Hindari bersembunyi di balik komputer atau ponsel Anda dalam skenario ini
Bahkan, dalam keadaan tertentu, Anda harus menghindarinya. Tentu, mudah untuk bersembunyi di balik komputer Anda dan mengatakan apa yang ingin Anda katakan melalui keyboard. Tetapi terkadang Anda perlu melangkah ke dunia dan menggunakan suara Anda.
Berikut adalah tiga situasi di mana akan lebih baik jika Anda tidak menekan kirim.
Hindari Memukul Kirim Untuk Menyelesaikan Konflik
Kami semua telah menjadi bagian dari email atau string pesan antara dua pihak yang mencoba menyelesaikan masalah. Terkadang, Anda mungkin salah satu dari dua peserta utama atau mungkin Anda hanyalah salah satu dari banyak orang yang merasa terdorong untuk menyertakan Anda.
Dengan setiap email atau pesan membalas, masalah itu meningkat. Pada akhirnya, apa yang mungkin merupakan masalah yang relatif kecil telah menjadi masalah yang jauh lebih besar. Ini biasanya menghasilkan pertemuan tatap muka antara kedua pihak serta supervisor atau manajer untuk menyelesaikan konflik.
Daripada menggunakan email atau pesan untuk menyelesaikan konflik, hubungi orang itu atau jadwalkan pertemuan tatap muka. Jika Anda adalah penerima email atau pesan dari orang lain yang mencoba menyelesaikan masalah, tahan godaan untuk merespons melalui email. Angkat telepon atau masuk ke kantor orang lain dan katakan, "Saya menerima email Anda dan berpikir itu mungkin lebih baik jika kita membahas situasi ini satu-lawan-satu sebagai lawan melalui email.
Apakah Anda memiliki beberapa menit untuk berbicara? "
Jika email adalah satu-satunya pilihan Anda, jangan menyalin orang lain di dalamnya. Melakukan hal itu meningkatkan masalah. Jika Anda menerima email seperti itu, jangan tekan "balas semua". Cukup balas hanya kepada individu yang mengirim email. Jika Anda melakukan "balas semua," balasan Anda harus berkata, "Saya menghargai Anda membawa situasi ini ke perhatian saya.
Saya akan menelepon Anda hanya dalam satu menit untuk membahas. "Ini akan mengingatkan semua orang yang telah disalin bahwa Anda sedang mengurus situasi satu lawan satu.
Hindari Menekan Kirim Saat Anda Marah
Pernahkah Anda merasa kesal tentang sesuatu dan melepaskan email pedas hanya untuk merasa menyesal sesaat? Atau, mungkin Anda telah menerima email atau pesan semacam itu.
Setelah situasi atau interaksi yang menjengkelkan, yang kita butuhkan adalah periode pendinginan . Email dan pesan tidak mendukungnya; itu seketika dengan desain. Sebagai gantinya setelah Anda tenang, hubungi atau kunjungi individu untuk mendiskusikan situasinya. Jika Anda berada di ujung penerima email pedas, hindari dorongan untuk membalas. Berikan waktu kepada diri Anda untuk tenang dan kemudian hubungi orang tersebut dan tanyakan untuk membahas tatap muka.
Di masa depan, putuskan terlebih dahulu bahwa Anda tidak akan pernah menggunakan email atau perpesanan saat Anda kesal. Jadikan ini perjanjian yang tidak bisa dinegosiasikan dengan diri Anda sendiri.
Jika Anda merasa perlu menulis sesuatu saat Anda kesal, tangan tulis pesan. Jangan masukkan ke email bahkan jika Anda tidak berniat mengirim pesan. Anda tidak akan menjadi orang pertama yang secara tidak sengaja menekan tombol "kirim" alih-alih tombol "simpan".
Hindari Menekan Kirim untuk Mengirim Berita Buruk
Tidak ada yang suka menerima berita buruk dan menerimanya melalui email atau pesan dapat menambahkan garam ke luka.
Pernahkah Anda mengirim email kepada klien untuk memberi tahu mereka bahwa pesanan mereka ditunda? Atau mengirim pesan kepada teman agar dia tahu kamu tidak bisa menghadiri pesta ulang tahunnya? Atau bagaimana mengirim email kepada atasan Anda untuk mengingatkannya bahwa Anda belum selesai dengan proyek dan akan kehilangan tenggat waktu Anda?
Jika jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan itu adalah ya, hentikan penggunaan email atau pesan untuk menyampaikan kabar buruk. Menggunakan email atau pesan untuk menyampaikan kabar buruk dapat mengirim pesan yang tidak Anda pedulikan atau bahwa masalah tersebut tidak cukup penting untuk menjamin perhatian pribadi Anda. Ketika Anda menggunakan email atau pesan untuk menyampaikan kabar buruk, Anda tidak memiliki cara untuk menilai reaksi orang tersebut. Kemungkinan besar, orang akan kecewa atau kecewa. Jika Anda tidak menyampaikan berita secara langsung, perasaan kecewa mereka dapat meningkat dan menciptakan situasi yang lebih buruk.
Terakhir, ketika Anda menggunakan email atau perpesanan dalam skenario ini, Anda tampak seperti pengecut. Pelanggan, rekan kerja, bos, dan teman-teman menghargai orang-orang yang memiliki keberanian untuk menyampaikan berita buruk secara langsung.
Jika Anda tidak yakin apakah pesan Anda memenuhi syarat sebagai kabar buruk tanyakan pada diri sendiri, "Apakah saya ingin menerima email atau pesan dengan jenis berita ini atau apakah saya lebih suka untuk memilikinya dikomunikasikan secara langsung?". Kemudian bertindak sesuai.
Meskipun tidak ada keraguan bahwa email atau pesan adalah sarana komunikasi yang cepat dan efisien, itu tidak selalu tepat. Ikuti panduan di atas dan hindari menggunakan email atau pesan ketika tidak pantas untuk melakukannya.