Untuk melacak kemajuan di sepanjang jalan dan memastikan kiriman kunci tercapai sesuai dengan garis waktu, manajer proyek menggunakan tonggak pencapaian.
Definisi tonggak proyek adalah tugas dengan durasi nol yang menandakan sebuah pencapaian dalam proyek.
Mereka digunakan sebagai cara untuk menunjukkan gerakan ke depan dan kemajuan dan menunjukkan kepada orang-orang apa yang sedang terjadi, bahkan jika mereka tidak memiliki pengetahuan rinci tentang tugas yang terlibat untuk sampai ke sana. Dalam hal itu, mereka sangat berguna untuk komunikasi pemangku kepentingan dan menetapkan harapan.
Kapan Menggunakan Milestones Proyek
Tonggak sejarah dalam manajemen proyek digunakan untuk menandai:
- Awal fase kerja yang signifikan
- Akhir fase kerja yang signifikan
- Untuk menandai tenggat waktu untuk sesuatu
- Untuk menunjukkan kapan keputusan penting sedang dibuat.
Dan titik-titik tetap lainnya dalam waktu yang perlu memanggil khusus karena tonggak adalah cara yang bagus untuk melacak proyek Anda.
Seberapa Sering Menempatkan Tonggak Dalam Rencana Anda
Saya disarankan mengikuti kursus pelatihan untuk membuat tonggak dalam rencana Anda sebulan sekali. Ini bagus dan aturan praktis yang baik, tetapi Anda perlu menggunakan penilaian profesional Anda. Beberapa bulan mungkin memiliki banyak kegiatan dengan pertemuan penting yang ditandai sebagai tonggak, keputusan yang diambil dan penutupan satu fase dan dimulainya fase yang lain.
Di bulan-bulan lainnya Anda mungkin fokus pada eksekusi dan hanya ada sedikit, jika ada, yang dapat Anda gantung tonggak.
Karena itu, untuk tujuan pelaporan itu berguna untuk membuat alasan untuk memiliki tonggak sejarah setidaknya sekali dalam setiap siklus pelaporan, dan kami akan berbicara lebih banyak tentang tonggak dan komunikasi dalam sedikit.
Bagaimana Pencapaian Penting Diwakili Di Gantt Chart Anda
Tonggak sejarah adalah salah satu komponen bagan Gantt dan ditampilkan pada bagan sebagai berlian. Mereka tidak ditampilkan sebagai tugas normal karena mereka memiliki durasi nol: dengan kata lain, mereka tidak mengambil waktu. Untuk keperluan perencanaan bagan Gantt, mereka hanya terjadi!
Jika Anda tidak menggunakan diagram Gantt, Anda masih dapat menggunakan tonggak. Berikut adalah 5 alternatif bagan Gantt : Anda masih bisa memasukkan tonggak sejarah ke dalam rencana Anda menggunakan ini.
Jika Anda ingin tetap terorganisir secara pribadi dan perangkat lunak manajemen proyek Anda tidak sepenuhnya terintegrasi ke kalender Anda, Anda dapat menyalin dan menempelkan tanggal-tanggal kunci ke dalam buku harian Anda. Tergantung pada bagaimana Anda suka bekerja, ini bisa menjadi kiat yang berguna untuk mengingatkan Anda tentang apa yang seharusnya terjadi!
Bagaimana Menamai Milestones
Milestones harus memiliki deskripsi yang jelas tentang jadwal proyek Anda, tetapi tidak satu pun yang menyiratkan bahwa mereka adalah tugas. Jadi mereka tidak seharusnya dipanggil 'Dapatkan persetujuan untuk pindah ke Tahap 2' tetapi 'Tahap 2 dimulai'. Jika Anda ingin merefleksikan upaya mendapatkan persetujuan untuk pindah ke Tahap 2, tambahkan tugas tepat sebelum yang mengatakan itu.
Tonggak sejarah harus menggambarkan titik waktu yang mereka wakili seperti ini:
- Fase pengujian selesai
- PID disetujui
- Kontrak telah ditandatangani
- Pertemuan staf Balai Kota
Banyak manajer proyek memilih untuk menghitung tonggak pencapaian mereka untuk kemudahan referensi juga. Jika Anda menggunakan struktur rincian kerja Anda dapat menggunakan penomoran dari itu. Jika tidak, tidak apa-apa untuk menggunakan M1, M2 dan seterusnya untuk memperjelas apa yang Anda maksud. Struktur penamaan yang jelas menjadi lebih penting semakin banyak tonggak yang Anda miliki, jadi pikirkan bagaimana Anda akan melakukan ini jika proyek Anda berjalan selama beberapa bulan.
Cara Mendapatkan Tonggak Penting Ditandatangani
Tonggak sejarah membentuk bagian dari jadwal proyek Anda sehingga ketika jadwal Anda telah dibatasi, Anda harus mempertimbangkan tonggak pencapaian Anda ditandatangani.
Jika Anda perlu mengubah tanggal tonggak pencapaian Anda, maka Anda harus menggunakan prosedur kontrol perubahan standar Anda untuk membuat penyesuaian terhadap rencana Anda. Ini mungkin semudah mengobrol dengan sponsor proyek Anda dan memberi tahu mereka mengapa tanggal perlu diubah, atau secara formal seperti menyusun jadwal yang disarankan baru dan membawanya ke komite perencanaan untuk diratifikasi.
Yang terbaik adalah menentukan apa yang akan menjadi tanda kunci proses Anda, jika ada, sebelum perlu menggunakannya, sehingga Anda tidak membuang waktu kapan pun Anda harus membuat perubahan.
Menggunakan Milestones Untuk Komunikasi
Tonggak sejarah berguna untuk komunikasi dan pelaporan karena mereka mewakili titik kontrol minimum dalam rencana. Dengan kata lain, jika Anda mengambil semua tugas lain, Anda masih bisa melihat apa yang terjadi dan membuat proyek terus maju hanya dengan tonggak.
Anda harus dapat menarik tonggak dan menempatkannya di dashboard atau laporan proyek . Mereka harus menceritakan kisah proyek cukup rinci untuk memuaskan orang-orang yang Anda laporkan, biasanya sponsor proyek Anda atau kelompok eksekutif lain seperti kelompok pengarah (atau papan proyek ). Setiap bulan, atau pada frekuensi pelaporan yang Anda gunakan, Anda dapat menunjukkan pencapaian mana yang telah dicapai.
Pelaporan terhadap tonggak sejarah cukup lugas dan sering dilakukan sebagai sebuah tabel. Anda daftar deskripsi tonggak, tanggal itu sudah jatuh tempo dan kemudian tanggal perkiraan baru. Ketika tonggak pencapaian tercapai dan dapat ditandai sebagai selesai, Anda juga menambahkan tanggal tersebut. Mudah-mudahan, itu akan sama dengan tanggal yang diperkirakan, tetapi proyek tidak selalu berjalan seperti itu.
Meja seperti ini membuatnya jelas apa yang telah selesai dan apa yang luar biasa. Anda akan dapat merencanakan jawaban untuk pertanyaan, "Mengapa kita tidak mencapai tonggak itu?" Sebelum Anda pergi dan bertemu dengan sponsor Anda atau mengirim laporan!
Ketika rencana proyek Anda sangat panjang dan Anda memiliki banyak tonggak, Anda akan merasa lebih mudah untuk menurunkan tonggak yang telah selesai setiap siklus pelaporan. Hanya laporkan tonggak yang akan datang atau selesai bulan itu: bulan depan lepaskan semua yang sudah selesai bulan lalu sehingga Anda tidak terus menambah panjang laporan dengan memberi tahu orang-orang tentang pekerjaan yang sudah mereka ketahui sudah selesai.
Tonggak sejarah adalah alat manajemen proyek yang sangat berguna untuk perencanaan, penjadwalan, dan pelaporan dan mudah digunakan. Masukkan beberapa dalam rencana proyek Anda berikutnya, lacak mereka dan Anda akan menemukan diri Anda belajar tentang frekuensi apa yang terbaik bagi Anda.
Seperti segala sesuatu dalam manajemen proyek, gunakan mereka secara fleksibel untuk memberikan hasil yang Anda inginkan, menggunakan tips dan panduan ini untuk menginformasikan keputusan Anda sendiri.