Dan Bagaimana Anda Dapat Membangunnya
Anda telah mendengar tentang buku Stephen Covey, The 7 Habits of Highly Effective People . Hari ini mari kita lihat 10 kebiasaan yang sangat disukai oleh para manajer proyek yang sukses.
Saya telah melihat kebiasaan-kebiasaan ini disebutkan berulang kali dalam penilaian kinerja dan dalam tinjauan akhir proyek di mana klien, tim atau sponsor menawarkan umpan balik kepada manajer proyek.
Anda tidak perlu memiliki 10 tahun pengalaman untuk berhasil berhasil setiap saat. Dengan mengubah kebiasaan Anda dan menyikat keterampilan Anda, Anda dapat secara drastis meningkatkan peluang proyek Anda menjadi sukses (dan memberi diri Anda waktu yang kurang stres di tempat kerja juga).
Dan tanpa urutan tertentu (selain dari nomor 10), mari kita mulai!
Menggunakan Tim yang Tepat
Manajer proyek yang paling efektif dan berhasil mengetahui kemampuan anggota tim mereka. Ini berarti bahwa mereka dapat mengalokasikan pekerjaan yang tepat kepada orang yang tepat.
Menggunakan sumber daya yang salah pada suatu tugas dapat menyebabkan itu mengambil lebih lama atau dilakukan dengan buruk. Ini membantu untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan dari individu yang bekerja dengan Anda sehingga Anda dapat mengalokasikannya dengan baik untuk tugas-tugas proyek.
Mengelola Masalah Proyek
Semua proyek mencapai masalah dari waktu ke waktu. Manajer proyek yang berhasil tidak membiarkannya mengkhawatirkan mereka. Mereka tahu proses untuk manajemen masalah dan juga cara terbaik untuk menangani masalah yang muncul.
Anda juga bisa melakukannya. Setelah Anda tahu bagaimana menilai masalah proyek, Anda akan menemukan bahwa manajemen masalah menjadi kebiasaan mudah untuk dimasukkan ke dalam rutinitas mingguan Anda. Sisihkan waktu untuk menelusuri log masalah Anda setiap minggu, dan Anda akan segera menemukan bahwa ini adalah pekerjaan mudah untuk tetap mengatasi masalah pengelolaan.
Mengatasi Perubahan
Proyek dirancang untuk mengubah berbagai hal, tetapi perubahan semacam itu terjadi pada orang lain! Lebih sulit untuk mengelola perubahan yang ditujukan pada tim proyek, menjengkelkan jadwal proyek rinci dan menciptakan pekerjaan baru dan seluruh tumpukan pembaruan dokumentasi.
Manajer proyek yang sukses memiliki proses manajemen perubahan yang mereka ikuti. Mengikuti langkah-langkah yang ditentukan membuatnya lebih mudah mengubah tindakan apa pun menjadi kebiasaan karena itu terstruktur dan berulang.
Proses manajemen perubahan terlihat seperti ini:
- Terima informasi tentang perubahan itu
- Menilai perubahannya
- Tetapkan berapa banyak pekerjaan yang akan dilakukan untuk melakukan perubahan
- Siapkan rekomendasi tentang apakah itu layak untuk dilakukan.
Kemudian Anda mendapatkan keputusan dari sponsor Anda tentang apakah Anda harus memasukkan perubahan atau tidak.
Catatan: Anda dapat menyetujui beberapa perubahan kecil sendiri selama mereka dalam tingkat kewenangan dan wewenang Anda.
Manajer proyek yang sukses tahu bahwa mengatasi perubahan adalah bagian dari pekerjaan dan mereka memiliki rencana untuk menghadapi mereka ketika mereka muncul.
Mengelola Biaya Proyek
Sangat mungkin bahwa proyek Anda akan dikenakan biaya, bahkan jika Anda tidak memiliki kendali penuh atas dompet sendiri. Mampu mengelola unsur keuangan dalam kendali Anda harus menjadi kebiasaan.
Jika Anda tidak mendekatinya secara rutin dan rutin, Anda akan mendapati bahwa pekerjaan menjadi begitu besar tidak mungkin dilakukan dengan baik.
Manajer proyek yang fantastis tetap di atas biaya dengan sistem pengarsipan yang berfungsi untuk faktur, kutipan, dan perkiraan. Biasakan menggunakan perangkat lunak penganggaran Anda (bahkan jika itu hanya spreadsheet).
Anda tidak dapat mengelola biaya proyek Anda sampai Anda memiliki rencana tentang apa yang akan Anda belanjakan. Baca ini tentang cara membuat anggaran proyek sehingga Anda dapat memulai.
Teambuilding
Tim proyek kemungkinan besar tidak akan bekerja untuk Anda jadi mengapa teambuilding bagian dari kebiasaan manajer proyek yang sukses?
Itu karena Anda membutuhkan mereka untuk bekerja secara efektif bersama-sama dan Anda membutuhkan orang-orang yang terlibat dalam proyek untuk segera sampai pada titik di mana mereka saling percaya. Anda mendapatkannya melalui membangun tim.
Waspada terhadap situasi di mana tim Anda berantakan. Perilaku bullying , khususnya, tidak dapat diterima.
Memahami Proses
Kebiasaan keenam manajer proyek yang sangat sukses adalah bahwa mereka memahami proses yang ada dalam lingkup kendali mereka.
Itu artinya mereka tahu prosedur kerja apa yang harus diikuti. Mereka tidak membuang waktu untuk mencoba mencari cara untuk menulis kasus bisnis karena mereka tahu bahwa ada prosedur untuk itu dan mereka dapat mengikuti langkah-langkahnya.
Manajer proyek yang paling sukses bukanlah budak untuk diproses. Mereka tahu kapan hal yang tepat untuk dilakukan adalah mengikuti proses. Mereka tahu kapan lebih baik untuk men-tweak sedikit untuk membuat tugas-tugas secara keseluruhan lebih mudah bagi semua orang. Contohnya adalah menghapus birokrasi dari proyek kecil dengan menyesuaikan proses yang sesuai.
Memperbarui Jadwal
Jadwal proyek tidak boleh dibiarkan begitu saja, dan manajer proyek yang paling sukses akan menjadikannya kebiasaan untuk secara rutin memeriksa jadwal mereka untuk akurasi dan memperbaruinya.
Ada banyak cara untuk melacak kemajuan proyek Anda, tetapi yang paling penting adalah Anda melakukannya! Jika Anda berjuang untuk menjadikan kebiasaan ini milik Anda sendiri, maka pesanlah pertemuan singkat dalam buku harian Anda dengan diri Anda sendiri dan jadwal Anda seminggu sekali. Gunakan waktu yang sama setiap minggu dan luangkan waktu 30 menit untuk meninjau di mana Anda berada dan di mana Anda harus berada. Buat amandemen yang diperlukan, beri tahu tim dan lanjutkan dengan proyek.
Catatan: Jika perubahan jadwal Anda berdampak pada tanggal akhir proyek atau pada tanggal pengiriman untuk tonggak utama, maka bicarakan dengan sponsor Anda. Anda tidak harus mengubah dasar-dasar rencana dasar Anda tanpa melalui proses persetujuan formal.
Mengelola Risiko Proyek
Mengetahui apa yang harus dimasukkan dalam daftar risiko Anda adalah satu hal, tetapi secara rutin meninjau dan bertindak atas risiko yang ditimbulkan adalah sesuatu yang berbeda.
Tidak cukup menggunakan awal proyek Anda untuk mengidentifikasi risiko dan kemudian tidak memikirkannya lagi. Manajemen risiko perlu menjadi bagian dari kebiasaan proyek Anda karena tanpa itu Anda akan menemukan bahwa risiko berubah menjadi masalah dan menciptakan masalah bagi Anda.
Ini adalah area lain di mana proses standar dan pemesanan slot reguler untuk melakukan tinjauan risiko dapat membantu. Anda dapat memasukkannya sebagai bagian dari rapat tim Anda. Biasakan untuk meninjau risiko Anda dengan tim, tutup semua yang tidak lagi menjadi ancaman dan rencanakan tindakan untuk mereka yang ingin Anda mitigasi.
Waktu Pelacakan
Manajer proyek tahu banyak tentang manajemen waktu proyek , tetapi itu cenderung berada dalam domain penjadwalan dan perencanaan. Yang kita bicarakan adalah pelacakan waktu secara lebih teratur, setiap hari. Kami sedang berbicara tentang timesheets.
Tim proyek sering tidak begitu tertarik menggunakan lembar waktu jika belum pernah melakukannya. Banyak alat perangkat lunak manajemen proyek memiliki pelacakan waktu yang melekat pada produk. Itu dapat mempermudah untuk memperkenalkan peralihan ke pelacakan waktu sebagai tim.
Terlepas dari apakah Anda melacak waktu tim Anda (yang disarankan), penting bagi Anda untuk mengetahui di mana waktu Anda sendiri dalam sehari. Anda harus membuat kebiasaan untuk mencatat bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Ini akan membantu Anda memahami apakah Anda menghabiskan waktu untuk tugas proyek prioritas utama. Anda mungkin berpikir bahwa Anda, tetapi apakah Anda? Timesheets atau pencatatan waktu dari beberapa bentuk akan membantu, bahkan jika itu hanya log per jam pada notepad.
Menyampaikan Perubahan Bisnis
Akhirnya, kebiasaan yang membuat manajer proyek paling sukses adalah kemampuan mereka untuk menyamakan hasil proyek dengan hasil bisnis. Proyek Anda dirancang untuk mencapai sesuatu yang luar biasa bagi perusahaan, dan Anda telah melakukannya. Besar.
Tetapi jika pengguna tidak menggunakan produk Anda atau perangkat lunak dengan cepat menjadi tidak berlaku lagi atau pelanggan tidak kagum seperti Anda maka proyek Anda telah membuang-buang waktu.
Tim proyek yang paling berhasil memastikan bahwa mereka tahu hasil bisnis apa yang mereka tuju. Mereka membangun solusi yang memberikan perubahan bisnis secara berkelanjutan. Apa yang mereka berikan ketika proyek berakhir sepenuhnya digunakan dan benar-benar diadopsi oleh pelanggan. Ini sukses karena telah dibangun untuk menjadi sukses dari awal.
Memahami tujuan bisnis adalah kriteria utama untuk setiap manajer proyek yang ingin memberi dampak pada pelanggan dan pemangku kepentingan. Jika Anda dapat menunjukkan bahwa Anda telah memberikan sesuatu yang bernilai, maka mudah untuk mendemonstrasikan dampak yang Anda miliki dan nilai yang Anda bawa ke perusahaan.
Biasakan untuk bertanya kepada stakeholder Anda tentang nilai bisnis apa yang mereka harapkan dan bagaimana mereka ingin menggunakan apa pun yang diberikan oleh proyek Anda untuk mereka. Bicaralah dengan mereka tentang bagaimana mereka mendefinisikan kesuksesan. Anda dapat membangun ini menjadi proses yang dapat diulang pada awal setiap proyek.
Berapa Banyak Kebiasaan Untuk Sukses yang Anda Miliki?
Setelah membaca daftar, berapa banyak dari kebiasaan ini yang sudah Anda miliki? Mungkin ada hal-hal di sini yang Anda lakukan hari ini dan yang lain yang Anda tahu Anda harus melakukan lebih banyak upaya untuk dilakukan secara teratur. Kabar baiknya adalah bahwa menciptakan kebiasaan baru relatif mudah jika Anda berkomitmen untuk melakukannya. Tidak lama lagi hal-hal ini akan menjadi sifat kedua, dan Anda akan berada di jalur yang baik untuk menjadi salah satu manajer proyek yang paling sukses di perusahaan Anda.
Mana yang akan Anda mulai kerjakan dan bangunlah ke rutinitas mingguan Anda?
Bacaan lebih lanjut
Saya merekomendasikan membaca The Power of Habit oleh Charles Duhig.