Tingkatkan Keyakinan Anda dalam Proyek Anda Dengan Manajemen Risiko
Saat Anda bekerja dalam situasi berisiko, Anda memerlukan kit yang tepat. Seperti pejalan kaki dengan ransel tali dan crampon, Anda perlu alat untuk menangani risiko proyek juga.
Anda dapat meningkatkan kepercayaan manajer Anda dalam proyek Anda dengan rencana manajemen risiko.
Proses 5 langkah sederhana dapat sangat mengubah cara atasan Anda melihat proyek Anda (dan Anda).
Apa itu Manajemen Risiko dalam Manajemen Proyek?
Manajemen risiko dalam manajemen proyek adalah proses mengidentifikasi, menilai, dan menanggapi risiko proyek.
Risiko proyek adalah hal-hal yang dapat mempengaruhi proyek (secara positif atau negatif, tetapi pada umumnya orang menafsirkan risiko sebagai peristiwa yang akan berdampak negatif pada proyek).
Apakah proyek Anda besar atau kecil, itu akan memiliki risiko yang terkait dengannya. Ini bisa menjadi apa saja dari risiko parade sekolah Anda dihujani risiko kenaikan harga menjadi komponen penting dari papan sirkuit baru Anda.
Risiko proyek, jika tidak dikelola dengan benar, dapat membuat lebih sulit untuk menyelesaikan proyek Anda dengan sukses. Risiko yang tidak terkendali dapat menambah waktu ke jadwal Anda, bekerja untuk waktu dan uang Anda untuk anggaran Anda. Para manajer gelisah tentang hal semacam ini. Semua itu dapat dihindari dengan rencana manajemen risiko.
Perencanaan Manajemen Risiko
Rencana manajemen risiko adalah cara yang bagus untuk meningkatkan kepercayaan diri Anda sendiri terhadap kemampuan tim proyek Anda untuk menyampaikannya - dan itu juga akan meningkatkan kepercayaan manajer Anda. Anda ingin mereka percaya bahwa Anda dapat melakukannya, dan Anda ingin mereka menyadari apa yang mungkin menghentikan Anda untuk berhasil menyelesaikan proyek.
Rencana manajemen risiko adalah alat yang sempurna untuk melakukan itu.
Dan tebak apa? Sangat mudah untuk memulai.
Manajemen risiko proyek adalah proses 5 langkah sederhana. Mari jangan membuatnya lebih rumit daripada yang seharusnya. Ini adalah sesuatu yang dapat Anda mulai hari ini, siapkan untuk mendiskusikannya pada pertemuan Anda berikutnya dan selesaikan saat seseorang sedang mengetik menit.
Proses Manajemen Risiko 5 Langkah
Seperti halnya banyak bagian dari manajemen proyek, manajemen risiko adalah sebuah proses. 5 langkah tersebut adalah:
- Memulai
- Mengenali
- Menilai
- Respons Paket
- Melaksanakan
Jika istilah-istilah itu tidak terlalu berarti bagi Anda saat ini, tetaplah dengannya - saya akan menjelaskan semuanya.
Langkah 1: Mulai
Pertama, Anda ingin mengatur konteks untuk manajemen risiko Anda dalam lingkungan manajemen proyek Anda.
Mungkin tidak banyak pekerjaan yang harus dilakukan di sini karena seseorang di perusahaan Anda sudah menyiapkan kebijakan risiko korporat dan yang perlu Anda lakukan hanyalah melacaknya. Ini akan menjelaskan pendekatan perusahaan terhadap risiko dan bahkan mungkin mengamanatkan template yang Anda butuhkan. Template selalu menyelamatkan Anda pekerjaan, jadi lihat juga mereka!
Bahkan jika Anda tidak memiliki kebijakan risiko perusahaan, orang lain yang mengelola proyek bersama Anda mungkin memiliki rencana manajemen risiko proyek yang dapat Anda salin.
Mengapa menemukan kembali roda? Menggunakan kembali dokumen adalah suatu keharusan jika Anda ingin menghemat waktu dan menyelesaikan lebih banyak hal.
Gunakan apa yang Anda temukan untuk menghasilkan rencana manajemen risiko untuk proyek Anda. Ini adalah bagian dari rencana manajemen proyek Anda secara keseluruhan dan berbicara tentang bagaimana Anda akan mendekati mengelola risiko pada proyek Anda.
Jika Anda tidak tahu apa yang harus dimasukkan ke dalamnya, baca terus! Langkah selanjutnya akan memberi Anda ide yang lebih baik tentang apa yang harus dibicarakan dalam rencana manajemen risiko Anda.
Ini meningkatkan kepercayaan diri dengan: Menunjukkan kepada manajer Anda bahwa Anda memiliki pendekatan untuk menangani ketidakpastian pada proyek Anda dan bahwa Anda secara aktif akan mengelola risiko.
Langkah 2: Identifikasi
Setelah Anda mendapatkan pendekatan yang diuraikan, Anda kemudian dapat mulai bekerja untuk itu.
Sekarang Anda mengidentifikasi risiko yang akan mempengaruhi proyek Anda. Ini hanya snapshot dalam waktu dan daftar risiko Anda adalah sesuatu yang Anda akan ingin kembali ke waktu dan waktu lagi untuk memastikan sesuatu yang baru dimasukkan di sana juga.
Anda dapat mengidentifikasi risiko dengan menggunakan daftar periksa risiko umum, mewawancarai pemangku kepentingan mengenai proyek (terutama para pemangku kepentingan yang sulit karena mereka umumnya memiliki banyak hal untuk dikatakan tentang apa yang mungkin salah), sesi brainstorming dan menggunakan akal sehat Anda.
Anda mencari hal-hal yang mungkin menimbulkan masalah jika itu pernah terjadi. (Ingat, risiko belum terjadi. Masalah proyek adalah hal-hal yang sudah terjadi.)
Namun Anda melakukannya, Anda pasti harus melibatkan orang lain. Sendirian, Anda tidak akan memiliki keseluruhan gambar dan Anda akan kehilangan hal-hal yang hilang.
Risiko dapat dan harus diidentifikasi oleh siapa saja. Sebagai seorang manajer proyek, tugas Anda adalah mendorong rekan kerja Anda untuk meningkatkan risiko dengan Anda sehingga sebagai sebuah tim Anda dapat melakukan sesuatu terhadap mereka.
Semua risiko yang teridentifikasi harus dicatat dalam daftar risiko. Jika Anda memiliki koordinator proyek di tim atau orang pendukung proyek maka mereka dapat melakukan ini. Kalau tidak, itu adalah bagian dari tugas administratif yang harus Anda lakukan.
Hal ini meningkatkan kepercayaan diri dengan: Menunjukkan bahwa Anda sadar akan risiko utama yang mungkin memengaruhi proyek Anda dan bahwa Anda memiliki sarana untuk terus-menerus tetap sadar akan risiko baru.
Langkah 3: Menilai
Risiko kemudian dinilai untuk kemungkinan dan dampak. Artikel mendetail tentang cara menilai risiko proyek ini mencakup Anda untuk itu. Beri bacaan yang bagus jika Anda tidak terbiasa dengan prosesnya.
Sebagai ukuran lebih lanjut, Anda juga dapat menilai jarak, yang berarti seberapa dekat waktu adalah risiko yang mungkin terjadi. Risiko dengan kedekatan yang tinggi akan berpotensi terjadi segera. Risiko dengan jarak rendah mungkin terjadi di beberapa titik di masa depan yang jauh. Ini dapat memberi Anda faktor lain untuk memprioritaskan waktu dan energi Anda ketika berhadapan dengan risiko.
Ini meningkatkan kepercayaan diri dengan: Memastikan manajer Anda dan semua orang di tim memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang akan terjadi jika salah satu risiko ini benar-benar terjadi.
Langkah 4: Rencanakan Tanggapan
Sekarang kita sampai pada bagian yang gemuk dari rencana manajemen risiko Anda. Pada langkah ini, Anda mencari tahu bagaimana mengelola risiko dengan mengidentifikasi respons yang tepat.
Kami melakukan ini karena hingga saat ini semua yang Anda miliki adalah daftar apa yang mungkin terjadi untuk membuang proyek Anda di masa depan dan seberapa besar kesepakatan yang akan terjadi. Apa yang ingin diketahui oleh manajer Anda selanjutnya adalah: Apa yang akan Anda lakukan?
Secara umum, ada 4 hal yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi dan mengelola risiko proyek. Mereka:
- Menghindari
- Transfer
- Mitigate (yaitu Mengurangi)
- Menerima.
Hal ini dibahas secara terperinci dalam strategi respons risiko mendalam untuk risiko negatif .
Beberapa risiko Anda mungkin memiliki hasil yang positif. Misalnya: Ada risiko bahwa Anda menjual begitu banyak produk baru sehingga Anda merusak saluran telepon. Itu akan menjadi masalah yang bagus untuk dimiliki, tetapi itu masih merupakan risiko yang harus kita rencanakan.
Ada sejumlah cara yang dapat Anda siapkan untuk risiko positif yang terjadi termasuk:
- Mengeksploitasi
- Bagikan
- Menambah
- Menerima.
Ini dibahas secara lebih rinci dalam artikel ini tentang strategi respons risiko untuk risiko positif .
Anda harus mengetahui strategi respons mana yang terbaik untuk setiap risiko pada daftar Anda. Misalnya, Anda mungkin memutuskan bahwa risiko atap pabrik runtuh adalah sesuatu yang Anda terima begitu saja karena tidak mungkin terjadi. Namun, risiko keracunan makanan menghabiskan separuh tenaga kerja Anda adalah sesuatu yang secara aktif akan Anda mitigasikan dengan melatih kembali semua staf katering Anda. Jika itu telah terjadi sebelumnya dan sebenarnya sangat mungkin kecuali jika Anda melakukan sesuatu tentang itu, Anda akan ingin mengurangi risikonya.
Setelah respons diidentifikasi dan disepakati, pemilik risiko dapat ditunjuk untuk melaksanakan rencana tindakan manajemen risiko. Dengan kata lain, Anda membutuhkan seseorang untuk bertanggung jawab untuk melihat melalui tugas yang Anda setujui.
Hal ini meningkatkan kepercayaan diri dengan: Menunjukkan kepada manajer Anda bahwa Anda telah mempertimbangkan apa yang harus dilakukan tentang hal-hal yang mungkin menyebabkan masalah bagi proyek Anda dan bahwa Anda sedang menyusun rencana untuk mengurangi ketidakpastian dan risiko pada proyek.
Langkah 5: Implementasikan
Rencana manajemen risiko Anda sekarang harus mencakup siapa yang akan bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan mitigasi risiko untuk setiap risiko. Mereka sekarang harus bekerja melalui tugas-tugas itu sehingga Anda secara aktif mengelola risiko terbuka.
Ini meningkatkan kepercayaan diri dengan: Menunjukkan bahwa Anda dan tim proyek Anda dapat menindaklanjuti apa yang Anda katakan akan Anda lakukan. Dengan melaporkan apa yang telah Anda capai dan risiko yang telah Anda kurangi, ini menunjukkan kepada tim manajemen Anda bahwa Anda serius dalam menyampaikan dan melakukan apa yang diperlukan untuk proyek Anda melawan masalah di masa depan.
Begitu risiko telah berlalu - ketika tidak lagi relevan karena itu telah terjadi atau tidak dapat terjadi lagi - Anda dapat menutupnya dari daftar risiko Anda.
Menempatkan rencana manajemen risiko proyek ini di tempat dapat membedakan Anda dari manajer lain. Bos Anda sendiri akan memiliki bukti bahwa Anda dapat berpikir secara strategis dan kreatif tentang apa yang mungkin menyebabkan proyek Anda terhenti, dan - yang paling penting - melakukan sesuatu. Anda akan menjadi orang yang secara aktif mengelola masalah sebelum terjadi, menyapu pembatas jalan dan bersiap untuk apa pun!
Terlihat bagus dalam mengelola risiko proyek adalah cara yang pasti untuk dilihat sebagai pasangan atau tangan yang aman oleh manajemen. Anda tidak perlu banyak pengalaman atau sertifikat untuk mulai mengelola risiko proyek dengan sukses (meskipun kualifikasi formal dalam manajemen risiko memang ada). Proses 5 langkah yang mudah ini akan segera berarti bahwa manajemen risiko proyek tertanam dalam rencana proyek Anda.