Kami akan melihat lima hal yang perlu Anda lakukan untuk membuat anggaran proyek dasar.
Gunakan Daftar Tugas Anda
Pertama, ambil daftar tugas proyek Anda. Anda mungkin juga memiliki struktur rincian kerja, dan jika Anda memilikinya, yang terbaik adalah menggunakannya. Tetapi daftar tugas akan dilakukan selama komprehensif mencakup semua yang perlu Anda lakukan pada proyek.
Jika Anda tidak memiliki daftar tugas, saatnya untuk membuatnya. Tuliskan semua yang harus Anda lakukan, dan hal-hal yang harus Anda buat, buat, atau selesaikan sebelum proyek dapat diselesaikan. Itu tidak harus dalam urutan tertentu, tetapi itu perlu mencakup semuanya.
Akhirnya pada langkah ini, tukar pikiran ide dengan tim proyek Anda, karena pasti ada sesuatu yang Anda lupakan. Banyak kepala lebih baik dari satu!
Perkirakan Setiap Komponen
Sekarang, masuki daftar Anda dan cari tahu harga setiap barang. Misalnya, tugas yang mengatakan 'mengatur pertemuan untuk membahas persyaratan' mungkin melibatkan pencarian dan perekrutan, ruang pertemuan atau pembelian sumber daya apa pun yang Anda butuhkan seperti proyektor atau pena flip chart.
Ada biaya yang terlibat dengan itu, jadi dapatkan penawaran harga untuk menyewa kamar Anda dan peralatan lainnya dan catat.
Lakukan ini untuk semua yang ada di daftar tugas, jadi Anda mendapatkan harga untuk setiap item. Beberapa tugas proyek mungkin tidak memiliki harga yang melekat, dan itu tidak masalah.
Tambahkan Estimasi Bersama
Selanjutnya tambahkan semua perkiraan Anda.
Sangat mudah untuk melakukan ini jika Anda membuat daftar item dalam spreadsheet, tambahkan biaya di kolom berikutnya, lalu jumlahkan kolom di bagian bawah. Biarkan spreadsheet melakukan matematika untuk Anda! Ini menjadi spreadsheet anggaran Anda.
Merupakan ide yang bagus untuk mengelompokkan biaya Anda ke dalam kategori juga, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat di mana sebagian besar uang itu pergi. Gunakan kategori seperti 'Mulai Proyek', 'Infrastruktur' atau 'Pelatihan' - pilih pengelompokan yang berarti sesuatu dalam konteks proyek.
Tambahkan Kontinjensi dan Pajak
Akan sangat bagus jika Anda memiliki bola kristal dan dapat memprediksi biaya ini dengan akurasi 100% tetapi Anda mungkin tidak merasa yakin dengan kemampuan Anda untuk melakukan itu! Di sinilah kontingensi datang. Ini adalah dana uang berdasarkan seberapa yakin Anda merasa bahwa Anda mendapat perkiraan yang tepat. Itu tidak berhubungan dengan tugas tertentu. Ini adalah 'guci darurat' jika Anda salah atau tidak sengaja melakukan kesalahan.
Jika Anda tidak tahu berapa banyak kemungkinan untuk menambahkan, pergi untuk 10% dari total yang Anda buat di Langkah 3. Ini adalah angka perkiraan non-ilmiah yang digunakan banyak manajer proyek dan memberi Anda sedikit bantalan dalam anggaran Anda jika Anda membutuhkannya.
Tambahkan baris pada spreadsheet anggaran Anda di bagian bawah yang bertuliskan 'Kontinjensi' dan tentukan persentase yang Anda gunakan.
Jangan lupa menambahkan pajak penjualan atau pajak lain yang tidak secara eksplisit sudah disertakan dalam perkiraan item baris individual Anda.
Tambahkan semuanya, dan itulah jumlah anggaran terakhir Anda.
Dapatkan Persetujuan
Hal terakhir yang harus dilakukan adalah meminta manajer atau sponsor proyek Anda untuk menyetujui anggaran Anda. Bicaralah dengan mereka tentang bagaimana Anda menyatukannya dan elemen apa yang menyusun anggaran keseluruhan Anda.
Itu dia! Penganggaran proyek adalah keterampilan manajemen proyek dasar, dan panduan ini akan membantu Anda memulai membuat anggaran proyek.