Tata Pemerintahan Proyek: Definisi
'Tata kelola' dalam istilah manajemen proyek mengacu pada kebijakan, proses, standar, prosedur, dan pedoman yang menentukan bagaimana proyek dipimpin, dijalankan dan dikendalikan oleh organisasi Anda.
Pemerintahan bisa luas dan 'berat' dengan banyak birokrasi, atau samar dan 'ringan' (dalam hal ini mungkin tidak efisien).
Manajer harus bertujuan untuk tingkat pemerintahan yang tepat untuk lingkungan dan budaya mereka. Memastikan kebijakan tata kelola Anda sesuai dengan tujuan adalah faktor kunci dalam memastikan bahwa mereka efektif.
Pemerintahan dimulai di atas. Dewan perusahaan harus berkomitmen pada gagasan tata kelola yang baik dan fakta bahwa proyek-proyek harus dikelola dengan baik, sesuai dengan panduan yang ditentukan. Sikap ini dan standar yang diharapkan akan tersaring ke Project Boards dan pemimpin proyek (dan tim program, di mana ini ada).
Mengapa Masalah Tata Kelola Proyek
Sponsor proyek Anda dan pemangku kepentingan utama lainnya ingin tahu bahwa Anda membelanjakan anggaran proyek dengan cara yang benar. Mereka ingin melihat bahwa Anda melacak kemajuan proyek Anda secara efektif dan melangkah masuk untuk mengelola risiko proyek seperlunya.
Namun alasan untuk pemerintahan yang baik pada proyek lebih dari itu.
Pemerintahan dituntut oleh klien, terutama mereka yang berada di sektor publik.
Pemerintah dan regulator meminta (dan dalam beberapa kasus, menegakkan) standar tertentu untuk proyek-proyek tertentu. Pemerintahan bukan hanya masalah internal: banyak perusahaan yang beroperasi di pasar yang diatur akan harus mengikuti panduan dari undang-undang eksternal, seperti Sarbanes-Oxley. Tata kelola proyek merupakan bagian kecil dari kemampuan untuk membuktikan bahwa perusahaan Anda beroperasi secara efektif dan dalam pedoman dan peraturan yang ditetapkan untuk industri Anda.
Tata kelola proyek juga membantu Anda:
- Tingkatkan laba atas investasi Anda dan lacak investasi tersebut secara efektif
- Dapatkan dukungan untuk proyek
- Hindari alasan umum mengapa proyek gagal
- Berkomunikasi dengan lebih efektif
- Memperkenalkan standardisasi di seluruh proyek, membuatnya lebih mudah untuk membandingkan kinerja
- Minimalkan risiko
- Mengembangkan dan memotivasi staf dalam lingkungan yang terstruktur
Seperti apa Pemerintahan Proyek
Jadi sekarang kita tahu apa tata kelola proyek itu, apa yang terlihat seperti pada proyek? Berikut adalah jenis kegiatan yang menunjukkan tata kelola dalam lingkungan proyek:
- Ada siklus hidup manajemen proyek yang disiplin yang mencakup poin-poin yang ditetapkan untuk disetujui. Ini adalah poin di mana kelangsungan hidup proyek dibahas dan keputusan dibuat apakah untuk melanjutkan pekerjaan atau tidak.
- Proyek memiliki kasus bisnis yang jelas, dan kasus bisnis memiliki informasi yang cukup untuk memungkinkan tim manajemen membuat keputusan yang tepat.
- Keputusan tersebut didokumentasikan dan dikomunikasikan secara memadai.
- Orang yang bekerja dalam proyek memiliki peran dan tanggung jawab yang jelas.
- Ada budaya pembelajaran berkelanjutan yang memungkinkan tim proyek untuk terus meningkatkan dan mendiskusikan pembelajaran di lingkungan yang bebas dari kesalahan.
- Ada proses dan prosedur yang memungkinkan tim proyek untuk meninjau proyek mereka dan meminta dukungan independen jika diperlukan.
- Pemangku kepentingan terlibat dan mereka percaya prosesnya.
- Tim proyek terdiri dari individu yang berpengalaman dan berkualitas dalam peran yang relevan.
Tata kelola proyek terkait dengan struktur pemerintahan di organisasi secara keseluruhan. Jika Anda berpikir bahwa tujuan utama dari tata kelola proyek adalah untuk memastikan bahwa proyek dilaksanakan dengan cara yang benar, Anda dapat melihat bagaimana proyek tersebut terkait dengan tata kelola keuangan pada tingkat perusahaan, manajemen risiko perusahaan, dan banyak lagi.
Tata kelola proyek harus cocok dengan proses organisasi Anda saat ini. Dengan kata lain, jangan membuat proses manajemen keuangan baru ketika Anda sudah memiliki satu yang berfungsi di bidang lain! Gunakan apa yang saat ini ada dan ubah proses perusahaan agar cocok digunakan dalam lingkungan proyek.
5 Area Fokus untuk Tata Kelola Proyek
Ketika Anda mulai mencarinya, Anda akan menyadari bahwa tata kelola proyek meresap melalui semua elemen manajemen proyek.
Namun, ada beberapa area fokus utama di mana tata kelola sangat relevan.
- Metodologi dan Proses: Ini membantu Anda memberikan pekerjaan yang dapat diandalkan dan berkelanjutan.
- Manajemen Pengetahuan: Ini sangat penting untuk pembelajaran dan memastikan bahwa organisasi belajar dari pengalaman proyek. Manajemen pengetahuan sangat penting jika Anda ingin berhenti membuat kesalahan yang sama beberapa kali.
- Kematangan Manajemen Proyek: Seiring bertambahnya kematangan manajemen proyek organisasi Anda, juga kemampuan Anda untuk berhasil.
- Pembelian Tingkat Senior: Komitmen untuk memproyeksikan tata kelola dimulai di bagian atas. Jika Anda memiliki dukungan manajemen, ini akan mengalir turun melalui semua tingkat bisnis dan pendekatan untuk tata kelola akan lebih berkelanjutan.
- Budaya Pendukung: Budaya dukungan, bukan menyalahkan, akan memastikan manajer proyek memiliki lingkungan yang tepat untuk berkembang. Budaya yang mendukung, dipimpin oleh Kantor Manajemen Proyek atau Direktur Proyek, akan membantu manajer proyek mencapai tujuan mereka dan sasaran proyek.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Tidak Ada Standar Perusahaan
Banyak manajer proyek di organisasi yang lebih kecil menemukan diri mereka menjalankan proyek di lingkungan yang mendukung, dan di mana ada buy-in untuk konsep manajemen proyek, tetapi tanpa struktur organisasi formal di tempat untuk memberi makan.
Dalam situasi itu - dan itu tidak eksklusif untuk organisasi kecil - Anda akan merancang model tata kelola proyek Anda dari awal. Jika tidak ada pendekatan tata kelola proyek yang dapat Anda keluarkan dari rak dan sesuai dengan proyek Anda, Anda harus membangunnya sendiri.
Itu tidak sesulit kelihatannya!
Mulai dengan menyiapkan dasar-dasarnya:
- Buat dokumen peran dan tanggung jawab
- Pastikan Anda memiliki sponsor proyek
- Pastikan Anda memiliki Dewan Proyek atau kelompok pengarah dan mengatur pertemuan rutin yang Anda ambil dan distribusikan menit
- Buat proses manajemen risiko
- Buat proses manajemen perubahan
- Bangun poin ke dalam jadwal proyek Anda di mana Anda memeriksa kelayakan proyek terhadap tujuan asli dari kasus bisnis (akhir setiap tahap fase adalah titik alami untuk menempatkan pemeriksaan ini).
Akhirnya adalah tanggung jawab sponsor proyek untuk memastikan bahwa ada pemerintahan yang memadai, tetapi manajer proyek juga dapat mengambil peran aktif dalam hal ini.
Pemerintahan mungkin merupakan salah satu mata pelajaran yang lebih kering dalam manajemen proyek tetapi ini salah satu yang paling penting. Ini adalah cara tim manajemen senior mengetahui bahwa Anda melakukan pekerjaan dengan baik dan itu meyakinkan mereka bahwa proyek sedang berlangsung sebagaimana mestinya. Ini juga menyediakan checks and balances yang diperlukan bagi manajer untuk mengetahui bahwa uang dibelanjakan dengan cara yang sesuai dan selaras dengan kasus bisnis.