan, terorganisir adalah salah satu keterampilan terbaik untuk seorang manajer proyek .
Daftar tugas membawa daftar tugas ke tingkat berikutnya. Dengan daftar tugas, Anda dapat menambahkan kolom tambahan untuk menunjukkan siapa yang akan menyelesaikan setiap tugas, status tugas, tanggal mulai dan akhir, dan kemungkinan tugas akan selesai tepat waktu.
Anda bahkan dapat menambahkan kotak centang untuk anggota tim Anda untuk memeriksa saat barang selesai.
Spreadsheets
Bagan yang disederhanakan pada spreadsheet adalah alternatif lain. Anda masih dapat membuat daftar tugas di sepanjang sisi kiri, dan Anda masih dapat melindungi bilah untuk menunjukkan tingkat kemajuan Anda dan perkiraan tanggal mulai dan akhir untuk tugas-tugas.
Spreadsheets dapat menghabiskan waktu untuk membuat dan menghabiskan waktu untuk memperbarui, namun, sehingga Anda tidak akan ingin menggunakannya sebagai solusi manajemen proyek total Anda. Untuk laporan satu kali yang sederhana untuk klien atau manajer, bagaimanapun, spreadsheet yang disederhanakan dapat secara visual memaparkan proyek dengan cara yang
mudah dijelaskan dan dimengerti. Ini juga merupakan pilihan yang baik untuk melacak kemajuan proyek.
Diagram alir
Diagram alir, atau diagram jaringan, menunjukkan tugas proyek dalam urutan yang harus diselesaikan. Diagram alir bisa sesederhana atau sesulit yang Anda mau. Misalnya, Anda mungkin atau mungkin tidak ingin daftar informasi seperti tanggal mulai dan akhir setiap langkah, nomor identifikasi tugas, atau
lokasinya. Perlu diingat bahwa menambahkan terlalu banyak informasi dapat membuat diagram ini sulit dibaca.
Sementara banyak orang menemukan diagram alur lebih mudah dibaca dan dipahami daripada grafik Gantt, membuat mereka bisa menjadi masalah. Lebih jauh lagi, mereka sering tidak cocok untuk masalah besar dan kompleks. Diagram alur paling baik untuk menyajikan proyek sederhana dengan tugas yang secara alami berkembang dari satu menjadi
berikutnya, tetapi tidak boleh digunakan sebagai alat jangka panjang atau untuk proyek yang terlalu rumit.
Papan Kanban
Apakah proyek Anda memiliki banyak langkah yang tidak harus dilakukan secara berurutan?
Apakah Anda memiliki banyak orang yang mengerjakan proyek yang sama atau tugas yang sering diperbarui? Jika demikian, Kanban dapat menawarkan solusi ideal untuk Anda. (Cari tahu lebih banyak tentang bagaimana Kanban bekerja dalam manajemen proyek .)
Dengan papan Kanban, setiap tugas proyek ditulis pada catatan tempel dan ditempatkan di kolom yang sesuai, seperti "untuk melakukan," "dalam proses" atau "selesai." Ketika setiap tugas selesai, catatan tempel yang bersangkutan dipindahkan ke seluruh papan sampai semua catatan berada di kolom "selesai".
Sistem organisasi ini sangat mudah dipahami dan dimodifikasi dengan cepat, tetapi tidak terlalu portabel, dan Anda harus berhati-hati agar tidak ada catatan yang hilang dan hilang.
Laporan Status
Bagan Gantt adalah alat yang sangat bagus untuk melacak proyek Anda, tidak perlu untuk mengkomunikasikannya. Jika yang perlu Anda lakukan hanyalah mengkomunikasikan kemajuan Anda dengan klien, sponsor proyek Anda, atau anggota tim lainnya, laporan status dapat menjadi pilihan terbaik Anda.
Plus, banyak program perangkat lunak manajemen proyek akan membuat laporan status yang disederhanakan dan mudah dipahami hanya dengan beberapa klik mouse, menghemat waktu dan energi Anda yang berharga.
Gantt chart sangat praktis untuk melacak semua tugas yang masuk ke proyek besar, tetapi mereka tidak selalu yang terbaik untuk mengkomunikasikan informasi ini dengan orang lain, terutama mereka yang tidak terbiasa membacanya.
Anda memiliki beberapa alternatif lain. Cobalah salah satu dari lima alternatif bagan Gantt ini. Anda mungkin terkejut dengan betapa banyak waktu yang dapat Anda hemat.